Preddavková, klasická, vyúčtovacia… Zoznámte sa s ôsmymi najčastejšími formami faktúr

Aj napriek tomu, že faktúra je jedným z najtypickejších dokladov v podnikaní, každý si môže predstavovať trochu iný dokument. Existujú totiž rôzne formy faktúr. Líšia sa aj tým, kto faktúru vyhotovil a na aký účel.

Nestačí odlišovať napríklad len preddavkovú (proforma faktúru) a bežnú faktúru. Rozdiely sú totiž aj medzi bežnými faktúrami za služby a tovar. Rozdiel je hlavne v osobe, ktorá ich vystavuje, či je to neplatiteľ alebo platiteľ DPH.

1. Bežná faktúra od neplatiteľa DPH

Faktúra od neplatiteľa DPH má pevne dané náležitosti. Líši sa len tým, či ju od právnickej alebo od fyzickej osoby, ich podstata je však rovnaká.

V doklade musí byť uvedené:

• Meno a priezvisko dodávateľa (v prípade SZČO), poprípade aj obchodný názov spoločnosti (spoločnosť s ručením obmedzeným),
• fakturačná adresa (sídlo fyzickej osoby alebo sídlo spoločnosti),
• IČO,
• označenie registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný (napríklad obchodný register alebo živnostenský register).

V prípade, že vediete účtovníctvo (nestačí vám len daňová evidencia, či uplatňovanie paušálnych výdavkov percentom z príjmu),vo faktúre nesmie chýbať:

• údaj o zápise v obchodnom registri, vrátane oddielu a vložky číslo (právnických osôb),
• popis tovaru alebo služby, za ktorý ste faktúru vystavili,
• fakturovaná suma (môže byť uvedená ako celková, aj rozpísaná na merné jednotky a s označením množstva) a
• dátum vystavenia faktúry.

Informácie, ako napríklad, že nie ste platiteľom DPH, sú nepovinné.

2. Bežná faktúra od platiteľa DPH

Faktúra od platiteľa DPH vychádza z údajov, ktoré musí obsahovať faktúra od neplatiteľa. Okrem týchto, faktúra platiteľa DPH podľa ust. § 74 Zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej ako „Zákon o DPH) musí mať obsah, a teda vo faktúre musia byť uvedené nasledujúce údaje:

• meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby,
• adresa jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresa miesta, kde sa obvykle zdržiava,
• identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
• meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby,
• adresa jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresa miesta, kde sa obvykle zdržiava,
• jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar, alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
• poradové číslo faktúry,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
• dátum vyhotovenia faktúry,
• dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia (pokiaľ sa líši od dátumu vystavenia dokladu)
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
• uplatnená sadzba dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie Zákon o DPH alebo smernice Rady 2006/112/ES o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení, alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
• výška dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy (pri umeleckých dielach, zberateľských predmetoch, starožitnostiach a použitom tovare),
• slovná informácia „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 6 Zákona o DPH,
• slovná informácia „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
• údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12 Zákona o DPH,
• slovná informácia „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65 Zákona o DPH slovná informácia „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66 Zákona o DPH,
• meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu podľa § 69a alebo § 69aa Zákona o DPH, adresa jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa Zákona o DPH.

Pri faktúrach od platiteľov DPH sa môžete stretnúť so zvláštnymi režimami DPH. Ak napríklad faktúru vyhotovuje s prenesenou daňovou povinnosťou alebo oslobodenou od dane, musí túto informáciu slovne vo faktúre uviesť.

Aj tu opäť platí, že zásady pre vyhotovenie faktúry fyzickou osobou alebo právnickou osobou sú rovnaké.

3. Faktúra od nepodnikateľa

Faktúry za služby môže vyhotovovať aj nepodnikateľ. Najčastejšie je to v prípadoch, kedy si fyzická osoba privyrába len príležitostne.

Typickým príkladom môže byť neprofesionálny fotograf, ktorý trikrát za rok nafotí svadbu známym za príjem

• z príležitostnej činnosti fyzickej osoby vrátane príjmov z príležitostnej poľnohospodárskej výroby, lesného a vodného hospodárstva a z príležitostného prenájmu hnuteľných vecí (podľa § 8 ods. 1 písm. a) Zákona o DPH, sa v SR od roku 2018 nepovažuje za príjem, ak tento príjem plynie
• z činnosti vykonávanej na základe zmluvného vzťahu a
• daňovník je právnickou osobou alebo fyzickou osobou s príjmami podľa § 6 Zákona o DPH, to je má príjem z podnikania alebo z inej samostatnej zárobkovej činnosti alebo napr. príjem z prenájmu nehnuteľnosti ako aj ďalšie v Zákone o DPH uvedené.
• V tomto prípade je možné uplatniť sumu vo výške 500 eur ako príjem oslobodený od dane.
• Príjmy z príležitostných činností, ako aj príjmy z príležitostnej poľnohospodárskej výroby, lesného a vodného hospodárstva a z príležitostného prenájmu hnuteľných vecí sa zdaňujú prostredníctvom podaného daňového priznania.

Pokiaľ však tieto príjmy prekročia hranicu 500 eur, musia sa zdaniť a keď sa naskytnú pravidelné príležitosti pre príjmy, je už potrebné zriadiť živnostenské oprávnenie.

4. Preddavková faktúra

Pri spomínaných faktúrach sa môžete stretnúť s typom faktúr podľa ich účelu. Týka sa to aj preddavkovej faktúry.

Tento doklad použijete, v prípade, že chce od odberateľa získať časť peňazí vopred. V takomto prípade vyhotovíte preddavkovú faktúru, napríklad na 1/3 celkovej/konečnej ceny. A až potom, čo odberateľ preddavok zaplatí, začnete s vykonávaním činnosti, zákazku začnete vypracovávať.

Obvykle tento postup používajú poskytovatelia ubytovacích služieb, ale aj služieb, ktoré je potrebné prispôsobiť odberateľovi podľa jeho požiadaviek na mieru.

Preddavkových faktúr môžete vyhotoviť aj viac. Napríklad v závislosti od blížiaceho sa termínu pre ubytovanie. A pokiaľ odberateľ sa nedostaví do ubytovacieho zariadenia, alebo rezerváciu zruší až na poslednú chvíľu, preddavok si necháte. Znížite tým stratu, ktorá vám vznikne neobsadenou izbou.

Preddavková faktúra nie je daňovým, ani účtovným dokladom. Nevstupuje do účtovníctva a z prijatého preddavku nie ste ani povinný odviesť DPH. Fakticky je to len oficiálna výzva ku platbe.

5. Proforma faktúra

Proforma faktúru si niektorí podnikatelia mýlia s preddavkovou faktúrou. Je však medzi nimi jeden rozdiel. Zatiaľ čo preddavkovú faktúru vyhotovujete len na časť celkovej/ konečnej ceny, proforma faktúrou žiadate od odberateľa vopred zaplatenie celkovej, to je konečnej sumy naraz.

Aj táto faktúra nevstupuje do účtovníctva a neodvádza sa z nej DPH.

S proforma faktúrou sa môžete stretnúť pri školeniach, seminároch, ktorých organizátori žiadajú platbu vopred. Alebo pri poskytovaní dlhodobých služieb, medzi ktoré napríklad patrí webhosting/hosting, ktorý ako službu poskytuje hostingová spoločnosť.

6. Zjednodušená faktúra

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v jeho aktuálnej časovej verzii definuje v ust. § 74 ods. 3 zjednodušenú faktúru. Tento typ faktúry môže vyhotoviť platiteľ a zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH.

Zjednodušenou faktúrou je

• doklad za tovar alebo službu, ak cena vrátane dane nie je viac ako 100 eur; doklad nemusí v zmysle Zákona o DPH obsahovať údaje ako:
• meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo
• názov príjemcu tovaru alebo služby,
• adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a
• jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba, a ani
• jednotkovú cenu.
• Doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou alebo pokladnicou e-kasa klient podľa Zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice, ak cena tovaru alebo služby vrátane dane uhradená v hotovosti nie je viac ako 1 000 eur alebo uhradená inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť nie je viac ako 1 600 eur a
• doklad vyhotovený tankovacím automatom pre bezobslužné čerpanie pohonných látok, ak cena tovaru vrátane dane uhradená elektronickým platobným prostriedkom nie je viac ako 1 600 eur; doklad nemusí obsahovať údaje, tak ako hore uvedený doklad za tovar alebo službu a ani jednotkovú cenu.

7. Vyúčtovacia faktúra

S uvedenými dvoma formami faktúr súvisí taktiež vyúčtovacia faktúra (môžete sa stretnúť s pojmová konečná faktúra). Musíte ju vyhotoviť v prípadoch, keď ste už odberateľovi vyhotovili preddavkovú alebo proforma faktúru.

Na rozdiel od nich je vyúčtovacia faktúra účtovným dokladom a vstupuje do účtovníctva. Pre platiteľov DPH je aj daňovým dokladom.

Vo vyúčtovacej faktúre uvediete:

• sumu, ktorú vám už odberateľ zaplatil
• sumu, ktorú vám odberateľ musí ešte doplatiť do forme doplatku.

A to bez ohľadu na to, či ste odberateľovi predtým vyhotovili preddavkovú faktúru alebo proforma faktúru.

Ak je napríklad cena za dodanie služieb 4 109 eur, odberateľ vám polovicu z tejto ceny zaplatil ako preddavok, vo vyúčtovacej faktúre uvediete nasledujúce:

• 2 054,45 eur odberateľ zaplatil a
• 2 045,45 eur odberateľ má ešte zaplatiť.

V prípade, že ste vyhotovili proforma faktúru a odberateľ zaplatil celú sumu, vo vyúčtovacej faktúre musíte uviesť nasledujúce:

• odberateľ zaplatil celkovú sumu 4 109 eur
• odberateľ má doplatiť sumu 0 eur

8. Súhrnná faktúra

Zákon o DPH definuje v ust. § 75 od. 1 a 2 súhrnnú faktúru, ktorú môže vyhotoviť:

• platiteľ a zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH za viac samostatných dodaní tovaru alebo služby alebo za viac platieb prijatých pred dodaním tovaru alebo dodaním služby súhrnnú faktúru, ktorá môže pokrývať najviac obdobie kalendárneho mesiaca, faktúra sa musí vyhotoviť do 15 dní od skončenia kalendárneho mesiaca.
• Ak dohoda o platbách, ktorá je súčasťou zmluvy o dodaní elektriny, plynu, vody alebo tepla, pokrýva obdobie najviac 12 kalendárnych mesiacov, a dohoda o platbách nájomného, ktorá je súčasťou nájomnej zmluvy, obsahuje údaje podľa § 74 ods. 1, Zákona o DPH, platiteľ nie je povinný vyhotovovať faktúru za každý opakovane dodaný tovar alebo službu, ak miesto dodania tovaru alebo služby je v SR.

Základné požiadavky sú rovnaké

Ak už budete vyhotovovať ktorýkoľvek typ, z hore uvedených faktúr, pamätajte, že všetky majú rovnaké základné náležitosti. V doklade nesmie chýbať informácia o:

• dodávateľovi,
• dodanom tovare alebo službe,
• cene,
• prípadne ďalšie informácie, ktoré vyplývajú z toho, či je faktúra vyhotovená platiteľom DPH, alebo je vyhotovená neplatiteľom DPH.

Vytvorte si zásadu mať v dokladoch poriadok a prehľad, ktorý doklad kde zakladáte, ako a kde a ako si ho v počítači ukladáte tak, aby bol zabezpečený proti poškodeniu, či strate, vždy buďte pripravený na prípadnú kontrolou správcu dane.

Nezabudnite, tieto účtovné doklady ste povinný uchovávať počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa ich týkajú.

A ak sa vám nechce všetky informácie ručne vypisovať, vyskúšajte fakturačnú službu iDoklad. Pri tvorbe faktúr doplní väčšinu údajov automaticky. Postará sa o to, aby v dokladoch nechýbalo nič dôležité.