Výdavky a náklady SZČO: nezamieňajte ich a ujasnite si ich význam

 Čo sú to náklady

Podľa presnej účtovnej terminológie nákladom je zníženie ekonomických úžitkov. Ako náklady teda označujeme služby a tovary, ktorý podnikateľ obstaráva a spotrebúva, aby dosiahol výnosy. Vznikajú na začiatku alebo aj po skončení obchodného vzťahu medzi vami a dodávateľom, teda nie nutne vo chvíli, keď skutočne zaplatíte. Náklady teda nie sú peniaze, ktoré miniete.

Pokiaľ nakupujete materiál, z ktorého následne vyrábate svoje produkty a dodávateľ vám vystaví faktúru, vznikajú vám náklady až vtedy, keď tento materiál spotrebujete vo výrobe. Zároveň vám v momente vystavenia faktúry vzniká aj záväzok, ktorý musíte zaplatiť.

 Čo sú to výdavky

Oproti tomu výdavky sú skutočný úbytok hotovosti v pokladnici alebo peňazí na bankovom účte. Podľa presnej účtovnej terminológie výdavkom je úbytok peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov. Ide teda o tok peňazí od vás smerom k dodávateľovi, ktorému platíte za dodané produkty.

Až vo chvíli, keď skutočne zaplatíte faktúru spomínanú vyššie, vám vznikajú výdavky. Pri zaplatení faktúry teda nehovoríme o nákladoch – moment ich vzniku nesúvisí s momentom úhrady alebo vystavenia faktúry.

Podobne to platí pre výnosy a príjmy:

• Výnosy sú tržby za výrobky, tovary či služby, ktoré predávate. V účtovníctve sa objavujú, keď dodáte produkty – bez ohľadu na to, či už ste dostali zaplatené.
• Príjmy sú reálne toky peňazí do firmy, teda prírastok peňazí v pokladnici alebo na bankovom účte. Vznikajú vo chvíli, keď vám zákazník zaplatí.

Výdavky a náklady pre SZČO: aký je medzi nimi rozdiel?

To, či najskôr SZČO vzniká náklad a až následne výdavok alebo naopak, závisí predovšetkým od povahy nakupovanej veci a momentu platby za ňu.

Niekedy najskôr vznikajú SZČO náklady a až potom výdavky. Akonáhle vám dodávateľ vystaví faktúru za predtým dodanú službu so splatnosťou 14 dní, vzniká vám okamžite náklad, aj keď faktúru zaplatíte až v deň splatnosti – v tej chvíli sa potom k nákladu pribudne výdavok.

Inokedy však môžu výdavky a náklady vzniknúť v rovnakom čase. To sa deje napríklad vtedy, keď nakúpite službu (napríklad poštová služba) a rovno ju pri pulte v obchode aj zaplatíte. Stále ale ide o výdavok a náklad, aj keď sa objavujú zároveň.

A do tretice môže SZČO vzniknúť najskôr výdavok a až potom náklad. K tomu dochádza napríklad vtedy, keď vám dodávateľ vystaví faktúru za materiál. Keď ju uhradíte, vznikne vám výdavok. Náklad vám vznikne až vtedy, keď tento materiál spotrebujete, čo môže byť omnoho neskôr.

Náklady živnostníka sa preukazujú predovšetkým (ale nielen) prijatými faktúrami a internými dokladmi, výdavky predovšetkým pokladničnými dokladmi a výpismi z účtu.

Evidenciu výdavkov pre potreby výpočtu výšky dane vám uľahčí fakturačný program iDoklad.

O niektoré výdavky (alebo náklady) si SZČO môže znížiť základ dane – musí ísť o daňovo uznateľné výdavky. Patria medzi ne aj tzv. zriaďovacie výdavky, ktoré vznikli pred založením podnikania, ale sú to nevyhnutne vynaložené výdavky spojené so začatím činnosti (napríklad náklady na založenie živnosti, správne poplatky, poradenské služby).

TIP: Prečítajte si o tom, čo si môže dať podnikateľ do nákladov.

Čo znamená rozdiel medzi výdavkami a nákladmi pre podnikateľov

Pokiaľ vediete daňovú evidenciu alebo jednoduché účtovníctvo, uvádzate v nich výdavky a príjmy. Teda sumy, ktoré ste reálne vyplatili alebo získali a ich pohyb ste zaznamenali v pokladnici či na účte. Je jedno, za aké obdobie ste výdavky uhradili alebo príjmy zinkasovali, dôležité je to, kedy ste zaplatili alebo vám bolo zaplatené.

Naopak v podvojnom účtovníctve pracujete nielen s výdavkami a príjmami, ale navyše účtujete náklady a výnosy. A práve tie sú rozhodujúce aj pre výpočet daní. A je jedno, či ste peniaze už skutočne zaplatili dodávateľom alebo naopak dostali od zákazníkov.

Pokiaľ teda nakúpite službu v decembri, ale zaplatíte za ňu až v januári, do daňovej evidencie a jednoduchého účtovníctva (a teda aj do daňových výdavkov) ju zahrniete až v januári. Z pohľadu podvojného účtovníctva však účtovanie nákladov (a teda aj daňový výdavok) vzniká už v decembri.

Problém môže nastať, ak vy v decembri dodáte službu, za ktorú vám zákazník zaplatí až v januári. V podvojnom účtovníctve vám vzniká výnos už v decembri minulého roka, za ktorý budete výnos aj zdaňovať, pritom peniaze vám reálne dôjdu na účet až v januári nasledujúceho roka. V daňovej evidencii a jednoduchom účtovníctva sa príjem ukáže práve až v januári. Je preto potrebné si strážiť cash flow (rozdiel medzi príjmami a výdavkami) a to, aby ste vy aj vaši klienti správne vystavovali faktúry a strážili si ich splatnosť.

TIP: Prečítajte si o tom, ako prejsť z jednoduchého účtovníctva na podvojné účtovníctvo a späť.

Okrem vedenia podvojného či jednoduchého účtovníctva a daňovej evidencie ešte môžete zvoliť uplatnenie paušálnych výdavkov. V tomto prípade výdavky ani náklady neevidujete a v daňovom priznaní uvádzate namiesto skutočných výdavkov percentuálne výdavky stanovené zákonom.