Veľký sprievodca faktúrami: Ako správne fakturovať

Čo je to faktúra

Faktúra je jedným z najčastejších typov účtovných dokladov. Je to jednoducho účet za predaný tovar či poskytnutú službu. Koncovým zákazníkom, ktorí napríklad nakupujú na e-shope, zvyčajne vystavujeme len faktúru. Ak obchodujete s inými podnikateľmi, bežnou prílohou faktúry býva napr. dodací list či ďalšie doklady.

V praxi sa stretávate s vydanými a prijatými faktúrami. Vydané faktúry sú tie, ktoré vystavujete svojim zákazníkom. Na základe vystavenej faktúry od nich dostanete peniaze.

Prijaté faktúry sú tie, ktoré vaši dodávatelia posielajú vám, a vy na ich základe platíte za tovar a služby, ktoré ste dostali.

Druhy faktúr

Existuje niekoľko druhov faktúr:

1. Zálohová faktúra

Zálohovú faktúru typicky použijete, ak chcete od zákazníka získať časť peňazí vopred. Vystavíte zálohovú faktúru napríklad na 30 % konečnej ceny a objednávku začnete spracovávať až po jej zaplatení.

Zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom (t. j. neeviduje sa v účtovníctve a nie je na nej uvedená DPH), je to len oficiálna žiadosť o platbu.

Ako práce na projekte postupujú, môžete zákazníkovi vystaviť ďalšiu zálohovú faktúru.

2. Proforma faktúra

Proforma faktúra funguje veľmi podobne ako zálohová faktúra. Typicky v nej však žiadate o zaplatenie celej ceny vopred. Príkladom môže byť účasť na školení, kde organizátor požaduje platbu celého poplatku za kurz vopred.

Proforma faktúra rovnako ako zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom (t. j. neeviduje sa v účtovníctve a nie je na nej uvedená DPH), je to len oficiálna žiadosť o platbu.

Zálohová a proforma faktúra sa často považujú za synonymá a nerozlišuje sa, či žiadate len úhradu zálohy alebo zaplatenie celej čiastky vopred.

Ďalšie detaily nájdete v článku o zálohovej a proforma faktúre. Ich vystavovanie je obzvlášť dôležité pre platiteľov DPH. Keď totiž vystavia zálohovú či proforma faktúru, nevzniká im v tej chvíli povinnosť odviesť DPH.

3. Bežná faktúra

Bežná faktúra alebo tiež len faktúra je základným typom faktúry. Zvyčajne sa vystavuje po dokončení objednávky a odberateľ ju má do určitého termínu zaplatiť.

Máte napríklad firmu s vodoinštalatérskym tovarom, ktorý predávate stavebným firmám a inštalatérom. Vašimi zákazníkmi teda nie sú bežní ľudia, ale iní podnikatelia. Prídu do obchodu, vyberú si tovar a vy im vystavíte faktúru. Na nej uvediete, čo všetko nakúpili a koľko to stojí.

Inštalatéri vám neplatia ihneď, ale peniaze vám pošlú do dátumu splatnosti. To je typicky 14 dní od nákupu, ale niekedy to môže byť aj viac dní. Pre vás ako podnikateľov je dlhá doba splatnosti nevýhodná, pretože sa dlho nedostanete k svojim peniazom.

Niektoré firmy neumožňujú „platbu na faktúru“, pretože s tým majú zlú skúsenosť. Klienti si odniesli tovar a potom už možno nezaplatili. Preto platbu na faktúru neumožňujú vôbec alebo možno len stálym a overeným zákazníkom.

4. Vyúčtovacia faktúra

Ak ste zákazníkovi vystavili jednu či viac zálohových faktúr alebo proforma faktúru, musíte následne vystaviť takzvanú vyúčtovaciu faktúru. Tá už je účtovným (a v prípade platiteľov DPH aj daňovým) dokladom a eviduje sa v účtovníctve.

Predstavte si, že zákazníkovi staviate garáž za 8 000 eur. Na začiatku mu vystavíte zálohovú faktúru na 4 000 eur, a akonáhle stojí hrubá stavba, žiadate druhú zálohu vo výške 2 000 eur.

Akonáhle garáž dokončíte, vo vyúčtovacej faktúre uvediete, že zákazník už zaplatil 6 000 eur a že má doplatiť 2 000 eur.

Ak by ste vopred vystavovali proforma faktúru na celú sumu, vo vyúčtovacej faktúre uvediete, že už 8 000 eur zaplatil a že k doplateniu mu zostáva 0 eur.

Vyúčtovaciu faktúru použijete aj v prípade, keď predávate tovar na e-shope a zákazník platí kartou vopred.

Náležitosti faktúry

Povinné údaje na faktúrach sa líšia podľa toho, či ste platiteľ alebo neplatiteľ DPH, resp. či vediete alebo nevediete účtovníctvo. Detailný prehľad všetkých náležitostí nájdete v tomto článku.

Na faktúrach okrem iného obvykle uvádzate aj svoje IČO a DIČ. Prečítajte si:

• ako získate IČO a čo to je,
• ako získate DIČ a čo to je.

Štandardným údajom na faktúre je dátum splatnosti. Ten hovorí, do akého dátumu potrebuje mať vystavovateľ faktúry peniaze na účte. Nie je to teda dátum, kedy máte peniaze odoslať, ale kedy ich má mať vystavovateľ faktúry na účte.

Ako vystaviť faktúru

Faktúru môžete vystaviť viacerými spôsobmi:

1. Ručne na papier

Tento spôsob je zastaralý a pomalý a už sa takmer nepoužíva. Faktúra vypísaná ručne na papieri je ale stále rovnako platným dokladom ako iné typy faktúr, ak obsahuje všetky povinné náležitosti.

2. Vo Worde či Exceli

Faktúry si môžete vytvoriť v niektorom z kancelárskych programov. Ak si ale sami robíte šablónu alebo použijete nejakú stiahnutú z internetu, hrozí, že môže byť neaktuálna alebo neúplná a budete mať na faktúre chyby.

3. V účtovnom programe

Účtovný program je software, v ktorom podnikatelia vystavujú faktúry, vedú účtovníctvo, vystavujú mzdy zamestnancom, evidujú sklad a môžu v ňom mať aj ďalšie agendy. Medzi účtovné programy pre menšie a stredné firmy patrí napríklad Money S3.

4. V online fakturačnej službe

Freelanceri a drobní podnikatelia, ktorí nepotrebujú účtovný program, najčastejšie vystavujú faktúry v online fakturačnej službe, ako je napríklad iDoklad.

Zaregistrujete sa, vyplníte svoje fakturačné údaje a okamžite môžete vystavovať svoje prvé doklady. Faktúru pre nového zákazníka vystavíte do 2 minút. Ak pripravujete faktúru tomu istému zákazníkovi opakovane, je to ešte rýchlejšie. Klientove údaje už sú v databáze a novú faktúru máte hotovú do pol minúty.

iDoklad je vhodný pre neplatiteľov aj platiteľov DPH. Vďaka nemu máte všetky doklady na jednom mieste a dostanete sa k nim z počítača aj z mobilu. V iDoklade si vygenerujete aj podklady pre daňové priznanie a všetky faktúry jednoducho odovzdáte svojej účtovníčke.

Veľkou výhodou je, že iDoklad je stále aktuálny. Keď sa zmení legislatíva, vývojári novinky do systému zapracujú. Vďaka tomu nič nemusíte strážiť a vaše faktúry sú vždy v poriadku.

Prečítajte si viac o fakturácii v iDoklade a šikovných funkciách, ktoré vám ušetria prácu.

iDoklad podnikateľom zjednodušuje papierovanie a oni majú viac času na to, čo ich skutočne baví. Pridajte sa k desiatim tisícom spokojných používateľov aj vy a vyskúšajte iDoklad.

Fakturácia do zahraničia

Ak máte klienta zo zahraničia, počítajte s istými špecifikami. Na faktúru napríklad uveďte IBAN a SWIFT a pri fakturácii do Českej republiky si od svojho odberateľa vyžiadajte IČ DPH.

Detaily nájdete v článkoch:

• Ako fakturovať do zahraničia
• IBAN, SWIFT a BIC
• Fakturujete do zahraničia? Zrejme ste identifikovaná osoba
• Ako fakturovať do Európskej únie?

Ako stornovať faktúru: Dobropis

Ak sa dohodnutý obchod zruší, ale vy ste už vystavili bežnú alebo vyúčtovaciu faktúru, potrebujete ju stornovať. Už vystavenú faktúru nemažte, ale vystavte takzvaný dobropis. To je de facto záporná faktúra. Vďaka nej je v účtovníctve vidieť, že ste vyfakturovanú čiastku vrátili alebo ste ju ani nedostali a už ju nečakáte.

Dobropis k faktúre vystavujete napríklad vo chvíli, kedy zákazník reklamuje tovar a vy mu vraciate peniaze.

Ako v dobropise správne opraviť základ dane a výšku DPH sa dozviete v tomto článku.

Ako vymáhať nezaplatenú faktúru

Keď poskytnete zákazníkovi tovar či služby na faktúru a on nezaplatí včas, čo najskôr sa pripomeňte. Čím skôr začnete situáciu riešiť, tým je vyššia pravdepodobnosť, že svoje peniaze dostanete. Ako presne postupovať, zistíte v tomto podrobnom návode od skúseného advokáta.

Zaujíma vás k faktúram ešte niečo ďalšie? Prečítajte si odpovede na najčastejšie otázky podnikateľov.