Nezaplatená faktúra: čo robiť + aktuálny vzor upomienky

S nezaplatenou faktúrou sa skôr alebo neskôr stretne každý podnikateľ. V tomto článku sa dozviete to, ako presne postupovať a kedy vystaviť upomienku o nezaplatenej faktúre.

Splatnosť svojich faktúr si dobre strážte. Jedna nezaplatená faktúra, zvlášť pokiaľ je na nižšiu čiastku, ešte nie je tragédia, ale ak by ste narazili na viac neplatičov, tak sa môžete dostať až do druhotnej platobnej neschopnosti.

Tento termín označuje situáciu, kedy ste riadne odviedli prácu, ale nedostali ste na ňu zaplatené a kvôli tomu nemôžete zaplatiť svojim vlastným dodávateľom.

Čo robiť, keď máte nezaplatenú faktúru

V nasledujúcich riadkoch si vysvetlíme, ako správne postupovať pri nezaplatených faktúrach.

1. Stráženie splatnosti

Základom je, aby ste rýchlo zistili, ktorí klienti majú platby po splatnosti.

Aj keď je to nepríjemné, odporúčame riešenie dlžných faktúr neodkladať. Je možné sa stretnúť s tým, že ak sa pripomeniete medzi prvými, máte slušnú šancu, že akonáhle dlžník dostane peniaze, zaplatí vám. Lenže časom sa mu ozýva stále viac veriteľov a na tých, ktorí sa ozvú neskôr, mu už nemusia zostať peniaze alebo vás predbehnú exekútori a správcovia v konkurze a reštrukturalizácii a podobne.

Ak používate fakturačný program iDoklad, ste vo výhode. Aplikácia sama stráži splatnosti a pokiaľ ju máte prepojenú so svojim účtom v banke, tak okamžite po prihlásení do iDokladu vidíte, kto sa oneskoril s platbou.

2. Zaslanie prvej upomienky

Akonáhle zistíte, že máte nezaplatenú faktúru, tak zákazníka na to upozornite. Je dosť možné, že na platbu len zabudol a všetko obratom vyrieši. Stačí jednoduchý e-mail alebo telefonát, ktorým sa priateľsky pripomeniete.

Je len na vás, či sa ozvete hneď v prvý deň po dátumu splatnosti faktúry, alebo ešte pár dní počkáte. Pokiaľ ale viete, že má klient problémy s platením opakovane, rozhodne sa pripomeňte radšej skôr ako neskôr.

Pokiaľ platbu ani o niekoľko dní potom nemáte na účte, pošlite e-mailom formálnu upomienku o zaplatení faktúry. Náležitosti upomienky a jej vzor nájdete ďalej v článku.

3. Ďalšie upomienky

Ak vám ani potom nepríde platba, znova klienta kontaktujte – píšte mu a volajte. Nenechajte sa odbiť. Cieľom je, aby pochopil, že to nenecháte plávať a že čím skôr vám zaplatí, tým skôr bude mať pokoj.

Pokiaľ ani opakované pripomínanie nezaberie, prerušte dodávanie ďalších tovarov a služieb a informujte klienta, že prípad odovzdáte advokátovi.

4. Predžalobná výzva

Ak ho ani tento fakt nepresvedčí k úhrade, tak sa skutočne na advokáta obráťte. Nechajte ho, aby dlžníkovi poslal predžalobnú výzvu. To je informatívny dokument, ktorý hovorí, že ak nezaplatí, celú záležitosť dáte na súd.

Zo skúseností je známe, že doporučený list na hlavičkovom papieri advokáta vo väčšine prípadov prinúti dlžníka k plateniu alebo aspoň k začatiu komunikácie.

5. Súd

Ak nezaberie ani predžalobná výzva, premyslite si, či skutočne pôjdete na súd. Pokiaľ sudca či sudkyňa rozhodne, že je váš nárok oprávnený a dlžník musí zaplatiť, získate rozsudok, s ktorým môžete začať exekúciu. Žalobu podajte do štyroch rokov, ak je váš zákazník podnikateľ, resp. do troch rokov, ak je váš zákazník nepodnikateľ, inak hrozí premlčanie faktúry.

Upomienka na nezaplatenú faktúru

Teraz sa pozrieme na obsah formálnej upomienky. Z nej by malo byť zrejmé:

• kto komu dlhuje,
• koľko mu dlhuje,
• kedy bol dátum splatnosti,
• ku ktorej faktúre sa upomienka viaže (uveďte číslo pôvodného dokladu),
• aké sú sankcie za oneskorenie.

Ak vám klient dlhuje platbu, máte zo zákona právo na úrok z omeškania, ktorý sa riadi úrokovou sadzbou Európskej centrálnej banky. Pre dlžníkov, ktorí sú podnikateľmi, je úrok z omeškania vo výške základnej úrokovej sadzby ECB platnej k prvému dňu príslušného kalendárneho polroka omeškania zvýšenej o 8 percent. Takto určený úrok z omeškania sa uplatňuje na príslušný kalendárny polrok a teda každý polrok sa môže vzhľadom na zmenu základnej úrokovej sadzby ECB meniť. Namiesto toho si môžete zvoliť aj fixnú výšku úroku omeškania vo výške úrokovej sadzby ECB platnej k prvému dňu omeškania zvýšenej o 9 percent, ktorý bude platiť počas celej doby omeškania. Pre dlžníkov, ktorí sú nepodnikateľmi, je úrok z omeškania vo výške základnej úrokovej sadzby ECB platnej k prvému dňu omeškania zvýšenej o 5 percent.

Vo vzťahu k dlžníkom, ktorí sú podnikateľmi, si môžete ale už dopredu v zmluve dojednať vyšší úrok alebo zmluvnú pokutu napríklad za každý deň omeškania.

Ak vám dlhuje iný podnikateľ, môžete si zároveň nárokovať aj takzvanú paušálnu náhradu nákladov spojených s uplatnením pohľadávky na pokrytie vašich výdavkov s vymáhaním dlhu. Za každú poslanú upomienku máte nárok na náhradu v paušálnej výške 40 eur. Túto náhradu ale nemôžete chcieť po nepodnikateľoch.

Upomienka nezaplatenej faktúry: vzor

Nižšie nájdete ukážku vzorovej upomienky, ktorú iDoklad automaticky generuje z nezaplatenej faktúry. Pokiaľ teda fakturujete v iDoklade, nemusíte opisovať dlžnú čiastku a číslo dokladu alebo počítať zákonný úrok – aplikácia tieto údaje do vzorového textu doplní sama.

Túto upomienku priamo z iDokladu odošlite e-mailom zákazníkovi. Do prílohy tejto správy sa automaticky ukladá pôvodná faktúra, takže ju príjemca nemusí dohľadávať v starých správach.

Výhodou je, že v iDoklade si môžete odosielanie upomienok automatizovať. Napríklad si nastavíte, aby sa dlžníkovi odoslala upomienka na zaplatenie faktúry tretí deň po splatnosti a ušetríte čas, ktorý by ste strávili manuálnym odosielaním.

Ako sa ochrániť pred nezaplatením faktúry

Ak práve riešite nezaplatenú faktúru, znížte riziko, že sa bude podobná situácia opakovať.

Základom ochrany pred neplatičmi je uzavretá zmluva. V niektorých prípadoch je zároveň dobré trvať na primeranej zálohe a neveriť len sľubom protistrany.

Nespoliehajte sa na základné imanie spoločnosti uvedené v obchodnom registri. Je to z veľkej časti prežitok, ktorý nevypovedá nič o jej finančnej kondícii.

Radšej si protistranu vopred preklepnite:

• spýtajte sa spoločných známych,
• vyhľadávajte na internete,
• prejdite sociálne siete,
• pozrite sa do živnostenského alebo obchodného registra,
• skontrolujte, či konateľ nemá bydlisko na mestskom úrade,
• pozrite sa do registra úpadcov
• a prípadne aj do centrálneho registra exekúcií.

Ten je ako jediný spoplatnený, za jedno vyhľadávanie platíte 1,60 eura. Prípadne za vydanie výpisu z centrálneho registra exekúcií alebo potvrdenia o tom, že určitý zápis v centrálnom registri exekúcií nie je, platíte poplatok vo výške 2,50 eura za stranu.