Čo je variabilný symbol a ako ho uvádzať na faktúre

S variabilným symbolom sa každý podnikateľ bežne stretáva na faktúrach vydaných aj prijatých. Hoci je táto položka nepovinná, existujú u nej pravidlá a odporúčania, ktorých by ste sa mali držať.

Pomocou vhodného variabilného symbolu totiž príjemcovi faktúry zjednodušíte zadávanie platby. Vám potom tento údaj uľahčí spárovanie platby s konkrétnym dokladom.

Čo je variabilný symbol

Najprv treba vysvetliť, čo presne je variabilný symbol.

Je to označenie platby, vďaka ktorému zistíte, k akému dokladu sa úhrada vzťahuje. Informuje vás tak, že odberateľ danú faktúru skutočne zaplatil.

Na niektorých dokladoch aj v komunikácii s dodávateľmi a odberateľmi sa tento údaj označuje skratkou VS. Pokiaľ teda na prijatej faktúre objavíte tieto dve písmená, zadajte pri platbe uvedený kód do poľa pre variabilný symbol.

Keď variabilný symbol pri platbe nezadáte alebo ho zadáte zle, hrozí, že si dodávateľ prichádzajúcu platbu s daným dokladom nespáruje. A bude požadovať opätovné preplatenie faktúry.

Problém je to najmä pri úhrade tovaru či služieb od veľkých spoločností, ktoré každý mesiac vystavujú faktúry pre stovky či tisíce klientov. Dohľadať potom zodpovedajúci doklad bez variabilného symbolu je takmer nemožné. Najmä pokiaľ zákazníkom dodávajú rovnaké služby a účtujú za ne rovnaké čiastky.

Týka sa to napríklad platieb mobilným operátorom, zdravotným poisťovniam, ale aj platieb sociálneho poistenia.

Aj u menších firiem však môže opomenutie variabilného symbolu pri platbe spôsobiť pomerne veľké komplikácie. Pokiaľ sa teda niečo také stane, je potrebné, aby odberateľ obratom kontaktoval dodávateľa. Spoločne potom môžu príslušnú platbu nájsť a správne zaevidovať.

Správne zadaný variabilný symbol vám pomôže aj v prípade, že k vám príde kontrola z daňového úradu. Ľahko totiž preukážete to, k akým dokladom sa jednotlivé platby vzťahujú. A predídete tak možným problémom.

Ako má variabilný symbol vyzerať

Napriek tomu, že nemáte povinnosť variabilný symbol na faktúrach uvádzať, existujú pravidlá, ktoré určujú jeho podobu. Pokiaľ teda tento údaj na faktúre použijete, pamätajte, že:

• musí obsahovať len číslice
• a musí mať maximálne 10 znakov.

Najjednoduchšie pre vás aj pre odberateľov je použiť ako variabilný symbol číslo objednávky alebo faktúry.

Účtovné a fakturačné systémy totiž dokážu variabilný symbol automaticky prevziať práve z čísla faktúry či objednávky. Nemusíte tak tento údaj dopĺňať ručne.

Odberatelia sú navyše na túto logiku pri variabilnom symbole zvyknutí. Vďaka tomu sa znižuje riziko, že zadajú nesprávny údaj a vy platbu nespárujete.

Typický variabilný symbol tvorí rok a poradové číslo faktúry alebo objednávky. Znamená to, že vyzerá napríklad takto: 20220065.

Rodné číslo radšej nepoužívajte 

Niektoré spoločnosti používajú ako variabilný symbol aj rodné číslo klienta alebo jeho referenčné číslo. Tieto možnosti sú ale trochu problematické.

Použitie rodného čísla totiž môže byť v rozpore s ochranou osobných údajov.

Rovnako ako pri referenčnom čísle klienta navyše hrozí, že umožní spárovanie iba s daným klientom – nie s konkrétnym dokladom. Napríklad keď zákazníkovi vystavujete v danom období viac dokladov.

Naopak, ak klientom posielate každý mesiac iba jednu faktúru, napríklad za nájom, môže pre vás byť využitie referenčného čísla výhodné. Nemusíte totiž vytvárať zakaždým nový variabilný symbol. Zároveň platbu ľahko spárujete.

To, aký variant zvolíte, závisí teda najmä na vašich potrebách a počte vystavených dokladov. Pamätajte však, že variabilný symbol musí vždy umožňovať jednoznačné spárovanie platby s vystaveným dokladom.