Nákup – Faktúry prijaté

V záložke Faktúry prijaté nájdete zoznam všetkých prijatých faktúr, ich číslovanie nastavíte v Nastavení faktúr (agenda Nastavenie → Nákup → Číslovanie). 

V záložke Úhrady nájdete zoznam úhrad faktúr prijatých. 

Pred vystavením prvej prijatej faktúry odporúčame prejsť si všetky záložky v Nastavení a definovať v nich: 

• účtovné údaje, 
• číselné rady dokladov,
• podobu variabilných symbolov, 
• kontaktné údaje vašej firmy 
• alebo režim pre odosielanie e-mailov.

Uložené faktúry môžete ďalej vytlačiť, odoslať e-mailom, uhradiť, spočítať či filtrovať.

Prehľad vo faktúrach vám uľahčí filtrovanie, pre rýchly prehľad využite záložky. Podľa toho, na akú záložku kliknete, sa zobrazia buď všetky faktúry, uhradené, neuhradené alebo po splatnosti.

Keď do poľa Zadajte hľadaný výraz napíšete určitý text alebo číslo, zobrazia sa iba faktúry, ktoré výraz obsahujú.

Ak chcete prijaté faktúry filtrovať detailnejšie, napríklad len pre určitý mesiac v roku, využite podrobnejší filter. Konkrétne si v ňom nastavíte tieto možnosti:

• časové obdobie filtrom Prijaté (vyberte konkrétny dátum alebo ľubovoľný interval),
• Splatnosť, Dátum platby, DUZP: podľa dátumov na faktúre,
• Cena: rozpätie vyhľadávaných faktúr vymedzte uvedením sumy v cenovom rozpätí,
• Štítky: vyberte štítok, ktorý má faktúra obsahovať.

Rôzne filtre môžete kombinovať a jedným kliknutím ich potom vypnete.

Novú faktúru zaevidujete kliknutím na tlačidlo . Môžete tiež označiť niektorú z už evidovaných faktúr a skopírovať ju tlačidlom . Doklad potom jednoducho upravíte kliknutím na číslo faktúry alebo tlačidlo úprav .

Číslo na faktúre sa nastaví vždy automaticky podľa zvoleného číselného radu v Nastavení šablóny a slúži pre interný prehľad. Skutočné číslo na prijatej faktúre doplňte do kolónky Prijatý doklad. Keď vytvárate nový doklad, editujte číslo tlačidlom úprav .

Aby ste nemuseli stále nanovo zadávať údaje, ktoré sa opakujú, definujte si ich vopred v časti Nákup (agenda Nastavenie → Nákup).

V predvolenom nastavení zadajte:

• typ ceny,
• sadzbu DPH v %,
• spôsob úhrady: keď zvolíte možnosť V hotovosti alebo Kartou, doklad sa automaticky nastaví ako uhradený.

Na každom doklade nesmú chýbať základné náležitosti. Vysvetlíme vám, čo do ktorého poľa doplniť a aké prílohy vybrať.

• Dodávateľ: do poľa vložte dodávateľa zo zoznamu Kontaktov alebo založte kartu nového kontaktu (prečítajte si návod pre agendu Adresár → Kontakty). 
• Variabilný symbol: slúži na správne zrealizovanie platby – automaticky sa vďaka nemu spárujú platby na bankovom účte s faktúrami.

Môžete doplniť aj tieto údaje:

• Číslo objednávky: uveďte, ak je to pre doklad relevantné.
• Prijatý doklad: do kolónky zadajte číslo dokladu uvedené na prijatej faktúre.
• Popis: pre lepšiu orientáciu v zozname faktúr a v e-maili môžete do poľa zapísať krátku charakteristiku dokladu. Ak necháte pole prázdne, skopíruje sa sem popis z prvej vloženej položky.

Dátumy

• Prijaté: iDoklad do poľa štandardne dopĺňa aktuálny dátum, môžete ho však prepísať alebo vybrať z kalendára. Podľa dátumu prijatia vstupuje faktúra do priznania k DPH. 
• Vystavenie: dátum vystavenia z prijatej faktúry napíšte alebo vyberte z kalendára.
• DUZP: dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia uvedený na prijatej faktúre. Podľa legislatívy ide o dátum odovzdania tovaru či uhradenia dokladu – uveďte to, čo nastalo skôr.
• Splatnosť: automaticky sa vyplní dátum splatnosti podľa dátumu, kedy bola zaevidovaná faktúra prijatá. V prípade potreby môžete dátum prepísať alebo vybrať z kalendára, otvoríte ho tlačidlom na pravej strane poľa.

Platobné údaje

• Spôsob úhrady: najčastejšie používaný spôsob zadáte v Nastavení faktúr, na konkrétnom doklade ho prípadne môžete kedykoľvek zmeniť. Ak vyberiete V hotovosti, Kartou alebo Zápočtom, faktúry sa automaticky uložia ako uhradené. Voľba V hotovosti navyše k faktúre vygeneruje aj Pokladničný doklad s prideleným číslom.
• Číslo účtu: v poli vidíte bankový účet, ktorý máte uložený k dodávateľovi v jeho bankovom spojení. Informácie je možné doplniť aj ručne.
• Kód banky: slúži iba na vyplnenie kódov slovenských a českých bánk.
• IBAN/SWIFT: medzinárodné číslo bankového účtu a identifikačný kód banky vyplňte pri medzinárodnej platbe. Ak číslami disponuje vybraná banka, doplní sa v iDoklade automaticky.

Pri platobných údajoch sú 2 prepínače:

• Zmeniť platobné údaje aj v adresári: po zaškrtnutí sa zmeny z faktúry prepíšu aj do kontaktu v adresári.
• Uhradené: doklady, pri ktorých je funkcia zaškrtnutá, sú v zozname označené ikonou fajky . Faktúru uhradíte aj tlačidlom priamo v zozname. Na faktúrach, ktoré majú v poli Spôsob úhrady zadanú hodnotu V hotovosti, Kartou alebo Zápočtom, sa pole zaškrtne automaticky.

V prípade, že zvolíte pole Uhradené, uvidíte ešte kolónku s dátumom platby, ktorý podľa potreby zmeníte.

Tlačidlom „Pridať prvú prílohu“ pripojíte k faktúre súbor vo formáte PNG, JPEG, JPG, PDF, ZIP, RAR, XLSX, DOCX, ODT, ODS alebo TXT. 

Maximálna veľkosť jedného súboru prílohy je 2 MB, celkovo je možné nahrať päť príloh. Spolu s faktúrou potom môžete poslať prílohu účtovníkovi e-mailom.

Informácie o dodávateľovi sú na faktúre zo zákona povinné, v iDoklade preto musíte povinne uložiť vystaviteľa faktúry v zozname Kontaktov.

Založenie nového kontaktu

Ak svojho dodávateľa v aplikácii zatiaľ uloženého nemáte, vytvorte jeho kontakt priamo z faktúry. Kliknite na tlačidlo plus vedľa riadku dodávateľa.

Zobrazí sa karta nového kontaktu, ktorú vyplníte. Po uložení sa automaticky vloží na faktúru, ktorú práve upravujete, a tiež do zoznamu kontaktov.

Kontakt dodávateľa pridáte aj klasicky cez adresár (agenda Adresár → Kontakty).

Vloženie už existujúceho kontaktu

Ak máte kartu kontaktu už vytvorenú, stačí, keď do poľa Dodávateľa napíšete aspoň časť názvu alebo napr. jeho IČO. Aplikácia potom zobrazí zodpovedajúce kontakty, z ktorých si vyberiete.

Oprava už existujúceho kontaktu

Ak chcete na faktúre upraviť adresné údaje dodávateľa, kliknite na tlačidlo Upraviť dodávateľa. Úpravy urobíte na otvorenej karte.

Položky na faktúru pridáte buď ručne alebo z cenníka. Obe možnosti sú rýchle a jednoduché. Ak chcete položku odstrániť, kliknite na tlačidlo koša .

Aplikácia automaticky vypočíta celkovú cenu dokladu vrátane rozpisu DPH a zaokrúhlení. 

Pridanie položky z cenníka

Ak chcete na položkách evidovať skladové pohyby z faktúr, pridajte položku z cenníka tlačidlom  + Pridať položku z cenníku  alebo pomocou našepkávača.

Skladový pohyb sa eviduje len pri položkách, pri ktorých je na detaile faktúry vľavo farebná značka:

Zelené tlačidlo znázorňuje, že je položka na sklade, a červené, že na sklade nie je. Keď nad ikonou podržíte kurzor myši, zobrazí sa aktuálny stav položky na sklade.

Ručné pridanie položky

Do poľa prvej položky vyplňte popis, cenu a množstvo. Ostatné údaje si v Nastavení fakturácie nastavte tak, aby sa správne doplnili.

Ďalšie položky potom pridáte tlačidlom + Nový riadok.

Vysvetlíme vám, čo patrí do jednotlivých polí pri položkách.

• Položka: názov kupovaného tovaru alebo služby je povinný. Ak nezadáte inak, popis prvej položky sa doplní aj do hlavičky dokladu.
• Cena: v tomto poli uveďte požadovanú cenu jedného kusu položky, a to buď vrátane DPH alebo ako základ pre výpočet ceny s DPH. Spôsob výpočtu DPH zvolíte v ďalších poliach.
• Množstvo: počet merných jednotiek, teda číslo, ktorým sa zadaná cena vynásobí.
• Jednotka: aby údaje na faktúre boli zrozumiteľné, doplňte jednotku, v ktorej udávate fakturované množstvo (ks, kg, hod., km a pod.).
• Typ ceny: platitelia DPH (%) musia najprv vybrať z roletovej ponuky sadzbu, ponúkané možnosti vždy zodpovedajú práve platnej národnej legislatíve. Najčastejšie používanú hodnotu si môžete zadať v Nastavení (agenda Nastavenie → Nákup). Vo vedľajšom poli vyberiete typ ceny, od ktorého závisí výpočet sumy DPH a výslednej ceny za položku.
  • S DPH: suma, ktorú ste zapísali do poľa Cena, už v sebe zahŕňa DPH.
  • Bez DPH: suma v poli Cena je v tomto prípade bez DPH a iDoklad podľa uvedenej sadzby dane vypočíta výslednú cenu navýšenú o DPH. Tento spôsob výpočtu odporúčame.
  • Prenesená daňová povinnosť: voľba je určená hlavne pre doklady vystavené v Režime prenesenej daňovej povinnosti.

• DPH: v riadku upravíte vypočítanú DPH z položky bez toho, aby došlo k úprave hodnoty položky. Pole využijete napríklad pri nezrovnalosti v zaokrúhľovaní.
• Spolu: túto sumu aplikácia vypočíta automaticky na základe zadanej Ceny, Množstva, Sadzby DPH a Typu ceny. Ak výška DPH nezodpovedá výške uvedenej na prijatom doklade, môžete výšku DPH upraviť na skutočnú hodnotu.
• Súčet cien podľa sadzieb DPH: v prehľade sa zobrazujú zahrnuté sadzby DPH podľa zoznamu položiek a ich celkový súčet podľa sadzieb.

Výber z cenníka

Ak často nakupujete tie isté položky, zostavte si ich Cenník.

Použite tlačidlo + Pridať položku z cenníka a do faktúry sa hromadne načítajú všetky položky označené v zozname vrátane zadaného nastavenia (napr. množstva, typu ceny).
Vložené údaje môžete, samozrejme, upraviť podľa potreby. Nastavte kurzor myši do popisu položky a údaj môžete prepísať. Žiadna zmena, ktorú uvediete na faktúre, sa neprenesie naspäť do cenníka.

Odoslanie prijatej faktúry e-mailom

Zo zoznamu faktúr môžete doklady pooslať na akúkoľvek e-mailovú adresu. 

Môžete si nastaviť automatické odosielanie správ a v Nastavení e-mailov je možné zadať aj vzorový text e-mailu pre odosielanie faktúr.

Odoslanie jednej faktúry a hromadné odosielanie faktúr

Prijatú faktúru môžete poslať aj hromadne. Vyberte požadované doklady a kliknite na tlačidlo Odoslať. Otvorí sa okno s ponukou, v ktorom vyberiete adresáta faktúry – iDoklad následne faktúru rozošle na všetky vybrané adresy súčasne (podľa šablóny pre odoslanie faktúry prijatej).

V okne odoslanie faktúry vyplňte pole takto:

• Od: uveďte adresu, ktorá sa zobrazí príjemcom vášho e-mailu. Server, z ktorého sa e-maily odosielajú, nastavíte v Nastavení e-mailov.
• Účtovníkovi: faktúru je možné poslať účtovníkovi. E-mailovú adresu správy určenej pre účtovnú firmu zadáte v Nastavení. Takto odoslané faktúry budú v zozname označené ikonou .
• Kópia: doklad odošlete na firemnú e-mailovú adresu, ktorú máte uvedenú v záložke Nastavenie – Firma.
• Ďalší príjemcovia: po zaškrtnutí sa zobrazí pole, do ktorého môžete zadať akúkoľvek e-mailovú adresu, na ktorú chcete doklad poslať. Ak zvolíte príjemcov viac, oddeľujte ich kontakty klávesom Enter.
• Predmet/Text e-mailu: doplní sa vzorová šablóna pre text e-mailu, ktorú máte pre typ odosielaného dokladu zadanú v Nastavení e-mailov. 
• Prílohy: zobrazuje prehľad príloh nahraných k faktúre. V prípade, že necháte pole zaškrtnuté, odošle sa príloha e-mailom spolu s faktúrou. Ak pole nezaškrtnete, odošle sa e-mailom len faktúra bez prílohy.

Faktúry vyexportujete do rôznych elektronických formátov a môžete ich aj vytlačiť. Pri faktúrach prijatých nájdete iba jednu šablónu tlačovej zostavy (na rozdiel od faktúr vystavených). 

Jazyk vytlačenej faktúry zodpovedá aktuálne nastavenému jazyku aplikácie.

Tlačiť môžete týmito spôsobmi:

Tlač zo zobrazenej faktúry prijatej

Kliknite na tlačidlo Tlač . 

Zobrazí sa okno s náhľadom tlače, kde vyberiete, či chcete faktúru vytlačiť alebo exportovať do preferovaného formátu.

Tlač z upravovanej faktúry prijatej

Ak faktúru upravujete, zobrazíte náhľad tlače kliknutím na tlačidlo Ďalšie akcie  → Vytlačiť a uložiť. V zobrazenom okne potom zvolíte Tlač.

Tlač zo zoznamu

Vyberte v zozname faktúr všetky dokumenty, ktoré chcete vytlačiť. Potom kliknite na tlačidlo tlače:

Naraz môžete vytlačiť najviac 50 dokladov.

Náhľad tlačovej zostavy

Pred tlačou v iDoklade vždy uvidíte náhľad tlačeného dokladu. Obsahuje všetky údaje, ktoré zadávate na faktúru alebo ich máte uložené v nastavení (napr. vaše identifikačné údaje alebo rozpis cien). 

V náhľade môžete listovať a prehliadať si každú stranu zvlášť. 

Dokumenty následne pošlete do tlačiarne, prípadne ich vyexportujete do zvoleného elektronického formátu. 

V náhľade vidíte tieto tlačidlá:

• Tlač: po stlačení tlačidla pripraví iDoklad zostavu na tlač a zobrazí okno, v ktorom si môžete zvoliť konkrétnu tlačiareň, počet strán, kópií a pod.
• Exportovať do PDF: dokument sa uloží vo formáte PDF.
• Exportovať do RTF: dokument sa uloží vo formáte RTF (Rich Text Format), ktorý je možné editovať v textovom editore.
• Zrušiť: tlačidlo zatvorí náhľad tlače.

QR kód

Každý tlačený aj PDF súbor s faktúrou z iDokladu obsahuje tzv. QR kód. Urýchli platbu, stačí ho naskenovať a faktúru cez mobilnú aplikáciu banky ihneď zaplatiť.