Čo nesmie chýbať na vašich faktúrach. Záleží aj na tom, či ste platiteľmi DPH

Ak chcete vedieť, čo musia obsahovať vaše faktúry a daňové doklady, najprv si urobte jasno v tom, do ktorej skupiny sa radíte podľa svojho vzťahu k DPH. Ste:

• neplatiteľ DPH a nevediete účtovníctvo,
• neplatiteľ DPH a vediete účtovníctvo,
• platiteľ DPH.

Keď ste neplatiteľ DPH a nevediete účtovníctvo

Sem patrí väčšina SZČO, ktoré buď vedú daňovú evidenciu, alebo si uplatňujú výdavky percentom z príjmov, teda tzv. paušálne výdavky.

V tomto prípade vychádzate z Obchodného zákonníka, konkrétne zákona č. 513/1991 Zb. a na faktúru musíte vyplniť predovšetkým informácie o dodávateľovi:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO),
• názov (v prípade obchodnej spoločnosti),
• sídlo právnickej osoby alebo miesto podnikania fyzickej osoby,
• právnu formu právnickej osoby, ak ide o právnickú osobu,
• identifikačné číslo organizácie (IČO), ak je podnikateľovi pridelené,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu (napríklad obchodný register, živnostenský register a podobne).

Tým povinné náležitosti dané zákonom končia. Pre prehľadnosť a tiež pre prípad kontroly z daňového úradu odporúčame na každú faktúru uvádzať aj:

• oznámenie, že dodávateľ nie je platiteľ DPH,
• údaje o odberateľovi (rovnaké ako údaje o dodávateľovi vyššie),
• slovné a číselné označenie dokladu (napríklad Faktúra 05072019),
• popis tovaru alebo služby, za ktoré je faktúra vystavená,
• peňažnú sumu – celkovo alebo podrobne (cena za mernú jednotku a označenie množstva),
• dátum vystavenia faktúry.

Ak ste neplatiteľ DPH a vediete účtovníctvo

Účtovníctvo vedú povinne obchodné spoločnosti alebo napríklad aj občianske združenia, združenia právnických osôb, neziskové organizácie, mestá a obce. Dobrovoľne ho môžu viesť aj podnikajúce fyzické osoby.

V prípade, že vediete účtovníctvo, vaše faktúry sa stávajú účtovným dokladom a ich podoba sa tak riadi zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Informácie o dodávateľovi zostávajú rovnaké:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO),
• názov (v prípade obchodnej spoločnosti),
• sídlo právnickej osoby alebo miesto podnikania fyzickej osoby,
• právnu formu právnickej osoby, ak ide o právnickú osobu,
• identifikačné číslo organizácie (IČO), ak je podnikateľovi pridelené,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu (napríklad obchodný register, živnostenský register a podobne).

Ďalej však podľa zákona nesmú chýbať tieto údaje:

• údaje o odberateľovi (rovnaké ako údaje o dodávateľovi vyššie),
• slovné a číselné označenie dokladu (napríklad Faktúra 05072019),
• popis tovaru alebo služby, za ktoré je faktúra vystavená,
• peňažnú sumu – celkovo alebo podrobne (cena za mernú jednotku a označenie množstva),
• dátum vystavenia faktúry,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vystavenia faktúry,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Pokiaľ vás zaujíma, do kedy by ste mali faktúru vystaviť, odpoveď vám dá zákon o účtovníctve. Ten nestanovuje jednoznačný fixný termín, kedy musíte faktúru vystaviť, ale hovorí, že účtovný doklad musíte vyhotoviť „bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje“.

Keď ste platiteľ DPH

Ako platiteľ vystavujete daňový doklad, ktorý sa niekedy označuje aj ako faktúra – daňový doklad (viac o platiteľstve DPH si prečítajte tu). Ten musí povinne obsahovať informácie zahrnuté v zákone § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty. Pritom nezáleží na tom, či je príjemca faktúry platiteľ alebo neplatiteľ DPH.

Povinné údaje týkajúce sa dodávateľa a odberateľa zostávajú, ale niekoľko ich pribúda:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO) alebo názov (v prípade obchodnej spoločnosti) dodávateľa, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho IČ DPH, pod ktorým tovar alebo službu dodal,
• meno a priezvisko (v prípade SZČO) alebo názov (v prípade obchodnej spoločnosti) odberateľa, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho IČ DPH, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
• poradové číslo faktúry,
• dátum vyhotovenia faktúry,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ DPH pre každú sadzbu DPH, jednotkovú cenu bez DPH,
• uplatnenú sadzbu DPH alebo oslobodenie od DPH,
• výšku DPH spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.

Výšku a sadzbu DPH nemusíte uvádzať (resp. ich uvediete nulové) v prípade, že je plnenie oslobodené od DPH (dôvod uveďte) alebo osobou povinnou platiť DPH je odberateľ.

Môže nastať aj niekoľko špecifických situácií, kedy musí faktúra niesť informácie o:

• Vyhotovenie faktúry odberateľom. Zákon o DPH umožňuje, aby na základe dohody medzi dodávateľom a odberateľom po splnení určitých podmienok vyhotovil faktúru odberateľ. Vtedy musí faktúra obsahovať slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“.
• Prenesenie daňovej povinnosti. Tento inštitút sa uplatňuje vtedy, ak DPH platí odberateľ. Najčastejšie v prípade, keď dodávate službu do inej krajiny EÚ. Faktúra musí v tomto prípade obsahovať slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“.
• Dodanie je oslobodené od dane. Dodanie je oslobodené od DPH okrem iného napríklad aj vtedy, ak fakturujete tovar do inej krajiny EÚ osobe registrovanej pre DPH. Pri oslobodení od DPH musí faktúra obsahovať buď odkaz na ustanovenie zákona o DPH alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení, alebo slovnú informáciu „dodanie je oslobodené od dane“.
• Dodanie nového dopravného prostriedku. Ak dodáte nový dopravný prostriedok, tak musí faktúra obsahovať aj údaje o tomto novom dopravnom prostriedku.
  • Osobitný režim podľa § 65 zákona o DPH pre zdanenie prirážky – pre poskytovateľov služieb cestovného ruchu. Platí pre cestovné kancelárie, ktoré svojim klientom poskytujú služby od iných dodávateľov a základom dane je iba prirážka cestovnej kancelárie k nákladom za služby cestovného ruchu obstarané od iných osôb, nie celá suma. Faktúra musí obsahovať slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“.
  • Osobitný režim podľa § 66 zákona o DPH pre zdanenie prirážky – pre obchodníkov s použitým tovarom, starožitnosťami, umeleckými dielami a zberateľskými predmetmi. Platí v prípade obchodu s použitým tovarom, starožitnosťami, umeleckými dielami a zberateľskými predmetmi. Platiteľ DPH v tomto prípade zdaňuje iba rozdiel medzi predajnou cenou a nákupnou cenou. V závislosti od tovaru musí faktúra obsahovať slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“.
• Zastúpenie zahraničnej osoby daňovým zástupcom. Ak je zahraničná osoba zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa zákona o DPH, tak faktúra musí obsahovať aj meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre DPH.

Zákon o DPH tiež v niektorých prípadoch povoľuje vystavenie zjednodušenej faktúry, teda tzv. zjednodušeného daňového dokladu. Ten nemusí obsahovať úplné informácie. To platí napríklad pre doklad z pokladne, ktorý dostanete pri nákupe v potravinách.

Čo keď ste registrovaná osoba

Ak poskytujete služby do krajín EÚ alebo naopak prijímate služby alebo tovar opačným smerom, musíte sa v niektorých prípadoch registrovať k DPH. Nie ste plnohodnotnými platiteľmi DPH, ale stávate sa tzv. osobou registrovanou pre DPH, podliehate zákonu o DPH a na faktúrach musíte uvádzať náležitosti povinné pre platiteľa DPH. Neuvádzate na nich však samotnú DPH, tú totiž odberateľom ako neplatitelia nefakturujete.

Pečiatka ani podpis nie sú povinnosťou

Žiadny zákon vám nepredpisuje povinnosť opatriť svoje faktúry pečiatkou alebo podpisom. Jedine v prípade, že vediete účtovníctvo, musí faktúra ako účtovný doklad obsahovať aj podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke. A aj to len vtedy, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov. Uvedenú povinnosť opatriť faktúru podpisom je však potrebné chápať tak, že si ju musí splniť ten, kto na základe faktúry účtuje. Znamená to, že v momente vystavenia faktúry ako dodávateľ nemusíte faktúru podpisovať, ale túto povinnosť si môžete splniť až vtedy, keď o nej budete účtovať. Váš odberateľ si tiež prijatú faktúru opatrí vlastným podpisom vtedy, keď o nej bude účtovať.

Proforma faktúra

Proforma alebo zálohová faktúra vyzerá rovnako ako skutočná faktúra, ale nie je účtovným dokladom a nemá žiadny vplyv na účtovníctvo. V prípade, že príjemca proforma faktúry zaplatí danú sumu, dodávateľ má povinnosť vystaviť skutočnú faktúru.

Na proforma faktúre preto nesmú chýbať predovšetkým informácie o tom, že toto nie je daňový doklad.

Náležitosti zálohovej faktúry už sú potom na vás, pretože plnia predovšetkým informatívny účel pre klienta. Čím viac informácií na nej poskytnete, tým lepšie.

Pokiaľ si stále nie ste istí, čo by na vašej faktúre nemalo chýbať, pomôže vám iDoklad. Stačí vyplniť údaje o svojej firme a nikdy sa vám nestane, že by na faktúre chýbalo niečo, čo tam má podľa zákona byť. Či už ste platiteľ alebo neplatiteľ DPH. Môžete tiež nahliadnuť do článku o správnej fakturácii, v ktorom okrem presného postupu, ako vystaviť faktúru, zistíte aj všetky ďalšie potrebné náležitosti.