Rozumejte svojim účtovníkom: základy účtovníctva pre laikov

Účtovníctvo verzus daňová evidencia verzus paušálne výdavky

Fyzické osoby si môžu vybrať zo štyroch možností evidovania príjmov a výdavkov:

• podvojné účtovníctvo,
• jednoduché účtovníctvo,
• daňová evidencia,
• evidencia pri paušálnych výdavkoch.

Fyzické osoby sa môžu dobrovoľne rozhodnúť pre ktorúkoľvek z týchto možností. Jedine paušálne výdavky a s nimi spojenú evidenciu si fyzická osoba môže uplatňovať len po splnení podmienky, že vôbec nie je platiteľom DPH alebo je platiteľom DPH len časť roka.

Fyzickým osobám – podnikateľom, ktoré si uplatňujú skutočné preukázateľné výdavky (nie „fiktívne“ paušálne výdavky percentom z príjmov) v mnohých prípadoch stačí namiesto účtovníctva viesť jednoduchšiu daňovú evidenciu. Kedykoľvek sa však môžu dobrovoľne rozhodnúť stať sa tzv. účtovnou jednotkou a začať účtovať. Zmena medzi jednotlivými spôsobmi evidovania príjmov a výdavkov sa musí uplatniť k 1. januáru.

TIP: Prečítajte si, ako prejsť z jednoduchého účtovníctva na podvojné účtovníctvo a naopak.

V porovnaní s tým, právnické osoby musia viesť účtovníctvo bez výnimiek. Obchodné spoločnosti a družstvá musia účtovať v sústave podvojného účtovníctva.

Základy účtovníctva – dôležité pojmy

Účtovníctvo je oproti daňovej evidencii zložitejšie, ale ponúka presný a komplexný pohľad na to, ako sa vašej firme darí. Jednoduché účtovníctvo, podobne ako daňová evidencia, pracuje s príjmami a výdavkami, teda s pohybom peňažných prostriedkov. Na rozdiel od nej však ponúka detailnejšiu a štruktúrovanejšiu evidenciu nielen príjmov a výdavkov, ale aj pohľadávok, záväzkov a rôznych druhov majetku. Podvojné účtovníctvo je vo všetkom ešte podrobnejšie. Okrem príjmov a výdavkov v ňom zaznamenávate aj výnosy a náklady. Vďaka účtovníctvu hneď poznáte výsledok hospodárenia, teda či je vaše podnikanie ziskové alebo stratové. Veľmi podrobne sledujete aj stav a pohyb majetku či záväzkov.

Aj keď toto všetko za vás evidujú účtovníci a nemusíte sa hneď naučiť ako účtovať, je dobré sa v pojmoch orientovať. Tu je prehľad tých hlavných, ktoré od účtovníkov budete počuť najčastejšie:

Výnosy, náklady a výsledok hospodárenia

Základom účtovníctva sú položky, o ktorých sa účtuje:

• aktíva – majetok a iné aktíva – patria sem dlhodobý hmotný, nehmotný a finančný majetok, krátkodobý finančný majetok, zásoby, pohľadávky a ďalšie,
• pasíva – zdroje, ktorými majetok financujete – či už vlastné (základný kapitál, zisk), alebo cudzie zdroje (záväzky voči dodávateľom, úvery, rezervy),
• výdavky – úbytok peňažných prostriedkov (v hotovosti, v banke) a ich ekvivalentov,
• príjmy – prírastok peňažných prostriedkov (v hotovosti, v banke) a ich ekvivalentov,
• náklady – zníženie ekonomických úžitkov (častokrát spojené so súčasným alebo budúcim výdavkom na zabezpečenie činnosti firmy),
• výnosy – zvýšenie ekonomických úžitkov (častokrát spojené so súčasným alebo budúcim príjmom, ktorý firma získava vďaka svojej činnosti).

Výsledok hospodárenia sa odlišne stanovuje v závislosti od sústavy účtovníctva. Rozdiel príjmov a výdavkov v jednoduchom účtovníctve a rozdiel výnosov a nákladov v podvojnom účtovníctva je výsledok hospodárenia:

• ak je kladný (v jednoduchom účtovníctve sú príjmy vyššie ako výdavky alebo v podvojnom účtovníctve sú výnosy vyššie ako náklady), tak vaša firma je v zisku,
• ak je záporný (v jednoduchom účtovníctve máte vyššie výdavky ako príjmy alebo v podvojnom účtovníctve máte vyššie náklady ako výnosy), tak ste v strate.

Účtovné obdobie, účtovná jednotka a účtovné doklady

Vďaka účtovníctvu viete, ako sa vašej firme darí za určité obdobie. Tomuto obdobiu, za ktoré sa vyhodnocujú výsledky, sa hovorí účtovné obdobie a ide o 12 po sebe nasledujúcich mesiacov. Môže ním byť kalendárny rok alebo hospodársky rok podľa toho, čo si vyberiete. Hospodársky rok je obdobie 12 po sebe nasledujúcich mesiacov, ktoré nie je zhodné s kalendárnym rokom (napr. od 1. októbra do 30. septembra) a musí sa začínať prvým dňom kalendárneho mesiaca.

Účtovné obdobie hospodársky rok si však nemôžu vybrať fyzické osoby, subjekty verejnej správy a právnické osoby s majetkovou účasťou štátu, obce, vyššieho územného celku.

Akonáhle vediete účtovníctvo, stávate sa účtovnou jednotkou. Môže ňou byť fyzická alebo právnická osoba. Podľa výšky majetku, obratu a počtu zamestnancov účtovné jednotky, ktorými sú obchodné spoločnosti, družstvá, pozemkové spoločenstvá a fyzické osoby účtujúce v sústave podvojného účtovníctva, delíme do kategórií:

• mikro,
• malé,
• veľké.

Podľa zaradenia do kategórie má účtovná jednotka rôzny rozsah povinností, pokiaľ ide o vedenie účtovníctva a zostavenie účtovnej závierky. Zatiaľ čo mikro účtovné jednotky ich majú najmenej, od veľkých účtovných jednotiek sa vyžaduje zložitejšie vedenie účtovníctva a podrobnejšie informácie v účtovnej závierke.

Všetky položky v účtovníctve sa účtujú na základe účtovných dokladov. Ide o záznamy jednotlivých ekonomických operácií a skutočností. Patria sem všetky prijaté aj vydané faktúry, pokladničné doklady, interné doklady alebo napríklad bankové výpisy.

TIP: Čítajte, ako dlho musíte jednotlivé účtovné doklady archivovať.

Na základe účtovných dokladov sa účtovné zápisy v podvojnom účtovníctve evidujú v týchto účtovných knihách:

• chronologicky usporiadané podľa času v denníku,
• systematicky usporiadané v hlavnej knihe podľa toho, na akých účtoch z účtovej osnovy sa účtujú.

V jednoduchom účtovníctve sa účtovné zápisy evidujú v týchto účtovných knihách:

• v peňažnom denníku, kde sa zaznamenávajú najmä údaje o príjmoch a výdavkoch a stave peňažných prostriedkov,
• v knihe pohľadávok, kde sa zaznamenávajú údaje o pohľadávkach a dlžníkoch,
• v knihe záväzkov, kde sa zaznamenávajú údaje o záväzkoch a veriteľoch,
• v pomocných knihách, ktoré sú potrebné na vedenie účtovníctva (napríklad kniha dlhodobého majetku, kniha zásob, kniha záväzkov z pracovnoprávnych vzťahov).

Účtovná závierka

Ku koncu účtovného obdobia budú účtovníci čoraz častejšie hovoriť o účtovnej závierke, ktorá je súhrnom uplynulého roka. Pre jej porozumeniu je rozhodne dobré získať aspoň aké-také základy účtovníctva. Účtovná závierka sa zostavuje k poslednému dňu účtovného obdobia a jej súčasti sú rôzne podľa sústavy účtovníctva.

V podvojnom účtovníctve účtovná závierka obsahuje:

• súvahu – výkaz, ktorý zachytáva stav majetku a zdrojov majetku účtovnej jednotky,
• výkaz ziskov a straty (výsledovku) – prehľad o výsledku hospodárenia za dané účtovné obdobie, teda výnosy, náklady a rozdiel výnosov a nákladov,
• poznámky účtovnej závierky – obsahujú doplňujúce informácie, ktoré vysvetľujú a interpretujú čísla v súvahe a vo výkaze ziskov a strát.

V jednoduchom účtovníctve účtovná závierka obsahuje:

• výkaz o príjmoch a výdavkoch – prehľad o výsledku hospodárenia za dané účtovné obdobie, teda príjmy, výdavky a rozdiel príjmov a výdavkov,
• výkaz o majetku a záväzkoch – výkaz, ktorý zachytáva stav majetku a záväzkov účtovnej jednotky v príslušnom členení.

Vedenie účtovníctva

Ak sa chcete naučiť ako účtovať, tak pre vedenie účtovníctva vám znalosť vyššie uvedených pojmov nepostačí. Musíte dobre chápať ich význam, rozumieť účtovným procesom a zákonitostiam. A potom vás ešte čakajú mzdy, dane a ďalšie povinnosti.

Preto podnikatelia obvykle vedenie účtovníctva zverujú profesionálnym účtovníkom. Pokiaľ nemáte vo firme účtovné oddelenie, môžete využiť služby externých účtovníkov. Odporúčame hľadať napríklad v katalógu iDoklad pozitívnych účtovníkov.