Ako efektívne používať pokladničné doklady

Pokiaľ podnikáte, musíte evidovať hotovostné toky, ktoré prichádzajú k vám do firmy, respektíve odchádzajú smerom von. Tie sa účtujú formou tzv. pokladničných dokladov, ktorých vypĺňanie je rýchle a intuitívne.

Čo je pokladničný doklad? Je to vlastne jednoduchý doklad, ktorá ukazuje, kto komu za čo zaplatil v hotovosti. Vďaka poctivému vydávaniu týchto príjmových a výdavkových pokladničných dokladov môžete spoľahlivo sledovať všetky hotovostné pohyby v pokladni.

Náležitosti pokladničných dokladov

Zoznam obvyklých minimálnych náležitostí pokladničného dokladu je nasledujúci:

• druh dokladu (príjmový alebo výdavkový),
• číselné označenie dokladu,
• deň, mesiac a rok vystavenia,
• deň, mesiac a rok uskutočnenia platby, ak sa odlišuje od dátumu vystavenia,
• označenie subjektu (vrátane IČO, DIČ a IČ DPH),
• cena bez DPH,
• DPH v percentách (iba u platiteľov DPH),
• hodnota DPH (iba u platiteľov DPH),
• suma celkom vyjadrená číslom,
• suma celkom vyjadrená slovom,
• od koho bola čiastka prijatá, resp. komu bola vyplatená (vrátane IČO, DIČ a IČ DPH),
• účel prijatej alebo vydanej platby,
• podpis oboch strán (vydal / prijal), vlastnoručný či elektronický.

„Pre oba typy pokladničných dokladov musíte viesť samostatný číselný rad dokladov. Jedine tak preukážete, že je evidencia kompletná,“ vysvetľuje daňový poradca Jaroslav Veselka.

Príjmový pokladničný doklad vystavujete, pokiaľ do pokladne prijímate peniaze (napr. ľudia u vás nakupujú). Výdavkový pokladničný doklad vystavujete, pokiaľ z pokladne peniaze vydávate (vy nakupujete).

Pokladničný doklad môžete vystaviť niekoľkými spôsobmi. Jedným z najbežnejších je vyplnenie do tlačiva, ktoré zoženiete v papiernictve.

V papiernictve sa môžete stretnúť aj s tlačivom, ktoré má v názve „Príjmový – výdavkový pokladničný doklad“. Tento doklad môžete použiť ako príjmový aj ako výdavkový. Aktuálne nehodiaci sa variant v názve doklady vždy preškrtnite, aby bolo jasné, aký doklad vystavujete.

Kto dostane originál pokladničného dokladu

Býva zvykom, že originál pokladničného dokladu si ponecháva ten, kto peniaze vydáva, zatiaľ čo kópiu dostane strana, ktorá hotovosť prijíma.

Elektronické vystavovanie pokladničných dokladov

Pokladničné doklady môžete vystavovať aj elektronicky. Vie to napríklad fakturačný program iDoklad. Z nej si ľahko už vypísaný pokladničný doklad vytlačíte v dvoch kópiách. Stačí ho podpísať, odovzdať protistrane a máte hotovo.

Pokladničné doklady a pokladnica e-kasa klient

Podnikatelia sú povinní tržby prijaté v hotovosti (alebo inými platobnými prostriedkami, ktoré nahrádzajú hotovosť, napríklad platobnými kartami alebo poukážkami) evidovať v systéme e-kasa prostredníctvom pokladnice e-kasa klient. Existuje však aj niekoľko výnimiek, kedy sa táto povinnosť na tržby prijaté v hotovosti nevzťahuje. Pokladnica e-kasa klient po zaevidovaní tržby vyhotovuje osobitné príjmové pokladničné doklady upravené zákonom o používaní elektronickej registračnej pokladnice, ktorých originály sa odovzdávajú kupujúcim. 

Pre účely vedenia účtovníctva, daňovej evidencie alebo evidencie vedenej pri výdavkoch uplatňovaných percentom z príjmov sú však aj títo podnikatelia povinní k príjmovým pokladničným dokladom vyhotovovaným pokladnicou e-kasa klient vyhotovovať bežné pokladničné doklady, o ktorých sme písali v článku vyššie. Tie už musia spĺňať aj náležitosti účtovných dokladov. V prípade výdavkov v hotovosti podnikatelia vyhotovujú len bežné pokladničné doklady spĺňajúce náležitosti účtovných dokladov, neevidujú ich už v pokladnici e-kasa klient.

Na rozdiel od podnikateľov, nepodnikatelia nemajú povinnosť na evidenciu tržieb prijatých v hotovosti používať pokladnicu e-kasa klient. Postačuje im vyhotovovať bežné pokladničné doklady opisované v tomto článku, a to tak k príjmom, ako aj k výdavkom v hotovosti.