Čo je zálohová faktúra a ako ju využívajú platitelia i neplatitelia DPH

Čo je zálohová faktúra

Zálohovú faktúru vystavujete, keď chcete, aby vám klient zaplatil vopred časť peňazí za ponúkaný produkt alebo službu. Máte tak väčšiu istotu, že vám klient nezruší dohodnutú zákazku, na ktorej ste už začali pracovať, alebo že aspoň jej časť zaplatí zálohou.

Stretnúť sa môžete aj s označením proforma faktúra. Toto pomenovanie sa obvykle používa, keď chcete vopred zaplatiť celú čiastku, nie len jej časť. Často sa ale proforma a zálohová faktúra používajú ako synonymá.

Kedy vystaviť zálohovú faktúru

Zálohové faktúry sa používajú hlavne pri:

• službách,
• výrobkoch na mieru
• a rozsiahlejších projektoch, ktorých dodanie trvá dlhšiu dobu.

Pokiaľ predávate hotový tovar, zálohovú faktúru najskôr vystavovať nebudete. Keď ale musíte na jeho výrobu nakúpiť drahší materiál alebo na produkte budete pracovať niekoľko týždňov či mesiacov, potom je zálohová faktúra vhodným riešením. Vyhnete sa tomu, že do projektu investujete financie aj svoju energiu a zákazník vám nakoniec nezaplatí.

Vyžiadať si vopred môžete ľubovoľnú čiastku, prípadne môžete v rôznych fázach projektu vydať postupne niekoľko zálohových faktúr.

TIP: Ujasnite si, aké sú druhy faktúr a kedy ich môžete vystaviť.

Ako na zálohovú faktúru

Zálohovú faktúru vystavíte:

• ručne,
• vo Worde alebo Exceli či podobnom editore,
• vo fakturačnom alebo účtovnom programe.

S vystavovaním zálohových aj iných faktúr vám pomôže fakturačný program iDoklad. Na pár kliknutí vygenerujete doklad obsahujúci všetky potrebné údaje.

Jej podoba nie je daná zákonom. Odporúčame ale aj pri zálohovej faktúre uvádzať všetky náležitosti ako na bežných faktúrach – teda:

• slovné a číselné označenie dokladu,
• údaje o dodávateľovi a príjemcovi,
• fakturovaný tovar alebo službu,
• fakturovanú čiastku,
• dátum vystavenia a splatnosti,
• a navyše informáciu, že nejde o daňový doklad.

TIP: Pripomeňte si, aké údaje uvádzať na faktúry.

Zálohová faktúra u platiteľov a neplatiteľov DPH

Čo znamená, že zálohová faktúra nie je daňovým ani účtovným dokladom? Zjednodušene, že sa z nej neodvádza DPH a ani sa neúčtuje, pretože na základe nej nedochádza ešte k žiadnemu zdaniteľnému obchodu a ani účtovnému prípadu (nikto ešte nikomu nič nedodal ani nezaplatil). To však už samozrejme neplatí o tom, keď nastane inkaso zálohovej faktúry.

Preto sú zálohové faktúry dôležité najmä pre platiteľa DPH. Pri vystavení bežnej faktúry totiž podnikateľ musí z fakturovanej čiastky odvádzať DPH – aj keď mu odberateľ faktúru neuhradí. Nezaplatenú zálohovú faktúru ale jednoducho stornujete alebo zmažete a DPH neplatíte.

Zálohové faktúry uľahčia podnikanie aj neplatiteľom DPH. Pre nich sú hlavne poistkou proti neuhradeným faktúram. Najmä pre menších podnikateľov s nižším kapitálom by totiž jedna väčšia nezaplatená zákazka mohla znamenať aj koniec podnikania. Zaplatenie zálohy navyše znižuje riziko, že si klient nákup rozmyslí.

TIP: Prečítajte si, ako vymáhať nezaplatenú faktúru.

Vyúčtovanie zálohovej faktúry

Všetky vydané zálohové faktúry evidujte. Po dodaní tovaru alebo služby potom vystavíte vyúčtovaciu faktúru, na ktorej uvediete:

• celkovú čiastku za produkt alebo službu,
• čiastku, ktorú už klient zaplatil ako zálohu,
• a sumu, ktorú zostáva uhradiť (tu môže byť aj 0 eur, pokiaľ preddavkami zaplatil celú sumu).

Vyúčtovacia faktúra už na rozdiel od zálohovej účtovným a daňovým dokladom je, platiteľ DPH z celkovej fakturovanej čiastky daň odvádza. V niektorých prípadoch ešte pred vystaveným vyúčtovacej faktúry musí vystaviť daňový doklad k prijatej platbe a z neho odviesť DPH.