Špecifiká faktúry uhrádzanej v hotovosti: zoznámte sa s limitmi aj pravidlami archivácie

Keď vystavujete svojim klientom faktúru, obvykle dostanete platbu prevodom na účet. Z času na čas sa ale môžete stretnúť aj s platbou v hotovosti. Pozrite sa preto, aké sú špecifiká faktúry uhrádzanej v hotovosti, kedy sa stáva daňovým dokladom a čím sa líši od zjednodušenej faktúry.

Ako často sa stretnete s úhradou faktúry v hotovosti, to záleží predovšetkým na odbore, v ktorom sa pohybujete. Zatiaľ čo napríklad u firmy vyvíjajúcej mobilné aplikácie budú platby v hotovosti výnimočné, prevádzkovatelia autoservisu sa s nimi stretávajú denne.

Sami taktiež môžete na faktúre určiť spôsob úhrady. Pokiaľ teda nejaký typ platby preferujete, pridajte túto informáciu na daný doklad.

Limit platby v hotovosti pri úhrade faktúry

Ak vystavujete faktúru s platbou v hotovosti, pamätajte, že fakturovaná čiastka nesmie presiahnuť 5 000 eur, ak má hotovosť odovzdávať alebo prijímať právnická osoba alebo fyzická osoba – podnikateľ. Hodnota platby v hotovosti medzi fyzickými osobami – nepodnikateľmi nesmie presiahnuť 15 000 eur. Pokiaľ je cena vašich tovarov alebo služieb vyššia, musí byť úhrada bezhotovostná.

Ukladá vám to § 4 zákona č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti v znení neskorších predpisov. Určuje maximálnu hranicu hotovostnej platby medzi jedným príjemcom a jedným odovzdávajúcim vyplývajúcu z jedného právneho vzťahu.

Pri platbách v cudzej mene musíte čiastku prepočítať na eurá. A to podľa referenčného výmenného kurzu určeného a vyhláseného Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný v deň predchádzajúci dňu platby v hotovosti.

Cieľom tohto nariadenia je obmedziť daňové úniky a zabrániť legalizácii príjmov z trestnej činnosti. Pokiaľ uvedený paragraf porušíte, hrozí vám:

• pokuta až 10 000 eur, ak ste fyzická osoba – nepodnikateľ,
• alebo pokuta až 150 000 eur, ak ste právnická osoba alebo fyzická osoba – podnikateľ.

Ako pracovať s faktúrou uhrádzanou v hotovosti

S faktúrou uhrádzanou v hotovosti pracujete vo svojom účtovníctve ako s akoukoľvek inou faktúrou. Musíte ju teda archivovať:

• najmenej 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, a to ak ste neplatiteľ DPH a uplatňujete si paušálne výdavky alebo vediete daňovú evidenciu,
• najmenej 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, ak ste platiteľom DPH a / alebo vediete účtovníctvo.

Pri platbách v hotovosti za faktúru je vhodné vystaviť aj príjmový pokladničný doklad. Podnikatelia musia úhradu faktúry v hotovosti zaevidovať v systéme e-kasa prostredníctvom pokladnice e-kasa klient a odovzdať kupujúcemu pokladničný doklad so špecifickými náležitosťami upravenými zákonom o používaní elektronickej registračnej pokladnice. Pre interné účely svojho účtovníctva, daňovej evidencie alebo paušálnych výdavkov vyhotovia aj podnikatelia k faktúre zaplatenej v hotovosti štandardný príjmový pokladničný doklad.

Vystavením príjmového pokladničného dokladu k úhrade faktúry v hotovosti získate lepší prehľad o skutočných príjmoch. Príjmový pokladničný doklad totiž preukazuje úhradu, zatiaľ čo faktúra s požadovaným spôsobom platby v hotovosti označuje iba danú pohľadávku.

Zároveň vám tieto doklady uľahčia preukazovanie príjmov pri kontrolách z daňového úradu.

Kedy je faktúra s platbou v hotovosti daňovým dokladom

Špecifická situácia je pri faktúre s platbou v hotovosti, ktorú vystavuje platiteľ DPH. V takom prípade sa faktúra stáva daňovým dokladom. Je to dodnes zaužívaný pojem zo staršieho zákona o dani z pridanej hodnoty, ktorý daňovým dokladom označoval faktúru platiteľa DPH.

Aj faktúra s požadovaným spôsobom platby v hotovosti musí obsahovať všetky náležitosti faktúry od platiteľa DPH. Okrem iného na nej musí byť:

• identifikačné číslo pre DPH dodávateľa (prípadne aj odberateľa – pokiaľ ho má),
• základ dane,
• sadzba dane a
• výška dane.

Faktúra uhrádzaná v hotovosti vs. zjednodušená faktúra

Pri celkovej cene vrátanej DPH nepresahujúcej 100 eur môže platiteľ DPH aj faktúru uhrádzanú v hotovosti nahradiť zjednodušenou faktúrou. Teda zjednodušeným daňovým dokladom.

Oproti faktúre na ňom nemusíte uvádzať:

• informácie o kupujúcom a
• jednotkovú cenu bez DPH.

Naopak musí obsahovať:

• meno a priezvisko alebo názov predávajúceho,
• adresu sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska predávajúceho alebo adresu miesta, kde sa predávajúci obvykle zdržiava,
• identifikačné číslo pre DPH, pod ktorým predávajúci tovar alebo službu dodal,
• poradové číslo dokladu,
• dátum vyhotovenia dokladu,
• dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia dokladu,
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
• základ DPH pre každú sadzbu DPH a zľavy a rabaty, ak nie sú zahrnuté v jednotkovej cene,
• uplatnenú sadzbu DPH alebo oslobodenie od DPH,
• výšku DPH spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.

Myslite na limity a pokladničné doklady

Napriek tomu, že má práca s faktúrou uhrádzanou v hotovosti určité špecifiká, vo väčšine ohľadov je rovnaká ako pri ostatných faktúrach. Dôležité je najmä:

• postrážiť si výšku faktúry (maximálne 5 000 eur, ak má hotovosť odovzdávať alebo prijímať právnická osoba alebo fyzická osoba – podnikateľ, inak 15 000 eur)
• a pri prijatí peňazí vystaviť príjmový pokladničný doklad.