Od augusta štát firmám zriaďuje elektronické schránky

Viete už, čo táto novinka pre vašu spoločnosť znamená?  Ako sa vyhnúť problémom a ako využiť výhody, ktoré sa vám ponúkajú?

Elektronické schránky sú nástrojom komunikácie medzi občanmi a podnikateľskými subjektmi s orgánmi verejnej moci, ktorý umožňuje elektronické doručovanie úradných podaní a úradných dokumentov. V súčasnosti, keď stále prevláda klasická forma doručovania žiadostí v listinnej podobe, je cieľom zavedenia elektronických schránok efektívnejšia a rýchlejšia elektronická komunikácia s verejnou správou.

Táto komunikácia často obsahuje citlivé údaje, preto vznikli špeciálne elektronické schránky, ktoré sú síce podobné bežným e-mailovým službám, ale navyše šifrovaním a elektronickým podpisom zabezpečujú prenášané informácie pred únikmi a falšovaním.

Musíte používať elektronické schránky?

• Fyzické osoby – nepodnikatelia aj podnikatelia – nemajú povinnosť elektronické schránky používať.
• Pre právnické osoby  je však používanie povinné. Lehota na dobrovoľnú aktiváciu elektronickej schránky už uplynula, v súčasnosti (od 1. augusta 2016) sú všetky schránky aktivované na doručovanie automaticky pri prvom prihlásení do elektronickej schránky osoby oprávnenej s ňou disponovať za právnickú osobu (štatutár). Od 1. januára 2017 bude elektronická komunikácia povinná pre všetky právnické osoby.

Orgány verejnej moci budú môcť využívať na doručenie úradných dokumentov elektronickú schránku. Správy sa budú pokladať za doručené aj bez podpísania doručenky a prečítania správy po uplynutí lehoty 15 dní od odoslania, čím môžu nadobudnúť účinnosť nadväzujúce právne úkony (napr. plynutie lehoty na odvolanie voči rozhodnutiu a pod.). Preto odporúčame zabezpečiť si prístup do zriadenej a aktívnej elektronickej schránky a pravidelne sledovať prichádzajúce správy.

Ako postupovať?

Na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby je oprávnený štatutárny orgán právnickej osoby alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, pre ktorú bola schránka zriadená. K tomu sú potrebné:

• elektronická identifikačná karta (eID karta) – nový typ občianskeho preukazu s elektronickým čipom, nahranými certifikátmi a čítačkou čipových kariet (aktivovaná funkcia Online eID) – vybavuje sa na príslušnom Okresnom riaditeľstve Policajného zboru,
• počítač s operačným systémom Windows, nainštalovanými ovládačmi pre čítačku a aplikáciami na identifikáciu používateľa, podpisovanie dokumentov a podaní – ovládače a aplikácie sú na stiahnutie na portáli slovensko.sk.

Po prvom prihlásení do Elektronickej schránky odporúčame nastaviť notifikácie o prijatých správach e-mailom, aby nebolo nutné pravidelne kontrolovať navyše aj elektronickú schránku na slovensko.sk.

Okrem toho je ďalej možné, aby prihlásený štatutár alebo člen štatutárneho orgánu delegoval zodpovednosť za elektronickú komunikáciu aj inej fyzickej osobe a udelil jej čiastočný alebo úplný prístup a disponovanie s elektronickou schránkou. Táto osoba však rovnako musí mať všetko potrebné hardvérové a softvérové vybavenie (eID karta, čítačka, počítač, atď.).

Táto povinnosť pre firmy prináša aj výhody:

Elektronické schránky neprinášajú iba novú záťaž vo forme nutnosti sledovať ďalší zdroj komunikácie zo strany orgánov verejnej moci. Pre fyzické aj právnické osoby predstavujú aj mnohé výhody:

• Ušetrí čas – elektronická komunikácia s úradmi cez počítač z ľubovoľného miesta plne nahrádza klasickú formu v listinnej podobe, čím sa odstráni nutnosť chodiť na poštu, straty času a výdavky na poštovné,
• Ušetrí peniaze – elektronické podanie je spoplatnené polovičnou sadzbou správneho poplatku na rozdiel od rovnakého podania, ktoré sa realizuje v listinnej podobe,
• Uľahčuje život – konateľ/držiteľ eID karty ju môže aktívne využiť aj mimo portálu slovensko.sk a elektronickej schránky, môže napr. elektronicky podpisovať dokumenty aj pri komunikácii s inými fyzickými či právnickými osobami.

Odporúčame vám nečakať, zoznámte sa s elektronickými schránkami a začnite ich používať čo najskôr. Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES) k 1. augustu zriadila 322 974  schránok firmám  na doručovanie úradných rozhodnutí. V prípade otázok môžu štatutárni zástupcovia právnických osôb kontaktovať v pracovných dňoch od 8:00 do 18:00 Kontaktné centrum NASES na telefónnom čísle +421 2 35 803 083.

• Elektronická schránka sa firme automaticky aktivuje prvým prihlásením.
• V prípade, že sa štatutárny zástupca do nej neprihlási do konca roka, od 1. januára 2017 bude jeho schránka aktivovaná na doručovanie automaticky.
• Na doručenú poštu v schránke si užívatelia môžu následne nastaviť notifikácie, či už na e-mail alebo SMS.
• Zároveň môže konateľ/štatutár firmy poveriť inú osobu (napr. účtovníčku) na vstup do schránky.

Pre lepšiu orientáciu užívateľov NASES pripravil inštruktážne videá, ktoré sú dostupné na adrese: https://www.slovensko.sk/sk/navody/videonavody.