Návod: ako vystaviť zálohovú a proforma faktúru

Pokiaľ chcete mať väčšiu istotu, že zákazník nezruší dohodnutú zákazku, vyžiadajte si zálohu alebo celú platbu vopred. Poradíme vám, ako správne vystaviť zálohovú a proforma faktúru, ktoré sa na to používajú.

Možno si hovoríte, aký je rozdiel medzi zálohovou a proforma faktúrou. Proforma faktúra je obvykle doklad, ktorým požadujete zaplatiť celú čiastku vopred. Zálohovou faktúrou žiadate len zálohu, teda iba časť peňazí.

Ďalej v texte budeme používať toto odlíšenie, hoci sa niekedy stretnete aj s tým, že zálohová a proforma faktúra sa používajú ako synonymá a nerozlišujú sa. To nevadí, zákon formáty týchto faktúr neupravuje, takže ich podoba aj označenie je v zásade na vás.

Kedy vystaviť zálohovú faktúru

Zálohovú faktúru vystavujete napr. v prípade, že vám zákazník svojou rezerváciou blokuje termín. Keby svoju návštevu na poslednú chvíľu zrušil, už ho neobsadíte a prídete kvôli tomu o zárobok.

Zálohu často vyžadujú napríklad prevádzkovatelia hotelov či poskytovatelia ďalších služieb. Keď si zarezervujete ubytovanie v hodnote 500 eur, pravdepodobne budete vyzvaný na zaplatenie zálohy v minimálnej výške 10 či 20 percent (mnohokrát aj vyššej), ktorá vám v prípade zrušenia po stanovenom storno termíne prepadne.

Zálohy ideálne požadujte vždy, pokiaľ pre klienta chystáte niečo na mieru. Je jedno, či pre neho šijete oblek alebo chystáte školenia. Dôležité je, že ak by si obchod na poslednú chvíľu rozmyslel, vy už ten istý tovar či služby nepredáte, hoci ste jeho tvorbou strávili veľa času.

Kedy vystaviť proforma faktúru

S proforma faktúrou sa najčastejšie stretnete v súvislosti s dlhodobou službou či tovarom. Celú čiastku vopred budete hradiť napríklad v prípade predplatného (časopisu, streamovacej služby atď.), pri registrácii domény a podobne.

Je len na vás a dohode so zákazníkom, či sa rozhodnete žiadať len zálohu, alebo celú platbu vopred.

Na čo slúžia a ako ich zaúčtovať

Oba typy faktúr sú iba výzvou na zaplatenie a ani jedna z nich neslúži ako účtovný alebo daňový doklad. Len na základe vystavenia sa teda proforma ani zálohová faktúra neúčtuje. V zásade nimi zákazníkovi poskytujete iba informáciu o tom, akú čiastku, za čo a kam má zaplatiť.

Z toho pochopiteľne vyplýva, že ako podnikateľ máte povinnosť po dodaní tovaru alebo služby vystaviť aj vyúčtovaciu faktúru, ktorá už účtovným dokladom je. Ak ste okrem toho aj platiteľom DPH, tak ste navyše povinný po úhrade proforma alebo zálohovej faktúry vystaviť aj daňový doklad k prijatej platbe, resp. faktúru k prijatej platbe a odviesť DPH.

Náležitosti zálohovej a proforma faktúry

Pretože zákon na tieto druhy faktúry nepamätá, náležitosti je potrebné stanoviť operatívne. Vzhľadom na to, že ide o informáciu o platbe, mali by oba typy faktúr prirodzene obsahovať:

• čiastku na úhradu,
• informácie o platbe (číslo účtu, variabilný symbol atď.),
• informácie o službe či tovare (za čo a aká časť je hradená),
• dátum splatnosti faktúry,
• informácie o príjemcovi platby (komu klient peniaze posiela).

Ako proforma, tak zálohová faktúra majú vlastný číselný rad a nemožno ich v účtovníctve spájať s riadnymi faktúrami.

Prečo sa používajú zálohové a proforma faktúry

Používanie zálohových a proforma faktúr je dôležité najmä pre platiteľa DPH. Predstavme si napríklad kuchynské štúdio, ktoré je platiteľom DPH.

Klient si u neho objedná kuchyňu v hodnote 10 000 eur, štúdio mu ju dodá a vystaví mu riadnu faktúru. Tým mu vzniká výnos v hodnote 10 000 eur a štátu musí odviesť DPH. Lenže štúdio ešte peniaze od klienta nedostalo, takže DPH musí zaplatiť zo svojho.

Pokiaľ ale firma vystaví zálohovú alebo proforma faktúru ešte pred samotným dodaním kuchyne, povinnosť odviesť DPH jej zatiaľ nevznikne, pretože to nie je daňový doklad. Až akonáhle klient zaplatí, štúdio vystaví daňový doklad k prijatej platbe (alebo vyúčtovaciu faktúru) a DPH už zaplatí z peňazí od klienta. Následne môže nastať dodanie kuchyne.

Tento postup je užitočný aj vtedy, ak sa obchod v konečnom dôsledku neuskutoční. Ak by štúdio dodalo kuchyňu, vystavilo riadnu faktúru a klient neskôr objednávku z nejakého dôvodu zrušil, musí vystaviť opravný daňový doklad.

Keby ešte pred dodaním kuchyne vystavili zálohovú alebo proforma faktúru a klient zákazku zrušil, nič sa nedeje. Doklad nevstúpil do účtovníctva a ani do žiadneho daňového priznania k DPH a preto ho nie je potrebné zložito opravovať.