Ako legálne znížiť základ dane pomocou daňovo uznateľných výdavkov

Čím vyššie výdavky máte, tým nižšia je vaša daňová povinnosť. Pokiaľ vediete daňovú evidenciu alebo účtovníctvo, môžete si základ dane znížiť o daňovo uznateľné výdavky (náklady). SZČO uplatňujúce výdavky paušálne túto možnosť bohužiaľ nemajú. Pozrite sa, aké výdavky sa radia medzi daňovo uznateľné, a znížte si svoju daňovú záťaž.

Čo sú daňovo uznateľné výdavky a náklady

Zákon umožňuje daňovníkom znížiť si základ dane o výdavky, resp. náklady. O výdavkoch sa hovorí v súvislosti s daňovníkmi, ktorí vedú daňovú evidenciu alebo jednoduché účtovníctvo (napríklad SZČO), a o nákladoch v prípade daňovníkov vedúcich podvojné účtovníctvo (napríklad s. r. o.). Keď dôjde na daňovú uznateľnosť, platia pre obe skupiny rovnaké (či veľmi podobné) pravidlá, a preto budeme v článku pre zjednodušenie používať pojem daňová uznateľnosť výdavkov.

Sú všetky výdavky daňovo uznateľné

Nie všetky výdavky, ktoré podnikatelia uskutočňujú, si môžete automaticky odpočítať z daní. Daňovo uznateľné výdavky musia splniť všetky nasledujúce podmienky:

• súvislosť so zdaniteľným príjmom (výdavky musia priamo súvisieť s chodom podnikania a byť vynaložené za účelom dosiahnutia, zabezpečenia alebo udržania zdaniteľných príjmov),
• preukázateľnosť (musíte byť schopný preukázať, za čo ste komu vy zaplatili),
• evidencia (výdavok musíte mať zachytený v daňovej evidencii alebo v účtovníctve).

Daňová poradkyňa Ing. Lucie Kořínková pre úplnosť dodáva: „V neposlednom rade nesmie ísť o výdavok, ktorý je zákonom výslovne z daňovo uznateľných výdavkov vylúčený, hoci inak spĺňa všetky ostatné doteraz uvedené podmienky.“ Sem radíme napr. výdavky na reprezentáciu, o ktorých si povieme neskôr.

Čo sa považuje za typické daňovo uznateľné výdavky SZČO a firiem

Do tejto skupiny patria najmä bežné prevádzkové výdavky ako sú:

• nákup materiálu na výrobu,
• nákup kancelárskych potrieb,
• mzdy,
• prenájom za priestory na podnikanie,
• spotreba energie,
• účtovné a daňové služby.

„Najdôležitejšie je, aby ste v prípade daňovej kontroly boli schopný vynaloženie výdavkov v súvislosti s ekonomickou činnosťou preukázať pred správcom dane,“ uvádza daňová poradkyňa Ing. Lucia Kořínková. Ťažko si ako kaderník či kaderníčka zaobstaráte stroj na rezanie dreva, ibaže by vašou druhou činnosťou bola výroba detského dreveného nábytku.

Ďalšie možnosti, ako si znížite základ dane

Nasledujúce výdavky sú za dodržania stanovených podmienok tiež daňovo uznateľné, ale nie každý podnikateľ to vie. Niektoré z nich môžete uplatniť ako výdavky v plnej výške a iné iba čiastočne.

Reklamné a propagačné predmety

Najčastejšie sa stretnete s hrnčekmi, ceruzkami, kalendármi a podobnými reklamnými predmetmi. Do výdavkov si ich môžete dať v prípade, že ich hodnota nepresiahne 17 eur bez DPH za kus u platiteľa DPH, resp. 17 eur vrátane DPH za kus u neplatiteľa DPH.

Ak si necháte vyhotoviť mikinu, ktorá bude stáť 20 eur bez DPH, čiastku si zo základu dane odpočítať nemôžete (ani čiastočne).

Tabakové výrobky sa za reklamné predmety považujú len u daňovníka, u ktorého je výroba tabakových výrobkov hlavným predmetom činnosti. Podobne, alkoholické nápoje sa za reklamné predmety považujú u daňovníka, u ktorého je výroba alkoholických nápojov hlavným predmetom činnosti. U ostatných daňovníkov môžu byť alkoholické nápoje považované za reklamný predmet jedine v prípade vína, avšak v úhrnnej výške najviac 5 % zo základu dane.

Darčekové reklamné poukážky nikdy nie sú reklamným predmetom a teda ani daňovým výdavkom.

Nealkoholické nápoje na pracovisku

Pri nápojoch ešte chvíľu zostaneme. Zamestnávateľ je povinný zabezpečovať zamestnancom pitný režim, ak to vyžaduje ochrana ich života alebo zdravia. Zaistenie pitného režimu zamestnancov na pracovisku v podobe obyčajnej pitnej vody sa považuje za plne daňovo uznateľný výdavok.

Iné spôsoby zabezpečenia pitného režimu môžu byť daňovým výdavkom len vtedy, ak povinnosť ich zabezpečenia pre zamestnávateľa vyplýva z vyhlášky Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 99/2016 Z. z. o podrobnostiach o ochrane zdravia pred záťažou teplom a chladom pri práci. Podľa nej je napríklad po splnení určitých podmienok zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi na svoje náklady pri záťaži teplom minerálne nápoje a pri záťaži chladom nápoje, prostredníctvom ktorých sa dopĺňa strata tepla. V takýchto prípadoch by napríklad minerálne vody a čaje boli daňovo uznateľným výdavkom.

Pracovné odevy, ochranné pomôcky a údržba s nimi spojená

Za daňovo uznateľné výdavky sa považujú pracovné odevy, ktoré slúžia výhradne na pracovné účely. „To znamená, že napríklad s kuchárskymi rondónmi alebo montérkami problém nebude. Problém by mohol naopak nastať pri spoločenských odevoch. Ide totiž o oblečenie, ktoré je možné využiť aj mimo práce,“ upresňuje daňová poradkyňa Ing. Lucia Kořínková. V takom prípade sa za daňovo uznateľné výdavky považujú len také odevy, pri ktorých zamestnávateľ v internom predpise ustanoví povinnosť ich používania ako jednotného pracovného ošatenia v pracovnom procese, ustanoví rozsah a ďalšie podmienky na ich poskytovanie a vymedzí ich charakter a podobu. Zároveň musí byť toto jednotné pracovné ošatenie trvale a viditeľne označené identifikačnými znakmi zamestnávateľa, čím sa vylúči jeho zameniteľnosť s bežným občianskym alebo spoločenským oblečením (napríklad trvalé našitie alebo nažehlenie obchodného mena alebo loga zamestnávateľa na všetkých súčastiach oblečenia z jeho lícnej strany).

Osobné ochranné pracovné prostriedky sú taktiež daňovo uznateľným nákladom. Ich poskytnutie a používanie záleží na povahe obchodnej činnosti. V súvislosti s koronavírusom ide napr. o zabezpečenie rúšok a respirátorov na pracovisku, dezinfekcie a ďalších ochranných pomôcok. Ideálne bude, ak stanovíte systém a intervaly pre údržbu a prideľovanie odevov aj osobných ochranných pracovných prostriedkov pomocou vnútorného predpisu.

Manka a škody

Ak dôjde k manku v pokladni alebo k škode na sklade a predpíšete ju k náhrade zodpovednému zamestnancovi, ide o daňovo uznateľný výdavok do výšky prijatej náhrady. Rovnako sa za daňovo uznateľné položky považujú škody vzniknuté v dôsledku živelných pohrôm (nie sú spôsobené ľudským faktorom) a škody spôsobené neznámym páchateľom (túto skutočnosť musí vyšetriť a potvrdiť polícia).

Pokuty, penále a úroky z omeškania

Najprv rozlíšte, či sa jedná o zmluvné sankcie plynúce z dodávateľsko-odberateľských vzťahov, alebo o nezmluvné sankcie od verejných inštitúcií.

Pokiaľ zaplatíte neskoro za faktúru od dodávateľa a nedodržíte tým podmienky stanovené v zmluve, vzniknuté sankcie sa radia medzi daňovo uznateľné výdavky (avšak až po ich zaplatení). Sankcie, ktoré vám vymeria daňový úrad, Sociálna poisťovňa, zdravotná poisťovňa alebo polícia, sú za každých okolností daňovo neuznateľnými výdavkami.

Čo súkromná spotreba?

Predstavte si situáciu, kedy si ako SZČO zaobstaráte notebook, ktorý slúži pre podnikanie aj pre osobnú spotrebu. Ako je to s daňovou uznateľnosťou v tomto prípade? Poradí daňová poradkyňa Ing. Lucie Kořínková: „Ak nie sú výdavky 100 % využité na ekonomickú činnosť, mali by ste ich krátiť zodpovedajúcim spôsobom. Do nákladov ich teda uplatníte čiastočne.“ Napr. ak notebook používate zo 60 % na podnikanie a zo 40 % na súkromné účely, potom si uplatníte ako daňový výdavok iba 60 % z celkovej ceny notebooku.

Okrem toho je tu aj iná možnosť. Výdavky na obstaranie, technické zhodnotenie, prevádzkovanie, opravy a udržiavanie majetku, ktorý je využívaný aj na súkromné účely, si môžete uplatniť vo forme paušálnych výdavkov vo výške 80 %. A to bez ohľadu na skutočnosť, v akom pomere sa tento majetok skutočne využíva na súkromné účely. V tomto prípade nie je potrebné preukazovať pomer používania majetku na podnikanie a na súkromné účely.

A pokiaľ nie je výdavok preukázateľne vôbec zviazaný s podnikateľskou činnosťou, do výdavkov ho rozhodne nedávajte.

Pozor na časové hľadisko

Pokiaľ uskutočňujete nákupy ku koncu roka, dajte si pozor na to, aké výdavky (resp. náklady) si môžete v danom zdaňovacom období uplatniť. Zákon stanovuje rozdielne podmienky pre fyzické a právnické osoby.

Všeobecne možno povedať, že pre subjekty vedúce daňovú evidenciu alebo jednoduché účtovníctvo je výdavok daňovo uznateľný vždy v tom období, v ktorom bol skutočne zaplatený, a to bez ohľadu, ku ktorému obdobiu sa vzťahuje. Predstavte si, že vediete daňovú evidenciu a ako stolár v decembri 2021 objednáte a uhradíte zásoby laku. Objednávka dorazí až v januári nasledujúceho roku. Rozhodujúci je v tomto prípade okamih úhrady, preto sa bude daňovo uznateľný výdavok vzťahovať k roku 2021.

Ak vediete podvojné účtovníctvo, tak všeobecne platí, že výdavok je všeobecne daňovo uznateľný v tom období, s ktorým vecne a časovo súvisí, a to bez ohľadu na to, či a prípadne kedy bol zaplatený. Ak by stolár viedol podvojné účtovníctvo a išlo by o rovnakú situáciu ako v predchádzajúcom odseku, ku skutočnej spotrebe laku by došlo najskôr v januári 2022. Preto by stolár mohol tento náklad vykázať ako daňovo uznateľný až v tomto roku.

Existujú však výnimky – napríklad náklady, ktoré sú daňovým výdavkom až po ich zaplatení. Vymenované sú v § 17 ods. 19 zákona o dani z príjmov. Patria sem napríklad výdavky na nájomné za prenájom hnuteľnej veci alebo nehnuteľnosti, výdavky na marketingové štúdie, výdavky na provízie za sprostredkovanie u prijímateľa služby, výdavky na právne služby, účtovnícke služby, poradenské služby v oblasti podnikania. V prípade, že teda napríklad nájomné za december 2021 zaplatíte až v januári 2022, bude možné tieto náklady považovať za daňovo uznané až v roku 2022.

Ktoré daňové výdavky sú vždy neuznateľné?

Zákon o dani z príjmov vymedzuje daňovo neuznateľné náklady v § 21. Zahŕňajú nielen výdavky na osobnú spotrebu podnikateľa a nezmluvné sankcie od verejných inštitúcií. Aké ďalšie výdavky si nemôžete odpočítať od základu dane?

Výdavky na reprezentáciu

Patria sem tiež všetky pohostenia obchodných partnerov formou raňajok, obedov či večerí alebo občerstvení pre zamestnancov. Tieto výdavky sú daňovo neuznané v plnej výške.

Podnikatelia v praxi často riešia, ako je to s daňovou uznateľnosťou vianočných večierkov či teambuildingov pre zamestnancov. „Tieto výdavky všeobecne radíme medzi výdavky spojené s reprezentáciou. Ale: ak je preukázateľné, že súčasťou danej akcie bola aj pracovná časť (napríklad školenia zamestnancov, prezentácia výsledkov práce za uplynulý rok a pod.), potom môže byť väčšina výdavkov spojených s touto udalosťou daňovo uznateľná. Ide napríklad o výdavky na dopravu zamestnancov, ubytovanie, prenájom priestorov, či úhradu odmeny lektorovi. Daňovo neuznateľné však naďalej budú výdavky na občerstvenie zamestnancov či na zábavu,“ dopĺňa daňová poradkyňa Ing. Lucia Kořínková.

Poskytnutie daru

Poskytnutie daru (bezodplatné plnenie) sa vo všeobecnosti nepovažuje za daňový výdavok. V zákone o dani z príjmov však existuje zopár výnimiek, kedy je aj dar považovaný za daňovo uznaný výdavok a znížite si vďaka nemu základ dane z príjmov.

Za daňový výdavok sa považujú výdavky vynaložené daňovníkom formou darov poskytnutých na účel materiálnej humanitárnej pomoci do zahraničia na základe darovacej zmluvy uzatvorenej s Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky.

Daňovým výdavkom je aj obstarávacia cena bezodplatne odovzdaných zásob potravín z dôvodu uplynutia doby ich použiteľnosti alebo trvanlivosti alebo bez stanovenej doby použiteľnosti alebo trvanlivosti Potravinovej banke Slovenska, daňovníkovi neziskového sektoru alebo registrovanému sociálnemu podniku so špecificky vymedzenými predmetmi činnosti.

Výdavky na obstaranie hmotného a nehmotného majetku

Obstaraný dlhodobý majetok nevstupuje jednorazovo do daňovo uznateľných výdavkov, ale premieta sa do nich postupne prostredníctvom odpisov. Výnimkou sú v rámci dlhodobého majetku samostatné hnuteľné veci, ktoré podnikateľ využíva dlhšie ako jeden rok, ale ich cena neprevyšuje sumu 1 700 eur a nehmotný majetok, ktorý podnikateľ využíva dlhšie ako jeden rok, ale jeho cena neprevyšuje sumu 2 400 eur. Ak sa podnikateľ nerozhodne takýto majetok odpisovať, môže ho zaradiť do daňových výdavkov jednorazovo pri obstaraní.