Ako správne viesť knihu jázd

Využívate na podnikanie auto, ktoré máte vo vlastníctve, prenajaté alebo vypožičané? Potom by ste si mali viesť knihu jázd. Prečítajte si, kto ju musí viesť a aké údaje do nej patria.

Kniha jázd môže mať papierovú aj elektronickú podobu a slúži na evidovanie údajov o prevádzke vozidla, ktoré máte vo vlastníctve, prenajaté alebo vypožičané a ktoré využívate na podnikanie.

Kedy potrebujete knihu jázd

Odpoveď na otázku, či potrebujete knihu jázd, závisí predovšetkým od toho, či ste alebo nie ste platiteľom DPH a akým spôsobom si uplatňujete daňové výdavky, prípadne akým spôsobom si uplatňujete výdavky na spotrebované pohonné látky.

Pokiaľ nie ste platiteľom DPH a v daňovom priznaní si uplatňujete výdavky percentom z príjmov (paušálne výdavky), kniha jázd sa vás netýka. Ak ale nie ste platiteľom DPH a vediete účtovníctvo alebo daňovú evidenciu, z ktorých počítate skutočné výdavky, potrebujete evidovať aj prevádzku automobilu využívaného na podnikanie. Knihu jázd však musíte ako neplatiteľ DPH viesť pri uplatňovaní skutočných výdavkov len v tom prípade, ak si výdavky na spotrebované pohonné látky uplatňujete podľa cien platných v čase ich nákupu prepočítané podľa spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze.

Existujú vôbec prípady, kedy podnikatelia, ktorí nie sú platiteľmi DPH a neuplatňujú si výdavky percentom z príjmov (paušálne výdavky), knihu jázd viesť nemusia? Knihu jázd nemusíte viesť pri uplatňovaní skutočných výdavkov vtedy, ak si výdavky na spotrebované pohonné látky uplatňujete jedným z ďalších alternatívnych spôsobov, a to:

• na základe dokladov o nákupe pohonných látok najviac do výšky vykázanej z prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel (kniha jázd je vedená automaticky),
• vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok za zdaňovacie obdobie primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia.

Okrem toho samozrejme nemusia viesť knihu jázd ani tí podnikatelia, ktorí automobil využívajú osobne a neuplatňujú si výdavky na pohonné hmoty ako daňovo uznateľný náklad. Ak je automobil iba čiastočne využívaný na ekonomickú činnosť a čiastočne na osobnú spotrebu a chcete si uplatňovať výdavky na pohonné hmoty ako daňovo uznateľný náklad, potom ste povinný riadiť sa jedným zo spomínaných troch spôsobov uplatňovania výdavkov na spotrebované pohonné látky (kniha jázd, satelitný systém sledovania prevádzky vozidla, paušálne výdavky).

Pokiaľ ako podnikateľ ste platiteľom DPH, tak na účely pomerného odpočítania DPH z nákupu pohonných látok musíte vedieť určiť rozsah použitia pohonných látok na účely svojho podnikania a na iný účel ako na podnikanie. Preto ako platiteľ DPH musíte viesť knihu jázd (manuálne alebo automaticky pomocou prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel) bez ohľadu na spôsob preukazovania svojich výdavkov na účely dane z príjmov (účtovníctvo, daňová evidencia, paušálne výdavky). Uvedené pre vás ako platiteľa DPH neplatí jedine v tom prípade, ak si výdavky na spotrebované pohonné látky do daňových výdavkov uplatňujete vo forme paušálnych výdavkov a na účely odpočítania DPH nemôžete preukázať rozsah použitia pohonných látok na účely svojho podnikania a na iný účel ako na podnikanie. Vtedy knihu jázd viesť nemusíte a DPH z kúpy pohonných látok si môžete odpočítať do výšky paušálnych výdavkov.

Čo do knihy jázd patrí

Mali by ste evidovať každú cestu a uvádzať:

• dátum,
• čas odchodu a príchodu – začatie a ukončenie cesty autom,
• destináciu – odkiaľ ste vyšli a kam ste išli,
• účel – z akého dôvodu ste cestu podnikli,
• prejdené kilometre – počiatočný a konečný stav tachometra,
• údaje o čerpaní pohonných hmôt – uveďte počet litrov a cenu.

Pripojte tiež informácie o vozidle:

• typ automobilu,
• evidenčné číslo automobilu (ŠPZ),
• priemernú spotrebu pohonných hmôt z osvedčenia o evidencii.

Informácie o ceste zapíšte do knihy jázd ihneď po návrate. Spätne vám totiž môžu vypadnúť z pamäte dôležité detaily.

Papierovo, alebo elektronicky?

Kniha jázd môže vyzerať rôzne. Ako dobrý vzor vám poslúžia predtlačené tlačivá (formuláre), ktoré zaobstaráte napríklad v papiernictve, ale dáta môžete vyplňovať aj do bežného zošita.

Pohodlnejším riešením ako papierový formulár pre knihu jázd je elektronická evidencia. Nemôžete ju stratiť a vyplňovanie je oveľa prehľadnejšie. Napríklad s modulom Kniha jázd účtovného programu Money S3.