Ovládanie aplikácie iDoklad

Hornú časť vidíte v iDoklade vždy, nech už pracujete v akomkoľvek mieste aplikácie. Podľa sekcie, v ktorej sa nachádzate tu nájdete aj nastavenie zoznamu danej sekcie. V hornej časti nájdete nasledujúce základné tlačidlá:

Notifikácie – pod symbolom zvončeka nájdete notifikácie o udalostiach týkajúcich sa vášho účtu v iDoklade. Na prichádzajúcu notifikáciu vás upozorní žlté číslo pri zvončeku. Notifikácie môžu mať povahu:

• Dôležité – upozorňujú na prekročenie limitu obratu pre registráciu za platieľa DPH.
• Upozornenie – informujú napríklad o zobrazení faktúry odoslanej odkazom.
• Prevádzkové – informujú o automaticky vystavených pravidelných fakturách, automaticky odoslaných upomienkach alebo automaticky spracovaných bankových výpisoch.

Skratka firmy – zobrazuje skratku firmy, do ktorej ste aktuálne prihlásený. Kliknutím na skratku firmy sa zobrazí podmenu s ďalšími spoločnosťami, ku ktorým máte prístup. Ide o spoločnosti, ktoré ste založili, alebo do nich máte používateľský prístup. Kliknutím vyberiete firmu, do ktorej sa chcete prihlásiť.

 Odhlásiť – pomocou odkazu sa vrátite do prihlasovacieho formulára. Kvôli zabezpečeniu dát by ste sa z aplikácie mali radšej odhlásiť vždy, keď opustíte počítač. Späť sa vrátite po zadaní prihlasovacích údajov.

Na ľavej strane vidíte hlavú ponuku:

tlačidlo slúži ako rýchla voľba na vytvorenie najčastejších úkonov v iDoklade. Pomocou rýchlej voľby vytvoríte faktúru vystavenú, zálohovú faktúru, cenovú ponuku, predajku, šablónu faktúry alebo pravidelnú faktúru. Ďalej je možné vytvoriť prijatú faktúru, nový kontakt v adresári a položku v cenníku.

Záložky – prepínaním medzi záložkami sa dostanete do jednotlivých častí: Prehľad, Adresár, Predaj, Nákup, Cenník/Sklad, Financie, Nastavenia a Blog. Väčšina záložiek je pod nadpisom rozdelená na ďalšie časti (podzáložky), napr. Predaj sa delí na Faktúry vystavené, Zálohové faktúry, Daňové doklady k platbe, Dobropisy, Cenové ponuky, Predajky, Zaúčtovanie predajok, Šablóny, Pravidelné faktúry, Úhrady a Prehľad predaja.

 Pomocník – ponúkne možnosť zobraziť pomocníka, kliknutím na kontaktovať zákaznícku podporu sa potom prepnete do formulára, ktorý je určený na komunikáciu s našou podporou. Kliknutím na možnost Blog, sa dostanete na naše internetové stránky.

Pri fakturácii chcete dáta zapísať a uschovať, ale časom tiež začnete potrebovať zadané údaje vyhľadať a štatisticky spracovať. Aplikácia iDoklad preto disponuje nasledujúcimi nástrojmi:

Filter a fulltextové vyhľadávanie – väčšina zoznamov obsahuje v ľavom hornom rohu poľa, do ktorého môžete zapísať ľubovoľné hľadané znaky (vr. pomlčky, otázniku a pod.) Po zapísaní hľadaného slova aplikácia prehľadá všetky polia zoznamu a zobrazí len tie položky, ktoré zadaný text obsahujú. Môžete tak napríklad nájsť konkrétneho odberateľa alebo si zobraziť cenníkové položky s cenou v rovnakej sadzbe DPH. Pokiaľ už filter nepotrebujete, stačí pole vymazať. Niektoré zoznamy majú ešte rozšírený filter, kde je možné filtrovať napríklad podľa ceny od-do, dátumu splatnosti, dátumu platby, atď.

iDoklad si filter zapamätá, takže ak sa napríklad prepnete do inej záložky alebo sa odhlásite, pri ďalšom zobrazení bude zoznam vyfiltrovaný podľa posledného použitého filtra. iDoklad tiež zobrazí všetky použité filtre. Pokiaľ už filter nepotrebujete, stačí kliknúť na tlačidlo Vypnúť všetky filtre. Pretože iDoklad zobrazuje zároveň aj všetky použité filtre, môžete napríklad zrušiť len niektoré, pokiaľ s ostatnými filtrami ešte potrebujete pracovať.

Nastavenie zoznamu – po kliknutí na Nastavenie zoznamu  môžete nastaviť, ktoré stĺpce sú zobrazené v jednotlivých listoch. Môžete tiež určiť ich poradie preťahovaním myši. Toto nastavenie si môžete uložiť do svojho vlastného variantu. Niektoré stĺpce sú povinné a nemožno ich skryť.

Triedenie zoznamu – údaje sú v zoznamoch rozdelené do stĺpcov ooznačených nadpisom. Pokiaľ kliknete na niektorý z nadpisov myšou, zoznam sa abecedne alebo číselne zoradí podľa položiek uvedených v stĺpci – napr. faktúry si tak môžete zoradiť podľa odberateľa, ceny, dátumu vystavenia či splatnosti atď. Pri ďalšom kliknutí na nadpis stĺpca triedenie obrátite na opačné poradie a pri treťom kliknutí sa vrátite do základného zotriedenia podľa prvého stĺpca. Stĺpec, podľa ktorého je zoznam aktuálne zoradený, má vľavo od nadpisu malú šípku , ktorá ukazuje smer triedenia.

iDoklad si zotriedenie zapamätá, takže pokiaľ napríklad otvoríte detail niektorého dokladu alebo sa prepnete do inej záložky, pri ďalšom zobrazení bude zoznam stále zotriedený podľa posledného nastavenia.

Označenie položiek zoznamu – v zoznamoch vám prácu s položkami výrazne urýchli možnosť označovať položky zaškrtnutím okienka umiestneného v ľavej časti každého riadku. Dá sa tak napríklad uhradiť, odoslať či vytlačiť viacero faktúr súčasne. Prázdne okienko znamená neoznačený riadok, okienko s „fajkou“ označený. Rovnaký efekt dosiahnete kliknutím myšou kdekoľvek na riadku. Okienko obsahuje aj nadpis stĺpca – jeho zaškrtnutím si hromadne označíte všetky zobrazené položky (alebo ich označenie zrušíte).

Počet položiek na stránke – vzhľad zoznamu si môžete prispôsobiť tak, že si dole pod zoznamom v poli Počet položiek na stránku vyberiete, koľko položiek má daný zoznam v rámci jednej stránky obsahovať. Medzi stránkami sa môžete prepínať pomocou šípok.

Ovládanie popísané v tejto kapitole platí v úplne každom mieste aplikácie. Ak niektorý zoznam obsahuje aj ďalšie špecializované tlačidlá, popisujeme ich v pomocníkovi k príslušnému zoznamu.

Zoznamy

Nový doklad– tlačidlom vytvoríte novú položku zoznamu/nový doklad. Na obrazovke sa namiesto zoznamu objaví formulár určený na zápis údajov do karty. Po uložení karty (príp. opustenie bez uloženia) sa vrátite späť do zoznamu.

Upraviť – týmto tlačidlom otvoríte označenú položku zoznamu. Karty uložené v zozname otvoríte tiež poklepaním na modro napísaný názov (v zozname faktúr ide o číslo faktúry a názov firmy atď.). Otvorené karty môžete opraviť a uložiť, alebo zavrieť bez zmeny.

Odoslať – týmto tlačidlom otvoríte okno pre odoslanie faktúry klientovi, prípadne Vašej účtovníčke. Text v e-maile môžete meniť pred odoslaním, alebo v Nastavenia. Expoerovať do PDF – iDoklad vyexportuje faktúru do PDF a uloží ju do Vášho počítača.

Exportovať do PDF – doklad sa stiahne vo formáte PDF do Vášho počítača.

Tlač – v niektorých zoznamoch si po stlačení tlačidla vyberáte jednu z ponúknutých tlačových zostáv. Po potvrdení voľby vás aplikácia prepne do záložky tlač, kde uvidíte náhľad zostavy a môžete ju nielen vytlačiť, ale aj exportovať do niektorého z elektronických formátov. Ak je zostava viacstránková (napr. tlačíte zoznam alebo niekoľko faktúr súčasne), medzi stránkami listujete pomocou šípok v záhlaví.

Uhradiť – tlačidlom do neuhradenej faktúry zavediete úhradu (na faktúre sa zatrhne pole Uhradené), napr. vo chvíli, keď dostanete bankový výpis. Faktúra bude označená zelenou ikonou a iDoklad do poľa Dátum platby zapíše aktuálny dátum.

Zmazať – iDoklad zmaže označený doklad. Pred zmazaním karty sa program uistí, či tento krok naozaj chcete uskutočniť.

Upomienka – tlačidlo vyvolá okno s predvyplneným e-mailom upomienky na neuhradenú faktúru.

Kopírovať – novú kartu tiež môžete vytvoriť ako kópiu označenej karty. Aplikácia pritom rešpektuje logiku tvorby nových kariet, takže napr. v zozname faktúr vytvorí kópiu s číslom zodpovedajúcim aktuálnemu poradiu v číselnom rade, alebo pri kontakte pri ukladaní adresy upozorní na duplicitné IČO.

Dobropis – k vybranej faktúre môžete vytvoriť dobropis. Po stlačení tlačidla iDoklad otvorí formulár Dobropisu naplnený údajmi z vybranej bežnej faktúry (odberateľ, položky, ceny, mena atď.) a vám stačí iba doplniť kolónku Zdôvodnenie opravy.

Pravidelná faktúra – podľa faktúry, ktorú ste si v zozname označili, môžete vytvoriť vzor na generovanie pravidelných faktúr. Po stlačení tlačidla iDoklad otvorí formulár Pravidelné faktury naplnený údajmi z označeného dokladu (odberateľ, položky, ceny, mena atď.) a vám stačí už len nastaviť vzorec na opakované vystavovanie ďalších faktúr.

Väzby – zobrazí väzby ďalších dokladov vzťahujúce sa k danej faktúre.

Zmazať príznak exportu – tlačidlom zmažete z označených dokladov príznak exportu . Doklady je potom možné opätovne exportovať do účtovných systémov.

Súčet – tlačidlom otvoríte okno Súčet dokladov, v ktorom vidíte súčet cien dokladov rozpísaný podľa sadzieb DPH. Do štatistického spracovania vstupujú označené doklady, alebo celý zobrazený zoznam. Pokiaľ zoznam obmedzíte filtrom, spočíta sa len zobrazený výber, a to aj v prípade, keď je viacstránkový.

Zostavy – vytvoríte jednu zo zostáv z ponuky.

Export – týmto tlačidlom si vyexportujete daný zoznam do formátu .xlsx (Excel) alebo .csv. Po stlačení tlačidla sa objaví výber formátu súboru a tiež výber stĺpcov, ktoré majú byť exportované. Po nastavení a stlačení tlačidla Export sa zostava stiahne do Vášho počítača.

Nastavenie – tlačidlom sa prenesiete do záložky pre nastavenie parametrov danej sekcie.

Karty

* Pole označené hviezdičkou – tieto polia musíte doplniť povinne. Kým tak neurobíte, aplikácia kartu neuloží.

Doplnenie dátumu – všetky polia, do ktorých sa má doplniť nejaký kalendárny dátum, sú opatrené ikonkou, pomocou ktorej rozbalíte kalendár určený na výber dátumu. Kalendárom môžete listovať medzi mesiacmi a rokmi – listovanie vykonávate otáčaním kolieska myši po nabehnutí kurzora na ľavú stranu kalendára.

UložiťUložiť – prostredníctvom tlačidla uložíte údaje zapísané na karte, kartu zatvorte a vrátite sa späť do zoznamu.

ZrušiťZrušiť – záznam týmto tlačidlom opustíte bez uloženia. Program sa uistí, či editované údaje naozaj nechcete uchovať. Ak ste spracovávali novú, doposiaľ neuloženú kartu, aplikácia ju vôbec nevytvorí. Bez uloženia môžete kartu opustiť aj tak, že sa jednoducho prepnete do inej časti aplikácie.

Ďalšie akcie  Ďalšie akcie – zobrazí ďalšie akcie, ktoré sú dostupné pre daný doklad:
Odoslať a uložiť – doklad sa uloží a odošle na zadané e-maily,
Vytlačiť a uložiť – doklad sa uloží a zobrazí sa vám náhľad pre tlač,
Exportovať do PDF a uložiť – doklad sa uloží a vygeneruje sa vám pdf.

Rýchly pomocník – ak si v niektorom mieste aplikácie neviete rady, pozrite sa, či pole obsahuje ikonku . Ak prejdete nad otáznik myšou, zobrazí sa titulok s popisom funkcie alebo radou, ako máte pri vyplnení poľa postupovať.

Ikonky – položky zoznamov sú priebežne označované ikonkami, ktoré slúžia na rýchlu orientáciu o stave položky – napr. pri kontaktoch nájdete informáciu o bonite partnera, pri faktúrach zase o tom, či sú uhradené, odoslané alebo upomínané. Pokiaľ nabehnete nad ikonku myšou, uvidíte titulok s vysvetlením.

Tlačidlá – v hornej časti každého zoznamu je rad tlačidiel určených na ovládanie. Niektoré z nich po stlačení najprv ponúknu výber z niekoľkých ďalších možností. Karty majú ovládacie tlačidlá väčšinou umiestnené na dolnom okraji.

Nastavenie – základom pohodlnej práce s aplikáciou je starostlivá konfigurácia údajov v časti Nastavenie. Zadáte sem nielen svoje vlastné identifikačné údaje, ale aj spôsob správania celej aplikácie, účtovné údaje, systém číslovania dokladov, podobu tlačových zostáv, automatické odosielanie upomienok, šablóny pre sprievodné texty e-mailov, spôsob ich odosielania, komunikáciu s účtovnými programami atď. Rozhodne odporúčame aplikáciu vhodne nastaviť skôr, než s ňou začnete pracovať – ušetríte si tak veľa zbytočnej práce.