Ako na fyzickú inventúru skladu v e-shope

Inventarizácia vo všeobecnosti posudzuje skutočný a účtovný stav majetku, záväzkov a vlastného imania vo firme. V malom e-shope, papiernictve aj vo veľkom sklade. Pozrieme sa na jej súčasť, na inventúru fyzickú, pri ktorej zisťujete skutočný stav majetku, napríklad počítaním položiek v sklade.

Zásadné je, že inventúra je povinná pre podnikateľov, ktorí vedú účtovníctvo. Urobiť si inventúru ale nie je od veci aj pre všetkých ostatných.

Príprava na fyzickú inventúru skladu

Je potrebné rozlišovať pojmy inventúra a inventarizácia. Zatiaľ čo inventúra zahŕňa len zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a vlastného imania, tak inventarizácia následne tento skutočný stav porovnáva s účtovným stavom a vyvodzuje dôsledky z prípadne zistených rozdielov. Inventarizácia sa vykonáva k okamihu, ku ktorému zostavujete účtovnú závierku. Môže ísť o inventúru riadnu, ale aj mimoriadnu, napríklad pri ukončení podnikateľskej činnosti alebo vyhlásení konkurzu.

Inventúra skladu je náročná na čas aj logistiku, plánujte ju zavčas. Preškoľte pracovníkov, ktorí budú mať kontrolu na starosti, nech vedia, ako postupovať. Prácu uľahčíte aj využitím čiarových kódov alebo RFID čipov pri položkách – stačí ich len nasnímať a potom sa údaje prepoja aj s účtovnými systémami.

Pri akejkoľvek nejasnosti pri plánovaní inventúry majetku odporúčame, nech sa poradíte s odborníkom. S audítorom alebo daňovým poradcom.

Ako sa robí inventúra majetku

Skutočné stavy majetku hmotnej a nehmotnej povahy sa bežne zisťujú:

• počítaním,
• meraním,
• vážením.

Do majetku fyzickej inventúry patrí dlhodobý hmotný a nehmotný majetok, zásoby, pokladnica a ceniny. Teda všetok majetok, u ktorého zistíte množstvo. Tam, kde je to možné, používa sa kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry.

• Pri inventúre dlhodobého hmotného a nehmotného majetku vopred identifikujte cudzí majetok vo firme (ktorý máte napríklad prenajatý či zapožičaný) a zabráňte jeho premiestňovaniu. Inventúra dlhodobého majetku má špecifikum: každá položka je unikátna a označená napríklad výrobným číslom.
• Pri fyzickej inventúre zásob zisťujete skutočný počet zásob vo vopred určených jednotkách. Hodnotí sa tiež to, či sú poškodené.
• Pokiaľ máte peňažné prostriedky v hotovosti (pokladňu) alebo ceniny (napríklad poukážky), vykonávate u nich inventúru tiež.

Výstupom inventúry majetku je inventúrny súpis – účtovný záznam, ktorý obsahuje špecifiká určené zákonom o účtovníctve, napríklad popis inventarizovaného majetku alebo podpisové záznamy osôb zodpovedných za vykonanie inventúry.

Výsledok skutočného stavu majetku následne porovnáte so stavom evidovaným v účtovníctve. Aj preto je dôležité, nech máte pred začiatkom fyzickej inventúry zaúčtované všetky doklady, ktoré súvisia s pohybom majetku – predídete tak zbytočným zmätkom.

Inventúra nie je len povinnosť

Inventúra je povinná pre podnikateľov, ktorí vedú účtovníctvo. Vnímajte ju aj ako príležitosť na posunutie podnikania alebo úpravu procesov vo firme – dokáže totiž odhaliť slabiny. Môže pomôcť vyriešiť problémy s cash flow alebo vás nasmeruje k efektívnejšiemu rozdeleniu financií.

Výsledkom inventúry je ideálne vyrovnaný skutočný stav majetku, záväzkov a vlastného imania s účtovným stavom majetku, záväzkov a vlastného imania. Reálne ale obvykle objavíte manko (záporný rozdiel) alebo prebytok. Výsledky potom musíte zaúčtovať v účtovníctve ako náklady či výnosy, nech evidovaný stav zodpovedá skutočnosti.

Pokiaľ inventúra skladu vyjde horšie, než ste čakali, môžete výsledok využiť ako jeden z ukazovateľov kvality práce svojich zamestnancov. Zistíte možno, že dochádza napríklad k častému poškodzovaniu tovaru, nesprávnej práci s materiálom a niekedy aj krádežiam.