4 tipy ako na číslovanie faktúr, aby ste sa v nich vyznali vy aj daňový úrad

Ako mať poriadok vo faktúrach

Slovné a číselné označenie faktúry je povinné, ale zákon nestanovuje jeho presnú podobu. Je teda na vás, ako si s číslovaním faktúr poradíte. Dôležité je mať v nich prehľad a poriadok.

To od vás vyžaduje aj daňový úrad. Každá nejasnosť v číslovaní je pre úradníkov výstražným signálom a zámienkou na kontrolu, či máte daňové doklady v poriadku. Môže to dokonca vyzerať tak, že s dokladmi manipulujete. A za to vám, rovnako ako za nesprávne vystavenie faktúry, hrozí primárne pokuta od 30 eur do 3 000 eur (v prípade, že vediete účtovníctvo, môže byť jej výška do 2 % z celkovej vykázanej netto sumy majetku, maximálne 100 000 eur).

TIP: Čítajte, čo všetko musíte uvádzať na daňovom doklade.

Aby ste sa podozreniu vyhli, existuje niekoľko nepísaných pravidiel a tipov ako na číslovanie faktúr ísť.

1) Číslovanie faktúr musí byť prehľadné

Aby ste dokázali, že žiadny doklad nechýba (a teda že ste ho z nejakého dôvodu neodstránili), číslujte faktúry chronologicky vzostupne – teda aby každá ďalšia faktúra mala poradové číslo o jedna vyššie.

Pretože sa faktúry nečíslujú iba jedným číslom, ale kombináciou číslic, jedným zo spôsobov ako číslovať faktúry je používať systém číselných radov.

Napríklad zvolíte systém číslovania vo formáte rok – mesiac – číslo (RRRRMMCCC): pre faktúry vydané v januári 2024 potom budete mať čísla 202401001, 202401002, 202401003 atď. Alebo môžete faktúry číslovať podľa dátumu, takže napríklad: 20240103 (faktúra z 3. januára), 20240108 (faktúra z 8. januára) a podobne.

Nech už zvolíte akýkoľvek systém, dodržujte ho a priebežne nemeňte, inak stráca zmysel a prehľadnosť.

Číslovanie faktúr vám uľahčí fakturačný program iDoklad. Podľa nastaveného číselného radu čísluje automaticky všetky vystavené faktúry, takže nehrozí, že by ste urobili chybu.

2) (Ne)používajte okrem čísel aj znaky

Číselný rad môžete doplniť o písmená alebo ďalšie znaky (pomlčky, lomítka).

Pokiaľ ale číslo faktúry používate zároveň ako variabilný symbol, skomplikujete si párovanie platieb. Banky totiž bežne umožňujú variabilný symbol uvádzať iba v čísliciach. Faktúru s platbou s odlišným variabilným symbolom potom musíte spárovať ručne.

Písmená aj znaky teda pokojne používajte, pokiaľ nepotrebujete mať variabilný symbol totožný s označením faktúry.

3) Odlišujte rôzne typy faktúry

Ak vystavujete zálohové aj bežné faktúry alebo posielate faktúry aj do zahraničia, číselný rad si pre jednotlivé druhy faktúr odlíšte.

Použite napríklad označenie FV pre faktúry vydané, FZ pre faktúry zálohové a podobne. Systém označovania si zvoľte podľa toho, čo vám vyhovuje.

Každý typ faktúry tak bude mať svoj číselný rad, môžete mať FV202401001 aj FZ202401001 – pre prvú faktúru vydanú aj pre prvú faktúru zálohovú v januári roku 2024. Faktúry do zahraničia môžete označovať písmenami (EU, US, CZ,…).

Aby ste sa vyhli problému s párovaním platieb s faktúrami, o ktorom sme písali v predchádzajúcom bode, označte si faktúry číslom. Napríklad pre faktúry do Česka používajte na začiatku číselného označenia číslicu 2, do Nemecka 3 a pod. Číslo faktúry potom môže vyzerať napríklad takto: 2202401001, 3202401001.

4) Chybu priznajte a nesnažte sa ju maskovať

Keď vám faktúru príjemcu nezaplatí alebo zistíte, že ste ju vystavili chybne, faktúru neodstraňujte. Vznikla by tým minimálne medzera v číselnom rade, pokiaľ už ste vydali nejaké ďalšie faktúry (ak k dodaniu skutočne došlo a vediete podvojné účtovníctvo, môže byť následkom zamlčanie zdaniteľných príjmov). Daňový úrad si to vyloží tak, že ste doklad úmyselne nezahrnuli do účtovníctva, a teda nezdanili. Rovnako nie je vhodné faktúru nahrádzať novým dokladom, ktorého neskorší dátum vystavenia už nebude do radu faktúr zapadať.

Ako opravu chyby urobiť správne? Ponechajte chybnú faktúru a doplňte k nej doklad informujúci o chybe a odkazujúci na opravnú faktúru. Ten vystavte a očíslujte ho ako nový doklad, aby zapadol do číselného radu.