Ako elektronická schránka pre SZČO zjednoduší podnikanie

Čo je elektronická schránka

Elektronická schránka je taký overený e-mail. Vďaka nej môžete komunikovať s úradmi:

• jednoduchšie,
• rýchlejšie a
• zadarmo.

Prečo to nejde s obyčajným e-mailom? Úrady potrebujú mať istotu, že komunikujú skutočne s vami. E-mail sa dá veľmi ľahko podvrhnúť či napadnúť a e-mailovú schránku s vašim menom si môže založiť ktokoľvek.

Komunikácia prostredníctvom e-mailu je z týchto dôvodov pre úrady nepreukázateľná. Preto boli zavedené elektronické schránky.

Čo mi používanie elektronickej schránky prinesie

Hlavnou výhodou je úspora času a peňazí. Ako SZČO musíte komunikovať s úradmi, resp. úrady musia komunikovať s vami. Najčastejšie je to daňový úrad, zdravotná poisťovňa, Sociálna poisťovňa a živnostenský úrad, s ktorými obojsmerne komunikujete.

Jednoduchosť

Vďaka elektronickej schránke vybavíte všetky písomnosti s úradmi odkiaľkoľvek – potrebujete iba pripojenie k internetu a elektronický občiansky preukaz. Pokiaľ nestíhate podať priznanie k dani z nehnuteľností, môžete ho elektronickou schránkou odoslať pokojne v posledný deň o 23:59.

Rýchlosť

Elektronická schránka urýchľuje komunikáciu nielen v smere od vás k úradom, ale aj od úradov smerom k vám. Klasický papierový dokument musí úradník vytlačiť, odovzdať na podateľňu, kde ho zabalia do obálky, potom ho niekto musí odniesť na poštu a pošte trvá niekoľko dní, kým vám doporučený list doručí. Pokiaľ vás nezastihne, budete si musieť ísť zásielku vyzdvihnúť na poštu.

S elektronickou schránkou toto všetko odpadá, elektronická úradná správa je vám doručená behom pár minút. Pokiaľ čakáte na dôležitý dokument od úradu (napr. ste si rozširovali živnosť), je celý proces výrazne rýchlejší.

Úspora peňazí

Aktivácia elektronickej schránky je zadarmo, rovnako ako komunikácia prostredníctvom nej so všetkými úradmi. Pokiaľ elektronickú schránku nepoužívate, stojí vás komunikácia s úradmi minimálne váš čas (ak chodíte na úrady osobne) a často aj peniaze (ak odosielate podania poštou).

S elektronickou schránkou ušetríte, pretože ak sa nejaké úkony a konania vykonávajú na základe návrhu podaného s elektronickou schránkou, tak sa sadzba poplatku znižuje o 50 % (maximálne však o 70 eur) alebo je niekedy poplatok odpustený úplne. Napríklad cez elektronickú schránku urobené ohlásenie každej voľnej živnosti je zadarmo a v prípade každej remeselnej alebo viazanej živnosti sa platí 7,50 eura. Oproti tomu na živnostenskom úrade zaplatíte za každú voľnú živnosť 5 eur a za každú remeselnú alebo viazanú živnosť 15 eur.

Elektronická schránka fyzickej osoby a elektronická schránka fyzickej osoby – podnikateľa

Existujú dva typy elektronických schránok pre fyzické osoby:

• pre súkromné záležitosti (elektronická schránka fyzickej osoby),
• pre podnikateľské záležitosti (elektronická schránka fyzickej osoby – podnikateľa).

Súkromná elektronická schránka sa vám môže hodiť pre osobné záležitosti (napr. sa budete potrebovať prihlásiť na trvalý pobyt), podnikateľská pre záležitosti spojené s podnikaním (napr. komunikácia so živnostenským úradom). Elektronickú schránku štát automaticky zriaďuje každej fyzickej osobe, ktorá je občanom Slovenskej republiky a dosiahne 18. rok veku. Ide o elektronickú schránku fyzickej osoby, ktorá nie je podnikateľom.

Zároveň štát automaticky zriaďuje elektronickú schránku aj fyzickej osobe – podnikateľovi, a to bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku oprávnenia na podnikanie, teda bezodkladne po tom, ako si založíte živnosť. Z tohto dôvodu všetky fyzické osoby – podnikatelia, ktoré sa zapisujú do zákonom ustanovenej evidencie (napríklad živnostenský register), majú elektronickú schránku zriadenú a v tejto súvislosti nemusia nič robiť.

Ak ste SZČO, tak v konečnom dôsledku máte dve elektronické schránky. Jednu ako fyzická osoba – nepodnikateľ a druhú ako fyzická osoba – podnikateľ. Pri jej používaní si musíte vybrať, do ktorej elektronickej schránky sa chcete prihlásiť.

Ako aktivovať elektronickú schránku pre SZČO

Aktivácia elektronickej schránky

Elektronickú schránku má síce každý zriadenú, ale to ešte neznamená, že ju aj musí používať na komunikáciu s úradmi alebo naopak, že mu do nej úrady budú doručovať elektronické úradné dokumenty. Na rozdiel od právnických osôb (napríklad s. r. o.) totižto fyzické osoby nemajú elektronickú schránku povinne aktivovanú na elektronické doručovanie. Ak si teda fyzická osoba elektronickú schránku neaktivuje na elektronické doručovanie, tak ju síce sama môže používať na odosielanie elektronických podaní smerom k úradom, ale úrady jej naďalej budú musieť doručovať úradné dokumenty len v listinnej podobe.

Ak by si fyzická osoba elektronickú schránku aktivovala na elektronické doručovanie, tak aj úrady jej budú do nej zasielať elektronické úradné dokumenty s rovnakými právnymi účinkami ako keby boli doručované v listinnej podobe. A to, ako sme už spomínali, vám môže ušetriť veľa času aj peňazí, preto vám aktiváciu elektronickej schránky odporúčame.

Proces aktivácie elektronickej schránky je veľmi jednoduchý. Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby k tomu vypracovala aj obrázkový návod. Po prihlásení sa do elektronickej schránky na portáli www.slovensko.sk je potrebné kliknúť na tlačidlo „Aktivovať“ zobrazované v pravej hornej časti. Následne budete presmerovaný na jednoduchý formulár, ktorý vyplníte, odošlete a potvrdíte zadaním bezpečnostného osobného kódu BOK.

Deaktivácia elektronickej schránky

Ak by ste si to však s aktiváciou elektronickej schránky na doručovanie neskôr premysleli, môžete ju na elektronické doručovanie aj deaktivovať. Od tohto momentu vám už úrady nebudú môcť do elektronickej schránky posielať elektronické úradné dokumenty, ale budú tak robiť listinne poštou. Deaktiváciu elektronickej schránky vykonáte po prihlásení sa do nej na portáli www.slovensko.sk v sekcii „Nastavenia“ v časti „Informácie o schránke“. Ak v žiadosti uvediete aktuálny dátum, deaktivácia prebehne na tretí pracovný deň po doručení žiadosti.

O deaktiváciu elektronickej schránky na elektronické doručovanie je možné požiadať aj listinne. Formulár žiadosti vyplníte, opatríte úradne osvedčeným podpisom a odošlete na adresu Národnej agentúry pre sieťové a elektronické služby.

S deaktiváciou elektronickej schránky na elektronické doručovanie si to však dobre premyslite. Požiadať o opätovnú aktiváciu predtým deaktivovanej elektronickej schránky možno:

• najskôr po uplynutí šiestich mesiacov odo dňa poslednej deaktivácie,
• najskôr po uplynutí 12 mesiacov odo dňa poslednej deaktivácie, ak bola elektronická schránka deaktivovaná dvakrát za bezprostredne predchádzajúcich 15 mesiacov.

Za opätovnú aktiváciu elektronickej schránky na elektronické doručovanie sa platí poplatok 10 eur v prípade listinnej žiadosti a 5 eur v prípade elektronickej žiadosti.

Ako s elektronickou schránkou pracovať

Obsluha elektronickej schránky sa nijako zvlášť nelíši od obsluhy e-mailovej schránky, preto ju hravo zvládnete. Len dávajte pozor na dve špecifiká elektronických schránok:

• prihlasovanie sa,
• fikcia doručenia.

Prihlasovanie sa

Do elektronickej schránky sa prihlasuje cez Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk.

Pre slovenské fyzické osoby existujú v zásade dve možnosti prihlásenia do elektronickej schránky:

• s elektronickým občianskym preukazom,
• s pomocou mobilnej aplikácie.

Základom pre prihlásenie sa do elektronickej schránky je občiansky preukaz s elektronickým čipom (tzv. eID karta), ktorý ma zadaný bezpečnostný osobný kód (tzv. BOK kód). Toto všetko si môžete vybaviť na oddelení dokladov na Polícii. Okrem počítača s internetovým pripojením budete navyše potrebovať aj čítačku čipových kariet a aplikáciu eID klient. Na plnohodnotné využívanie elektronických služieb vám odporúčame si neskôr stiahnuť aj certifikáty pre vytváranie kvalifikovaného elektronického podpisu a aplikáciu pre kvalifikovaný elektronický podpis. Všetok potrebný softvér si bezplatne stiahnete v sekcii „Na stiahnutie“ na portáli www.slovensko.sk.

Do svojej elektronickej schránky sa môžete prihlásiť aj pomocou aplikácie Slovensko v mobile, ktorú si bezplatne stiahnete z Google Play alebo App Store. Pomocou aplikácie Slovensko v mobile si buď vygenerujete mobilný kľúč (číselný kód), ktorý vpíšete do prihlasovacej obrazovky internetového prehliadača, alebo mobilom nasnímate QR kód vygenerovaný na prihlasovacej obrazovke internetového prehliadača. Aplikáciu Slovensko v mobile je však potrebné pred začatím jej používania aktivovať a na to potrebujete spomínaný občiansky preukaz s elektronickým čipom, bezpečnostný osobný kód, čítačku čipových kariet a aplikáciu eID klient.

Fikcia doručenia

Pokiaľ vám príde správa do elektronickej schránky a vy ju do 15 nasledujúcich dní neotvoríte, považuje sa správa po uplynutí tohto pätnásteho dňa za doručenú bez ohľadu na to, že ste si ju fakticky neprečítali. Uvedená lehota sa uplatňuje v prípade, že sa elektronická úradná správa doručuje tzv. „do vlastných rúk“ a na jej prečítanie musíte jej prijatie potvrdiť. V prípade, že sa elektronická úradná správa nedoručuje „do vlastných rúk“, považuje sa za prečítanú v nasledujúci deň. Toto však nie je žiadna nevýhoda elektronickej schránky – fikcia doručenia sa uplatní podobne aj v prípade, že si nevyzdvihnete doporučený list od štátneho orgánu na pošte.

Ak elektronickú úradnú správu doručovanú „do vlastných rúk“ otvoríte počas pätnásťdňovej lehoty po jej doručení, považuje sa deň, v ktorý správu fakticky otvoríte, za deň doručenia.

Deň doručenia elektronickej úradnej správy je podstatný pre plynutie lehôt, ktoré vám môžu z doručenej správy plynúť. Poďme si to ilustrovať na príklade: Stavebný úrad odmietne vydať stavebné povolenie a vy sa budete chcieť proti jeho rozhodnutiu odvolať.

V prvom prípade vám bude rozhodnutie úradu doručené elektronickou úradnou správou 03.07. a od 04.07. začína plynúť pätnásťdňová lehota na jej prečítanie, ale vy si správu otvoríte až 30.07. Po uplynutí pätnásťdňovej lehoty, teda na šestnásty deň, čo je 19.07., sa elektronická úradná správa považuje za doručenú a pätnásťdňová lehota na podanie odvolania vám plynie počnúc 20.07. (do plynutia lehoty sa nezapočítava deň, keď došlo ku skutočnosti určujúcej začiatok lehoty), takže odvolanie musíte podať najneskôr do 03.08. Fakticky máte päť dní na to, aby ste si odvolanie pripravili, pretože ste si elektronickú úradnú správu otvorili neskoro.

V druhom prípade si elektronickú úradnú správu s rozhodnutím stavebného úradu prečítate 16.07. a od nasledujúceho dňa vám plynie odvolacia lehota. Odvolanie musíte podať najneskôr 31.07. a na jeho prípravu máte celých 15 dní.

Ako vidíte, elektronické úradné správy sa oplatí čítať včas. Neznamená to ale, že by ste museli svoju elektronickú schránku každý týždeň kontrolovať. Nastavte si v elektronickej schránke zasielanie upozornení na e-mail, kedykoľvek vám príde elektronická úradná správa. Potom budete presne vedieť, kedy sa treba do elektronickej schránky pozrieť. Služba je zadarmo a môžete tiež využiť zasielanie upozornení cez SMS – tie sú tiež bezplatné.

Musím elektronickú schránku vždy používať?

Môže nastať situácia, kedy by ste písomnosť na úrad radšej zaniesli osobne, napríklad preto, že chcete niečo konzultovať.

Typickým príkladom je situácia, kedy si nebudete istí, či ste vyplnili správne nejaké podanie. V takom prípade sa hodí zájsť na úrad osobne a vyplnenie formulára s príslušným úradníkom prejsť. Výnimkou sú napríklad podania podávané na predpísanom formulári daňovému úradu a podania, ktoré prípadne podávate ako zamestnávateľ zdravotnej poisťovni a Sociálnej poisťovni. Tie je potrebné urobiť vždy elektronicky cez príslušný špecializovaný portál.

Bez ohľadu na to, či budete alebo nebudete mať elektronickú schránku aktivovanú na elektronické doručovanie, tak jej používanie z vašej strany na uskutočňovanie podaní je dobrovoľné. Ak sa vám viac hodí podať písomnosť na úrad osobne, môžete to urobiť. Jedine ak by ste mali elektronickú schránku aktivovanú na elektronické doručovanie, tak zo strany úradov vám dokumenty budú prichádzať elektronicky, ale vy stále môžete podania robiť aj písomne.