7 druhov účtovných dokladov, s ktorými sa najčastejšie stretnete

Každý podnikateľ, ktorý vedie účtovníctvo, musí tiež evidovať účtovné doklady. Bez ohľadu na to, či podniká ako fyzická alebo právnická osoba. Existuje pritom niekoľko druhov účtovných dokladov, ktoré sa líšia podľa svojho účelu a náležitostí.

Najčastejšie sa stretnete so štyrmi druhmi účtovných dokladov. Sú to:

• faktúry (vydané a prijaté),
• pokladničné doklady (príjmové a výdavkové),
• bankové výpisy a
• interné doklady.

Okrem toho sa tiež často používa rozdelenie na:

• vonkajšie a
• vnútorné doklady.

A stretnete sa aj s členením účtovných dokladov na:

• jednotlivé
• a súhrnné.

1. Vydané a prijaté faktúry

Faktúry sú zásadný doklad pre podnikateľov s účtovníctvom. Zákazník na faktúrach nájde informácie, ktoré potrebuje k platbe, napríklad:

• meno a adresu dodávateľa tovaru či služby,
• sumu na úhradu,
• popis dodaného tovaru či služby,
• alebo číslo účtu.

Originál vydanej faktúry musíte vždy poslať klientovi. Sami si nechávate kópiu. Účtujete ju:

• na strane Má dať účtu 311 – Odberatelia a
• na strane Dal účtu účtovej triedy 6 – Výnosy (napríklad 601 – Tržby za vlastné výrobky, 602 – Tržby z predaja služieb alebo 604 – Tržby za tovar).

Prijaté faktúry naopak účtujete:

• na strane Má dať účtu napríklad 112 – Materiál na sklade, 132 – Tovar na sklade a v predajniach, 518 – Ostatné služby a
• na strane Dal účtu 321 – Dodávatelia.

2. Pokladničné doklady

Zatiaľ čo faktúry obvykle použijete pri platbe prevodom na účet, pokladničný doklad vystavujete pri platbe v hotovosti. Funguje teda ako doklad o zaplatení (o odovzdaní peňazí).

Musí na ňom byť:

• obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania podnikateľa a predajné miesto, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
• daňové identifikačné číslo (DIČ),
• identifikačné číslo organizácie (IČO), ak podnikateľovi bolo pridelené,
• identifikačné číslo pre DPH (IČ DPH), ak podnikateľ je platiteľom DPH,
• dátum a čas vyhotovenia,
• kód pokladnice e-kasa klient,
• unikátny identifikátor dokladu,
• čitateľný QR kód,
• poradové číslo,
• overovací kód podnikateľa,
• označenie tovaru alebo označenie služby, množstvo tovaru alebo rozsah služby a priradenie sadzby DPH, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH podľa osobitného predpisu,
• cenu tovaru alebo cenu služby,
• základ DPH, ak podnikateľ je platiteľom DPH, v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH podľa osobitného predpisu,
• sadzbu DPH alebo údaj o oslobodení od DPH, ak podnikateľ je platiteľom DPH, v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH podľa osobitného predpisu,
• výšku DPH spolu, ak podnikateľ je platiteľom DPH, v členení podľa sadzieb, okrem prípadu, ak platiteľ DPH uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania DPH podľa osobitného predpisu,
• zaokrúhlenie ceny,
• celkovú sumu platenej ceny.

Príjmový pokladničný doklad zaúčtujte:

• na strane Má dať účtu 211 – Pokladnica a
• na strane Dal účtu účtovej triedy 6 – Výnosy (napríklad 601 – Tržby za vlastné výrobky, 602 – Tržby z predaja služieb alebo 604 – Tržby za tovar).

Výdavkový pokladničný doklad naopak účtujete:

• na strane Má dať účtu napríklad 112 – Materiál na sklade, 132 – Tovar na sklade a v predajniach, 518 – Ostatné služby a
• na strane Dal účtu 211 – Pokladnica.

Pamätajte, že ako dodávateľ musíte originál tohto dokladu o odovzdaní peňazí dať klientovi. Sami si nechávate kópiu. Ak ste odberateľom služieb vy, putuje originál dokladu o zaplatení vám.

3. Bankové výpisy

Medzi účtovné doklady patrí aj bankový výpis za dané obdobie. Získate ho v banke a v mobilnom alebo internetovom bankovníctve. Nájdete v ňom:

• záznam všetkých odchádzajúcich transakcií,
• záznam všetkých prichádzajúcich transakcií
• a zostatok na účte.

Transakcie účtujete nasledovne:

• faktúru zaplatenú odberateľom na strane Má dať účtu 221 – Bankové účty a na strane Dal účtu 311 – Odberatelia,
• faktúru zaplatenú dodávateľom na strane Má dať účtu 321 – Dodávatelia a na strane Dal účtu 221 – Bankové účty.

4. Interné doklady

V účtovníctve sa stretnete aj s internými dokladmi. Ako z názvu vyplýva, slúžia na účtovanie hospodárskych operácií vo vnútri firmy.

Medzi tieto doklady patria napríklad:

• príjemka,
• výdajka,
• výplatná listina.

5. Vonkajšie a vnútorné doklady

Okrem uvedeného delenia sa môžete stretnúť s členením účtovných dokladov na vonkajšie a vnútorné. Do prvej skupiny patria všetky doklady, ktoré zachytávajú transakcie s ostatnými subjektmi.

Napríklad:

• faktúry,
• doklady o zaplatení,
• bankové výpisy,
• doklady zo zdravotných poisťovní
• alebo doklady od Sociálnej poisťovne.

Vnútorné doklady zodpovedajú interným dokladom, o ktorých sme sa zmieňovali v predchádzajúcom členení. Zachytávajú teda účtovné prípady, ktoré sa stali vo vnútri firmy.

6. Jednotlivé doklady

Niektorí účtovné doklady delia na jednotlivé a súhrnné. Jednotlivé doklady sa vzťahujú vždy k jednému účtovnému prípadu v danom období.

Typickým príkladom je faktúra za fotografovanie na vianočnom večierku.

7. Súhrnné doklady

Opakom jednotlivých dokladov sú súhrnné doklady. Na nich sa objavujú rôzne účtovné prípady uskutočnené v danom období.

Platí však, že všetky účtovné prípady na súhrnnom doklade musia byť rovnakého typu. Príkladom môže byť nákup rôznych kancelárskych potrieb za predchádzajúci mesiac.

Dôležitý je obsah dokladov

Vďaka správnemu členeniu účtovných dokladov získate lepší prehľad o svojom podnikaní.

Kľúčový je pritom ich obsah. Každý účtovný doklad musí obsahovať popis účtovného prípadu, ku ktorému sa vzťahujú. A tiež ďalšie náležitosti, ktoré pri konkrétnych dokladoch požaduje legislatíva. Inak vám hrozia problémy pri prípadnej kontrole z daňového úradu.