Účtovanie faktúr stručne a jednoducho

Schopnosť správne vyúčtovať faktúru patrí medzi základné znalosti každého účtovníka. Aj tak ale nie je na škodu si niektoré jednoduchšie aspekty účtovnej profesie pripomenúť a uistiť sa, že svoje faktúry účtujete správne.

Vo chvíli, keď obdržíte alebo vydáte faktúru, je potrebné ju riadne zaúčtovať. Skúsení účtovníci sa nad takou banalitou len ťažko pozastavia, najmä začiatočníci ale v účtovaní často zbytočne hľadajú zložitosti. Ako ukážu nasledujúce riadky, účtovanie je pomerne priamočiary proces.

Účtovanie faktúr prijatých

Prijatými faktúrami rozumieme tie, ktoré vás zaväzujú k odoslaniu peňazí poskytovateľovi odobraného tovaru či služby. V tomto prípade účtujete na účet 321 – Dodávatelia, ktorý pokrýva záväzky vyplývajúce z obchodných vzťahov. Najprv uveďte typ dokladu, ktorým je v tomto prípade faktúra prijatá (FAP).

Do stĺpčekov Má dať a Dal (MD a D) potom vyplňte správny kód účtu. Na strane Dal sa pri prijatých faktúrach vždy používa účet 321 – Dodávatelia. Stranu Má dať potom definuje tzv. účtovný prípad alebo hospodárska operácia ovplyvňujúca majetok, zdroje majetku, náklady alebo výnosy podniku. Napríklad nákup tovaru spadá pod samostatný účtovný prípad účtovaný na účte 132 – Tovar na sklade a v predajniach (resp. 131 – Obstaranie tovaru), ak účtujete zásoby spôsobom A, alebo účtovaný na účte 504 – Predaný tovar, ak účtujete zásoby spôsobom B. Tu nezabudnite príslušný prípad vypísať do príslušnej kolónky.

Posledným krokom je zapísať celkovú sumu, na ktorú je faktúra vypísaná. Zostatok na príslušnom účte potom zapíšte do saldokonta, t. j. pomocnej účtovnej evidencie obsahujúcej jednotlivé účty pre dodávateľov a odberateľov.

V prípade, že od vás dodávateľ žiada sumu vrátane DPH, tak vás navyše čaká aj zohľadnenie dane z pridanej hodnoty, ktorá je samostatným účtovným prípadom účtovaným na účte 343 – Daň z pridanej hodnoty. Ten uveďte do kolónky MD, zatiaľ čo v kolónke D ponechajte účet 321 – Dodávatelia. Následne vypíšte výšku dane z pridanej hodnoty.

Účtovanie faktúr vystavených

Vystavenou faktúrou (FAV) vyzývate inú stranu, aby vám zaslala platbu za vami dodaný tovar či služby. Aj tu sa nevyhnete správnemu zaúčtovaniu, ktoré sa ale stále drží rovnakého princípu ako vyššie – iba prehodíme obe strany transakcie. U vystavených faktúr tak vždy používame účet 311 – Odberatelia vyplňovaný do stĺpca MD, zatiaľ čo do stĺpca D zapíšeme účet zodpovedajúci konkrétnemu účtovnému prípadu.

Pokiaľ sme teda odberateľovi predali tovar, účtovný prípad zapíšeme na účte 604 – Tržby za tovar a uvedieme celú sumu. Aj tu majte na pamäti, že zostatok treba sledovať saldokontom. V prípade, že od odberateľa žiadate aj DPH, zostáva rovnaký postup ako vyššie – na nasledujúci riadok vypíšte výšku DPH a do stĺpčekov MD a D uveďte príslušný účet. Do stĺpca MD uveďte účet 311 – Odberatelia a do stĺpca D uveďte účet 343 – Daň z pridanej hodnoty.

Ušetrite si účtovanie s iDokladom

Či už si vediete účtovníctvo sami, alebo využívate služby externého účtovníka, jedno majú oba prístupy rovnaké – nutnosť viesť si všetky faktúry, predajné doklady aj ďalšie podklady a následne ich buď jeden po druhom zaúčtovať, prípadne ich odovzdávať účtovníkovi. Pokiaľ sa ale rozhodnete pre online fakturačný program iDoklad, ušetríte veľa práce a času sebe aj účtovníkovi.

V iDoklade totiž možno faktúry nielen generovať behom pár sekúnd, ale aj elektronicky uchovávať na jednom mieste. Pokiaľ potom používate účtovný program, môžete s ním iDoklad jednoducho prepojiť iba pár kliknutiami. Všetky doklady následne do účtovného softvéru prúdia úplne automaticky, vďaka čomu sa vyhnete ručnému prepisovaniu či importu.

A čo externý účtovník? Toho môžete pridať ako nového používateľa vášho používateľského účtu. Získa tým prístup ku všetkým faktúram a dôležitým dokladom a môže ich sťahovať aj spracovávať bez nutnosti osobného či elektronického odovzdávania. V prípade zmeny účtovníka potom prístupové práva zmeníte v priebehu niekoľkých sekúnd.