Čo musí obsahovať vydaná faktúra a ako s ňou pracovať v účtovníctve

Vydaná faktúra je základný doklad, s ktorým pracuje každý podnikateľ. S ich pomocou stanovujete svoje príjmy, a teda aj výšku dane. Náležitosti tohto dokladu sa ale výrazne líšia. Záleží na tom, či ho vystavuje neplatiteľ alebo platiteľ DPH a či vedie účtovníctvo.

Znamená to, že inak vyzerá faktúra vystavená od:

• neplatiteľov DPH, ktorí vedú daňovú evidenciu alebo si uplatňujú paušálne výdavky,
• neplatiteľov DPH, ktorí vedú (jednoduché alebo podvojné) účtovníctvo,
• platiteľov DPH.

Vydaná faktúra v daňovej evidencii

S najmenším množstvom požiadaviek na podobu faktúry vydanej sa stretnete v prípade, že ste neplatiteľmi DPH a nevediete účtovníctvo. Bez ohľadu na to, či si uplatňujete výdavky percentom z príjmov alebo využívate daňovú evidenciu.

Podoba dokladu sa v týchto prípadoch riadi Obchodným zákonníkom, konkrétne zákonom č. 513/1991 Zb. Stanovuje, že vydaná faktúra musí obsahovať:

• meno a priezvisko dodávateľa (v prípade SZČO),
• názov dodávateľa (v prípade právnickej osoby),
• fakturačnú adresu (miesto podnikania fyzickej osoby alebo sídlo právnickej osoby),
• právnu formu právnickej osoby, ak ide o právnickú osobu,
• IČO (identifikačné číslo organizácie), ak je podnikateľovi pridelené,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, (obchodný register, živnostenský register a podobne) a číslo zápisu.

Ostatné údaje povinné nie sú.

Napriek tomu je vhodné na vystavenú faktúru doplniť ešte ďalšie informácie. Pomôžu vám udržať lepší poriadok v dokladoch a vyriešia prípadné nedorozumenia pri kontrolách z daňového úradu.

Medzi nepovinné informácie patria:

• údaje o odberateľovi (v rovnakom rozsahu ako údaje o dodávateľovi),
• označenie dokladu (napríklad Faktúra č. 20220123),
• popis tovaru alebo služby, za ktoré ste faktúru vystavili,
• celková fakturovaná čiastka, prípadne cena za merné jednotky s uvedením ich množstva,
• dátum vystavenia faktúry
• a informácie, že nie ste platiteľ DPH.

Uviesť môžete aj dátum splatnosti faktúry, ak je kratšia ako 60 dní (maximálna lehota daná Obchodným zákonníkom).

Ako neplatitelia DPH si pritom musíte strážiť skutočný dátum uhradenia faktúry. Najmä, ak ste ju vydali na konci roka. Tento dátum je totiž dôležitý pre stanovenie príjmov v daňovom priznaní.

Pokiaľ teda doklad vystavíte napríklad 30.12.2021 a klient faktúru zaplatí 3.1.2022, započítate ju až do príjmov za rok 2022.

Vydaná faktúra v účtovníctve

Ak vediete účtovníctvo, povinných údajov pribúda. Vystavená faktúra musí obsahovať:

• meno a priezvisko dodávateľa (v prípade SZČO),
• názov dodávateľa (v prípade právnickej osoby),
• fakturačnú adresu ( miesto podnikania fyzickej osoby alebo sídlo právnickej osoby),
• právnu formu právnickej osoby, ak ide o právnickú osobu,
• IČO (identifikačné číslo organizácie), ak je podnikateľovi pridelené,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, (obchodný register, živnostenský register a podobne) a číslo zápisu,
• údaje o odberateľovi (v rovnakom rozsahu ako údaje o dodávateľovi),
• označenie dokladu (napríklad Faktúra č. 20220123),
• popis tovaru alebo služby, za ktoré ste faktúru vystavili,
• celková fakturovaná čiastka, prípadne cena za merné jednotky s uvedením ich množstva,
• dátum vystavenia faktúry,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vystavenia faktúry,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Samozrejme môže obsahovať aj ďalšie nepovinné údaje spomenuté vyššie. Napríklad dátum splatnosti faktúry alebo informáciu, že nie ste platiteľ DPH.

Najväčší rozdiel pri vedení podvojného účtovníctva v porovnaní so situáciou, kedy vediete daňovú evidenciu, uplatňujete si výdavky percentom z príjmov alebo vediete jednoduché účtovníctvo, sa ale vzťahuje na daňové priznanie. Pokiaľ vediete podvojné účtovníctvo, nie je pre vás smerodajný dátum platby, ale dátum skutočného plnenia.

Pokiaľ ste teda službu alebo tovar klientovi dodali v roku 2021, spadajú tieto príjmy práve do tohto obdobia. Bez ohľadu na to, kedy na váš účet dorazila úhrada faktúry.

Platí tu totiž takzvaný akruálny princíp. Toto pravidlo hovorí, že náklady a výnosy musíte zúčtovať v roku, ku ktorému sa vecne a časovo vzťahujú. Týka sa to tak neplatiteľov, ako aj platiteľov DPH.

Vydaná faktúra u platiteľov DPH

U platiteľov DPH sa pojmom faktúra obvykle myslí daňový doklad. Jeho podobu určuje § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

Podľa neho musia byť na vystavenej faktúre nasledujúce údaje:

• meno a priezvisko (v prípade SZČO) alebo názov (v prípade právnickej osoby) dodávateľa, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho IČ DPH, pod ktorým tovar alebo službu dodal,
• meno a priezvisko (v prípade SZČO) alebo názov (v prípade právnickej osoby) odberateľa, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho IČ DPH, pod ktorým mu bol tovar alebo služba dodaná,
• poradové číslo faktúry,
• dátum vyhotovenia faktúry,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ DPH pre každú sadzbu DPH, jednotkovú cenu bez DPH,
• uplatnenú sadzbu DPH alebo oslobodenie od DPH,
• výšku DPH spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.

Pokiaľ je plnenie oslobodené od dane, alebo daň priznáva váš klient, nemusíte uvádzať výšku a sadzbu dane.

Naopak v prípade, že použijete niektorý zo zvláštnych režimov DPH, pridávate na vydanú faktúru informáciu, akého režimu sa týka.

Príslušné informácie musíte na doklade uviesť aj v prípade, že:

• faktúru vyhotovuje odberateľ,
• dodanie je oslobodené od dane,
• využívate prenesenie daňovej povinnosti a DPH platí odberateľ,
• ako zahraničná osoba ste zastúpená daňovým zástupcom
• alebo dodávate nový dopravný prostriedok do iného členského štátu EÚ.

Vydaná faktúra a identifikovaná osoba

Špeciálna situácia je u osoby registrovanej pre DPH (resp. osoby identifikovanej pre DPH). Teda u neplatiteľa DPH, ktorý sa musí k DPH registrovať napríklad kvôli poskytovaniu/nadobúdaniu služby do/z krajín Európskej únie alebo nadobúdaniu tovaru z krajín Európskej únie.

Faktúry vystavené identifikovanou osobou musia spĺňať rovnaké náležitosti ako daňové doklady od platiteľa DPH. Jediným rozdielom je, že neuvádzate DPH.

Ako neplatiteľ DPH ju totiž klientom neúčtujete.

Fakturačná služba vám so všetkým pomôže

Požiadavky na vydané faktúry sú teda u rôznych podnikateľov odlišné. Našťastie situácia nie je taká zložitá, ako sa môže na prvý pohľad zdať. Existujú totiž nástroje, ktoré správnu podobu faktúr postrážia za vás.

Takouto službou je napríklad fakturačný program iDoklad. Stačí doň zadať niekoľko základných údajov a postará sa o to, aby na vašich dokladoch boli všetky potrebné údaje. Vám potom stačí len doplniť odberateľov, cenu a fakturované tovary alebo služby.