Nastavenie – Emaily a komunikácia

Tu si môžete vybrať z dvoch spôsobov odosielania e-mailov:

1. Príloha PDF v e-maile – ak zvolíte tento variant, príde vášmu zákazníkovi faktúra alebo iný doklad ako PDF súbor pripojený ako príloha k odoslanému e-mailu.
2. Odkaz na PDF v prehliadači – ak zvolíte tento variant, bude doručený e-mail obsahovať odkaz, ktorý zobrazí náhľad faktúry alebo predajky v prehliadači. Tento doklad je potom možné priamo z odkazu vytlačiť alebo uložiť do PDF. Na faktúre Váš zákazník hneď vidí, že faktúru už uhradil. A v prípade, že váš zákazník tiež používa iDoklad, môže faktúru uložiť ako prijatú faktúru do svojho iDokladu. Predajky do iDokladu takto uložit nie je možné.

Vami zvolený spôsob je možné pri odosielaní konkrétneho dokladu individuálne zmeniť. Iba pri hromadnom odosielaní faktúr a predajok, alebo automatickom odosielaní pravidelných faktúr, sa použije spôsob odoslania z nastavenia.

Pre komfortnejšiu a prehľadnejšiu komunikáciu je možné zostaviť vzorovú hlavičku a sprievodný text e-mailovej správy pomocou niekoľkých premenných, ktoré do správy doplnia konkrétne číslo dokladu, popis, dátum splatnosti či vystavenia, sumu a menu, meno odberateľa, názov a číslo účtu vašej firmy, alebo priamo vaše meno. Prehľad použiteľných premenných vidíte priamo na karte. Vzhľadom na rozdielny charakter dokladov sa konfigurácia nastavuje zvlášť pre:

• Faktúra vystavená
• Zálohová faktúra
• Daňový doklad
• Dobropis
• Predajka
• Cenová ponuka
• Šablóna upomienky zákazníkovi
• Šablóna poďakovania za úhradu zákazníkovi
• Prijatá faktúra

Každá šablóna obsahuje nasledujúce časti:

• Predmet – vzorová hlavička e-mailovej správy obsahuje meno vašej firmy, popis dokladu a čiastku, na ktorú je vystavený. Text vrátane premenných môžete ľubovoľne zmeniť.
• Telo e-mailu – text vlastnej e-mailovej správy sa opäť dá definovať pomocou radu premenných. V poli je nami zostavený vzorový text, ktorý obsahuje oslovenie, pozdrav a premennú s vašim menom. Podľa potreby si ho doplňte alebo upravte
• Dostupné premenné – ak do predmetu či tela emailu vložíte pretiahnutím (drag&drop) niektorú z uvedených premenných, iDoklad namiesto nej pri generovaní správy doplní do textu konkrétny údaj z príslušného dokladu, kontaktu alebo firmy.

Každý doklad, upomienku či poďakovanie potom môžete zo zoznamu dokladov pomocou tlačidla Odoslať kedykoľvek doručiť:

• Zákazníkovi – na adresu zadanú na jeho karte Kontaktu
• Účtovníkovi – na adresu zadanou v časti Komunikácia s účtovníkom,
• Kópia sebe – na adresu zadanú v Nastavení firmy
• alebo ďalším príjemcom, ktorých napíšete priamo na odosielacom formulári.

Texty navrhnuté v šablónach si pred odoslaním môžete ľubovolne upraviť. Odoslané faktúry iDoklad označí názornými ikonkami.

• E-mail účtovnej firmy – tu zadajte e-mailovú adresu vašej účtovnej firmy.

Automatické odosielanie sa týka iba bežných faktúr, zálohové môžete pripomínať individuálne pomocou tlačidla umiestneného nad zoznamom zálohových faktúr.
Podmienkou pre odoslanie upomienky je, aby zákazník uvedený na nezaplatenej faktúre mal na svojej karte kontaktu zadaný e-mail a označené pole Odosielať upomienky.
Text sprievodných e-mailov zadáte v Šablóna upomienky zákazníkovi.

• Zasielať upomienky automaticky – po zaškrtnutí tohto poľa sa zobrazia ďalšie voľby, v ktorých môžete nastaviť podrobnosti pre odosielanie. Podľa ich konfigurácie potom iDoklad po každom vašom prihlásení do aplikácie sám prejde faktúry a automaticky odošle upomienky na tie, ktoré nemajú na Karte faktúry začiarknuté pole Uhradené a ich dátum splatnosti prekročil zadané parametre.
• Prvú upomienku poslať – v prvom poli zadajte počet dní, o ktoré musí byť prekročená splatnosť faktúry, aby iDoklad automaticky poslal prvú upomienku.
• Ďalšie upomienky poslať po – v druhom poli si môžete nastaviť interval pre pravidelné odosielanie ďalších upomienok.
• Zasielať upomienky na faktúry presahujúce sumu – ďalej si môžete nastaviť sumu, ktorú upomínať nechcete. Doklady, ktorých celková cena túto hodnotu nepresiahne, budú z režimu upomienok vyňaté.

Aplikácia umožňuje automaticky odosielať svojim zákazníkom poďakovanie pri prijatí úhrady faktúr a slúži ako potvrdenie, že ich úhrada bola u vás úspešne zaznamenaná. Poďakovanie za úhradu sa odosiela automaticky alebo ho je možné odoslať ručne pri pridávaní úhrady k faktúre.
Text sprievodných e-mailov zadáte v Šablóna poďakovanie za úhradu zákazníkovi.

• Zasielať poďakovanie za úhradu automaticky – je nadviazané na funkciu automatického párovania bankových výpisov s faktúrami. Pokiaľ zapnete funkciu párovania aj automatického poďakovania, tak pri automatickom spárovaní bankového pohybu s faktúrou príde zákazníkovi poďakovanie na jeho e-mail a na e-mail ďalších príjemcov uvedený na faktúre.

Vzhľadom na to, že iDoklad je online služba bežiaca na internete, väčšina komunikácie s partnermi či účtovnou kanceláriou prebieha prostredníctvom e-mailov. Pre pohodlné odosielanie pošty je teda potrebné vybrať vhodný server. Aplikácia ponúka niekoľko možností, ktoré volíte pomocou prepínača. Pre každý z ponúkaných serverov sa na karte zobrazia vlastné nastavenia:

• Interný server služby iDoklad – príde vhod používateľom, ktorí nedisponujú vlastným serverom. Ako odosielateľ správy je v takom prípade uvedená adresa neodpovedat@idoklad.sk, pokiaľ však príjemca na správu odpovie, jeho e-mail dorazí na vašu adresu uvedenú v Nastavenia – Firma. V tomto prípade nemusíte zadávať žiadne ďalšie nastavenia, iDoklad všetko vyrieši za vás
• Office 365 Exchange server alebo vlastný Exchange server – ako odosielateľ správy bude uvedená adresa vášho poštového servera, ktorá môže byť odlišná od vášho prihlasovacieho e-mailu k aplikácii iDoklad. Pre nastavenie komunikácie je použitá OAuth autentizácia. Ak naviac zaškrtnete aj pole Ukladať odoslané e-maily v priečinku Odoslaná pošta, získate tak oproti prvej možnosti aj trvalý prehľad o odoslaných správach. Kliknite na tlačidlo Overiť a uložiť a v zobrazenom okne dokončite sprievodcu.
• Prihlásenie cez Gmail – ako odosielateľ správy bude uvedená adresa vášho poštového servera, ktorá môže byť odlišná od vášho prihlasovacieho e-mailu k aplikácii iDoklad. Pre nastavenie komunikácie je použitá OAuth autentizácia. Každý odoslaný email sa automaticky ukladá do priečinka Odoslané v Gmaili, získate tak oproti prvej možnosti aj trvalý prehľad o odoslaných správach. Kliknite na tlačidlo Overiť a uložiť , vyberte správny účet Google, v jednom z okien zaškrtnite možnosť „Odosielanie pošty vo vašom mene“ a dokončite sprievodcu.
  Potom sa zobrazí odkaz Rozšírené nastavenia, kde viete zadať:
  • E-mail odchádzajúcej pošty – uveďte e-mail, na ktorý si nechávate posielať bežnú poštu
  • Meno odosielateľa – zapíšte meno, ktoré chcete zobrazovať ostatným
• Vlastný SMTP server – napríklad Seznam.cz alebo Azet. Aj v tomto prípade budú mať všetky odoslané správy v poli odosielateľa uvedenú vašu adresu. Pre správne odoslanie e-mailov je nutné vyplniť prihlasovacie údaje. Spôsob vyplnenia sa líši podľa použitého SMTP servera. V poli „Predvyplniť pre“ viete vybrať najbežnejšie používané poštové servery.