Posielajte faktúry, ktoré vaši zákazníci vždy radi uvidia (a zaplatia)

Pridanie podpisu alebo loga firmy na faktúry už určite poznáte. Možno ale neviete o ďalších možnostiach prispôsobenia faktúr na mieru vám i vašim zákazníkom – šablónach a textových poliach. Ideme na to! Texty pred a za položkami nie sú povinnou súčasťou faktúry (oproti cene, spôsobe a termíne platby alebo kontaktných údajov dodávateľa a odberateľa, ktoré povinné sú, a ktoré iDoklad stráži, aby nechýbali na žiadnej faktúre). Pri vytváraní novej faktúry ich preto bežne nevidíte.

Stačí ale kliknúť na záložku Viac podrobností na ktorejkoľvek faktúre a vzápätí sa objavia nielen detaily týkajúce sa spôsobu platby, ale tiež tri voľné textové polia:

• Text pred položkami faktúry
• Text za položkami faktúry
• Poznámka

Zatiaľ čo poznámka je určená len pre vaše interné potreby a klient ju neuvidí (takže do nej môžete napísať pokojne „Nabudúce zdražiť“ ;-), text pred položkami i za položkami je určený práve pre odkaz klientovi.

Text pred položkami faktúry

V poli pre text pred položkami faktúry nájdete automaticky nastavenú vetu:

„Fakturujeme Vám za dodaný tovar alebo služby:“

alebo v prípade zálohovej faktúry:

„Zasielame Vám zálohovú faktúru na objednaný tovar či služby:“.

Pokiaľ sa vám text nepáči, nie je problém ho zmeniť.

A aby ste to nemuseli robiť pre každú faktúru zvlášť, máme pre vás šablónu, do ktorej napíšete text, ktorý chcete na faktúre mať.

Stačí k tomu 5 jednoduchých krokov.

• Kliknite na Nastavenie.
• V paneli so záložkami kliknite na Predaj.
• V časti Šablóny a číslovanie vystavovaných dokladov vyberte faktúru, ktorej chcete šablónu nastaviť (bežnú alebo zálohovú).
• Keď na ňu kliknete, objaví sa nové okno a v jeho spodnej časti nájdete oddiel Texty na faktúre, v ktorom sú textové polia pre text pred položkami faktúry i za položkami faktúry (kde mimochodom tiež nájdete automaticky nastavenú vetu).
• Napíšte do nich požadovaný text, potvrďte zmeny tlačidlom Uložiť…a je to!

S úctivosťou najďalej zájdeš

Dobré je v šablóne konkretizovať, či je faktúra za tovar alebo za služby – podľa toho, čo poskytujete. A nemusí byť zlé urobiť poznámku trebárs ešte o niečo zdvorilejšiu a zároveň osobnejšiu, než je naša predloha.

Skúste napríklad niečo takéto: „Dovoľujem si Vám zaslať faktúru za poskytnuté služby.“

Pri každej faktúre samozrejme túto poznámku ľahko upravíte. Napríklad tým, že do nej doplníte konkrétne služby, dátum dodania alebo napríklad oslovenie konkrétneho zákazníka.

Aj faktúra môže byť neformálna

Ak fakturujete ľuďom, ktorých dobre poznáte, môžete si samozrejme urobiť šablónu neformálnu a napísať na ňu treba niečo v tomto zmysle::

„Ďakujem za ďalšiu zákazku. Dúfam, že si spokojný a tu Ti posielam faktúru.“

Keď potom ale náhodou posielate faktúru inému klientovi, nezabudnite si text pred položkami faktúry včas upraviť. Kým vašim kamarátom neformálny tón vyhovuje, pre nových klientov to tak byť nemusí.

Text za položkami faktúry

Rovnako ako pre text pred položkami aj pre text za položkami si ľahko urobíte šablónu. Postup je úplne rovnaký ako v predchádzajúcom prípade. Tentoraz ale správa, ktorú sme pre vás do textu za položkami automaticky prichystali, vyzerá takto::

„Tovar zostáva až do úplného uhradenia majetkom dodávateľa. Pri oneskorenej úhrade Vám budeme účtovať penále vo výške 0,05% za každý začatý deň omeškania.“

A pri zálohovej faktúre nájdete: „Tovar Vám pošleme obratom po prijatí platby na náš účet.“

Chcete rýchlu platbu? Ďakujte

Aj tu je samozrejme viac možností, čo do faktúry pripísať. Určite nič nepokazíte tým, keď zákazníkovi poďakujete za využitie vašich služieb (naopak ho potešíte a niektoré prieskumy uvádzajú, že tým dokonca o 5% zvýšite šancu na rýchle zaplatenie).

Tiež ho v tejto poznámke môžete požiadať o spätnú väzbu, upozorniť na ďalšie poskytované tovary či služby alebo napríklad navrhnúť ďalšie platobné metódy.

Text potom môže vyzerať napríklad takto:

„Ďakujem, že ste využili moje služby. Verím, že ste s výsledkom spokojní. Budem rád, keď mi pošlete stručné zhodnotenie mojej práce na e-mail info@mojafirma.sk, ktoré využijem pre ďalšie zlepšenie poskytovaných služieb. “

Ako si zažiadať o včasné zaplatenie? Spôsobov je niekoľko

Znovu platí, že aj v texte za položkami je len na vás, aký tón zvolíte. Kamarátovi môžete napísať napríklad:

„Ešte raz ďakujem za ďalšiu zákazku. Až budeš zase niečo potrebovať, kľudne sa ozvi, rád pomôžem. “

Ak máte problémy s tým, že zákazníci platia neskoro, môžete upozornenie na penále v šablóne ešte zdôrazniť. Trebárs strohou poznámkou:

„Pozor – pri oneskorení úhrady účtujeme za každý deň po splatnosti faktúry penále 1%.“

Samozrejme aj to ide napísať neformálne. Ak svojich klientov poznáte bližšie, môžete do textu za položkami napísať potrebné:

„Prosím ťa, nezabudni zaplatiť včas. Inak ti budem musieť naúčtovať penále 1% za každý deň po splatnosti. Vďaka.“

Aj na penále upozornite úctivo

Text za položkami môžete samozrejme tiež upraviť pre každú faktúru. Ak fakturujete zákazníkovi, ktorého potrebujete na penále upozorniť formálnejšie, skúste úctivejšiu a elegantnejšiu poznámku:

„Ďakujeme Vám, že ste využili naše služby. Zároveň si Vás dovoľujeme upozorniť, že pri oneskorenej platbe účtujeme penále 1% za každý začatý deň omeškania. Ďakujeme za pochopenie.“

Ďalšie možnosti? Prispôsobte si aj posielanie faktúr

Pár vetami tak každú faktúru prispôsobíte na mieru každému zákazníkovi. Nielen, že to isto ocení (zvlášť pokiaľ mu nezabudnete poďakovať), ale určite si vás aj faktúru zapamätá a o to skôr ju možno zaplatí.