Rady pre živnostníkov: ako na prvú faktúru

Živnostník na faktúre uvádza, aký tovar alebo služby klient odobral, koľko položky stoja a do kedy ich má zaplatiť. Živnostníkovi potom vystavené faktúry slúžia ako doklady o jeho príjmoch a využije ich ako podklady pre spracovanie daňového priznania.

Údaje na faktúre stanovuje zákon

Povinné údaje na faktúrach stanovuje Obchodný zákonník. Pokiaľ vediete účtovníctvo, je pre vás pri fakturácii relevantný aj zákon o účtovníctve a ak ste platiteľom DPH, musí sa obsah faktúr riadiť aj zákonom o DPH.

Ak chcete vedieť, aké údaje musia obsahovať vaše faktúry, ujasnite si, do ktorej kategórie ako živnostník patríte:

• neplatiteľ DPH, ktorý nevedie účtovníctvo,
• neplatiteľ DPH, ktorý vedie účtovníctvo,
• platiteľ DPH.

Začínajúci živnostník nie je povinný viesť účtovníctvo (môže ho viesť dobrovoľne) a nie je povinný byť platiteľom DPH (môže sa ním stať dobrovoľne). Vaša fotografická živnosť teda v takomto prípade patrí do prvej kategórie. Na faktúru uveďte:

• obchodné meno (obvykle meno a priezvisko s prípadným dodatkom),
• miesto podnikania fyzickej osoby (fakturačná adresa),
• IČO (identifikačné číslo organizácie),
• označenie registra, v ktorom ste zapísaný a číslo zápisu (živnostenský register).

Týmto končia údaje dané zákonom. Pre prehľadnosť a prípadnú kontrolu daňového úradu odporúčame na každú faktúru uvádzať tiež:

• oznámenie, že dodávateľ nie je platiteľ DPH,
• údaje o odberateľovi (rovnaké ako údaje o dodávateľovi vyššie),
• slovné a číselné označenie dokladu (napríklad Faktúra 05072022),
• popis tovaru alebo služby,
• sumu – celkovo alebo podrobne (cena za mernú jednotku a označenie množstva),
• dátum vystavenia faktúry.

Aby zákazník vedel, kam zaplatiť, uveďte aj číslo svojho účtu, variabilný symbol a dátum splatnosti faktúry.

Tip: Pre detailné informácie o ďalších kategóriách sa pozrite na prehľad všetkých náležitostí.

Platiteľom DPH sa stávate, keď váš obrat za najviac 12 predchádzajúcich po sebe nasledujúcich kalendárnych mesiacov dosiahne 49 790 eur. V tej chvíli sa vaša faktúra stáva nielen účtovným, ale aj daňovým dokladom.

Druhy faktúr pre platiteľov aj neplatiteľov DPH

Ako živnostníci sa môžete stretnúť so 4 druhmi faktúr:

• Zálohová faktúra:

Použijete ju v prípade, keď potrebujete od zákazníka časť peňazí vopred. Zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom (t. j. nevstupuje do účtovníctva a nie je na nej DPH), ide iba o výzvu na platbu.

Príklad: Zákazník si objednal fotografovanie v cene 1 000 eur a vy potrebujete 10 % vopred na materiál. Vystavíte mu zálohovú faktúru na 100 eur. Táto faktúra nevstupuje do podkladov na daňové priznanie.

• Proforma faktúra:

Funguje rovnako ako zálohová faktúra, ale ide o výzvu na platbu celej sumy. Pokiaľ organizujete fotografický kurz a požadujete kurzovné vopred, vystavíte účastníkom proforma faktúru. Ani v tomto prípade nie je faktúra daňovým ani účtovným dokladom.

Zálohová a proforma faktúra sa často považujú za synonymá.

• Vyúčtovacia faktúra:

Pokiaľ ste zákazníkovi vystavili zálohové faktúry alebo jednu proforma faktúru, musíte následne poslať aj tzv. vyúčtovaciu faktúru. Tá už je účtovným (a v prípade platiteľov DPH aj daňovým) dokladom a vstupuje do účtovníctva.

• Riadna faktúra:

Riadna faktúra je základný typ faktúry. Zvyčajne ju živnostník vystavuje po dokončení zákazky alebo odovzdaní tovaru (v prípade, že nevystavuje zálohové a proforma faktúry).

Pošlite ju teda zákazníkovi po odovzdaní vyhotovených fotografií. Ten má povinnosť ju zaplatiť. Obvyklá splatnosť je 14 dní, ale môže byť aj dlhšia.

Niektorí živnostníci majú s dlhou splatnosťou zlé skúsenosti a túto platbu neumožňujú. Môže sa stať, že zákazník tovar nezaplatí. Nielen, že nemáte svoje peniaze, ale navyše ich musíte vymáhať.

Riadna faktúra je účtovný (prípadne daňový) doklad.

Ako jednoducho vystaviť faktúru

• Na papier – nemoderný a zdĺhavý spôsob, ktorý sa už veľmi nepoužíva. Správne vyplnená ručne vypísaná faktúra je ale stále platným dokladom.
• Vo Worde či Exceli – v oboch programoch síce môžete vystaviť faktúru, ale zaberie vám to veľa času. Navyše pri kopírovaní šablón do programov hrozí, že v nej budete mať chyby a musíte si sami strážiť všetky legislatívne zmeny.
• V účtovnom programe – v tomto softvéri je možné nielen vystavovať faktúry, ale aj viesť účtovníctvo, mzdy zamestnancov a ďalšie agendy. Jedným z programov pre malé a stredné firmy je napríklad Money S3.
• V on-line fakturačnej službe – pokiaľ ste drobný živnostník ako v našom príklade, nebudete potrebovať účtovný program. Najvhodnejším riešením je pre vás vystavovanie faktúr v on-line fakturačnej službe. Pre platiteľa aj neplatiteľa DPH je vhodným fakturačným programom napríklad iDoklad. Po registrácii a vyplnení fakturačných údajov môžete začať. Vystavenie faktúry trvá menej ako 2 minúty. Pokiaľ ide o faktúru pre stáleho zákazníka, bude čas ešte kratší.

V iDoklade všetky faktúry ľahko odovzdáte účtovníkovi. Výhodou je, že iDoklad je stále aktuálny. Vďaka tomu nemusíte nič strážiť.

Ako je možné faktúru stornovať

Ak zo zmluvného obchodu nič nebude, ale vy už ste vystavili riadnu faktúru, nemažte ju. Musíte ju stornovať a vystaviť takzvaný dobropis. Ide o zápornú faktúru. Vďaka nej bude vo vašom účtovníctve vidieť, že čiastka za ponúkanú službu je vrátená alebo ste ju nedostali a už ju neočakávate.

Môže sa to stať napríklad pri reklamácii tovaru alebo služieb. Dajte si tiež pozor na opravu základu dane v dobropise.