6 vecí, ktoré musíte ustrážiť pri zmene sídla spoločnosti

Vaše podnikanie neustále rastie a existujúce priestory sú už malé, majiteľ budovy vám nepredĺžil nájom alebo sa sťahujete do vlastných priestorov. Prečítajte si, aký vás čaká postup pri zmene adresy (sídla) spoločnosti, do kedy musíte zmenu ohlásiť a čo k tomu budete potrebovať.

Pokiaľ ste sa rozhodli zmeniť sídlo s. r. o., čaká vás nasledujúcich 6 krokov.

1. Súhlas so zmenou sídla spoločnosti

Vzhľadom na to, že sídlo je povinnou náležitosťou spoločenskej zmluvy, je zmena sídla zároveň zmenou spoločenskej zmluvy.

Na takúto zmenu spoločenskej zmluvy sa vyžaduje súhlas všetkých spoločníkov spoločnosti. Výnimkou je situácia, ak by bolo v spoločenskej zmluve uvedené, že na takúto zmenu spoločenskej zmluvy je oprávnené valné zhromaždenie (vtedy by sa vyžadoval súhlas aspoň dvojtretinovej väčšiny všetkých hlasov spoločníkov). Na zmenu sídla spoločnosti, resp. spoločenskej zmluvy je potrebné vypracovať dokument, ktorý bude obsahovať jednoznačný súhlas spoločníkov so zmenou sídla spoločnosti, ktorý musia podpísať všetci spoločníci spoločnosti. Môže ním byť napríklad rozhodnutie spoločníkov o zmene spoločenskej zmluvy.

V prípade, že má spoločnosť jediného spoločníka, tak nehovoríme o spoločenskej zmluve, ale o zakladateľskej listine, ktorej povinnou náležitosťou je sídlo. Ak chce jediný spoločník zmeniť sídlo spoločnosti, tak musí na príslušnom dokumente vyjadriť svoj súhlas so zmenou sídla spoločnosti (resp. zakladateľskej listiny) a podpísať ho.

2. Získanie vlastníckeho alebo užívacieho práva k nehnuteľnosti

Aby ste mohli zmeniť sídlo obchodnej spoločnosti, tak musíte mať k novému sídlu vlastnícke právo alebo užívacie právo, ktoré užívanie nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla nevylučuje. Uvedené znamená, že nehnuteľnosť, kde budete mať nové sídlo, musíte vlastniť alebo ju mať prenajatú. V prípade nájomnej zmluvy táto zmluva nemôže zakazovať zriadenie sídla na tejto adrese.

V prípade, že nemáte vlastnú alebo prenajatú nehnuteľnosť, kde by ste chceli mať nové sídlo, tak je tu ešte jedna možnosť. Na zmenu sídla postačuje aj písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne osvedčeným podpisom (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov nehnuteľnosti s úradne osvedčenými podpismi) so zápisom nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla do obchodného registra.

3. Návrh na zápis zmeny v obchodnom registri

Po rozhodnutí o zmene sídla podajte ako konateľ spoločnosti návrh na zapísanie zmeny sídla do obchodného registra prostredníctvom formulára „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“.

K samotnému návrhu priložte:

• dokument potvrdzujúci rozhodnutie spoločníkov o zmene sídla spoločnosti (tým môže byť napríklad rozhodnutie spoločníkov o zmene spoločenskej zmluvy),
• aktuálna verzia zakladateľského dokumentu (spoločenskej zmluvy / zakladateľskej listiny),
• ak nehnuteľnosť nevlastní vaša firma, tak aj nájomnú zmluvu alebo súhlas vlastníka nehnuteľnosti alebo jej časti s úradne osvedčeným podpisom (alebo väčšiny podielových spoluvlastníkov nehnuteľnosti s úradne osvedčenými podpismi) so zápisom nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla do obchodného registra.

Návrh na zápis zmeny sídla s. r. o. sa uskutočňuje prostredníctvom portálu verejnej správy www.slovensko.sk, kde je potrebné použiť službu „Návrhy na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“. Môžete ho vyplniť a nahrať doň potrebné prílohy. Nezabudnite doň vložiť aj vyplnený spomínaný formulár „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“ dostupný na stránke Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky. Tento formulár potom spolu s ostatnými prílohami elektronicky podpíšte. Následne môžete podanie ako celok elektronicky odoslať.

Do elektronickej schránky vám po overení podpisov príde správa o platobných podmienkach s informáciou o výške poplatku 33 eur spolu s platobnými informáciami. Po tom, ako registrovému súdu bude doručená informácia o zaplatení súdneho poplatku, bude do dvoch pracovných dní vykonaný zápis zmeny sídla v obchodnom registri, s čím budete oboznámený.

4. Zmena sídla firmy v Sociálnej poisťovni a v zdravotných poisťovniach

Prepis sídla firmy vykonajte aj v Sociálnej poisťovni a príslušných zdravotných poisťovniach vašich zamestnancov do 8 dní od zmeny sídla. Zmenu sídla oznamujete Sociálnej poisťovni na formulári „Registračný list zamestnávateľa“ a zdravotným poisťovniam na formulári „Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného“. Sociálnej poisťovni formulár doručíte prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne, zdravotným poisťovniam písomne alebo elektronicky.

5. Zmena sídla firmy na dopravnom inšpektoráte

V prípade, že firma vlastní aj nejaké motorové vozidlá, je potrebné, aby zmenu sídla oznámila aj Polícii na dopravnom inšpektoráte. Dôvodom je potreba vydať nové osvedčenie o evidencii časť I a časť II a v prípade zmeny sídla do iného okresu aj potreba vydať nové tabuľky s evidenčným číslom. Lehota na oznámenie zmeny sídla dopravnému inšpektorátu je do 30 dní.

Zmenu sídla môžete dopravnému inšpektorátu oznámiť osobne alebo elektronicky (ak bolo vozidlu vydané osvedčenie o evidencii časť I po 31. máji 2010). Osobne je to možné oznámiť dopravnému inšpektorátu príslušnému podľa miesta nového sídla, avšak ak sa zmena sídla uskutočnila v rámci rovnakého okresu (nevydávajú sa nové tabuľky s evidenčným číslom), tak ju môžete oznámiť na ktoromkoľvek dopravnom inšpektoráte. Elektronicky sa zmena vykonáva prostredníctvom vyplnenia online formuláru na stránke elektronických služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky. Staré doklady a prípadne aj tabuľky s evidenčným číslom odovzdáte a nové si prevezmete na Polícii. Pri elektronickej žiadosti vrátenie starých a prevzatie nových dokladov a prípadne aj tabuliek s evidenčným číslom prebehne prostredníctvom poštového kuriéra.

6. Ďalšie dôležité zmeny

Na čo sa často zabúda a kde ešte musíte adresu aktualizovať:

• v bankách a poisťovniach,
• v účtovnom softvéri,
• na všetkých účtovných výkazoch a priznaniach (softvéry to väčšinou urobia za vás),
• v sekcii kontakty na webových stránkach (prípadne aj v ďalších sekciách),
• na sociálnych sieťach,
• na vizitkách,
• v podpise e-mailu,
• na Google mapách a iných mapách,
• na pracovných portáloch pri všetkých aktuálnych inzerátoch.

Nezabudnite o zmene sídla s. r. o. tiež informovať vašich stálych dodávateľov, prípadne si sami zmeňte svoju fakturačnú a doručovaciu adresu v ich e-shopoch. Inak by sa vám mohlo stať, že ako vždy objednáte kancelárske potreby, ale balík vám príde na starú adresu.

Živnostenský úrad a daňový úrad o zmene sídla spoločnosti informovať nemusíte. Registrový súd je povinný týmto inštitúciám zmenu vášho sídla oznámiť namiesto vás.

Ďalšou možnosťou je zmenu sídla spoločnosti zveriť špecializovanej firme alebo advokátskej kancelárii, ktorá všetko vybaví za vás.