Archivácia účtovných dokladov pre SZČO

Vo chvíli, keď uzatvárate daňové a účtovné doklady za uplynulý rok, máte povinnosť ich archivovať. Dĺžka archivácie sa líši podľa toho, o aký druh dokladu ide, či ste platiteľmi alebo neplatiteľmi DPH, či ste alebo nieste zamestnávateľom a či vediete daňovú alebo účtovnú evidenciu.

Účtovné a daňové doklady uchovávate pre prípad daňovej kontroly od daňového úradu, aby ste mohli spätne doložiť svoje podnikateľské aktivity. Po uplynutí zákonnej dĺžky archivácie môžete doklady skartovať bez toho, aby vám hrozila pokuta.

Pozrieme sa na to, ako dlho archivovať rôzne druhy účtovných dokladov, aké sú spôsoby archivácie a čo robiť, keď vyprší skartačná lehota alebo keď doklady stratíte.

Ako dlho archivovať doklady?

Podnikatelia, ktorí sú neplatiteľmi DPH, nezamestnávajú zamestnancov a nevedú účtovníctvo (buď si uplatňujú výdavky percentom z príjmov alebo vedú daňovú evidenciu), majú povinnosť archivácie daňových dokladov 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie. Faktúry a evidenciu za rok 2022 tak uchovávate do konca roka 2028.

Ostatní podnikatelia majú archiváciu trochu náročnejšiu.

Ak ste SZČO, ktorá vedie účtovníctvo (alebo s. r. o.), je platiteľom DPH alebo zamestnávateľom, doklady archivujete minimálne 10 rokov. Pri rôznych druhoch dokladov sa líšia ich archivačné lehoty – a na základe lehoty sa odvíja zákonná dĺžka archivácie. A pri jej nedodržaní hrozí sankcia.

Pozrime sa, aká je dĺžka archivácie pri jednotlivých typoch dokladov podľa jednotlivých predpisov.

Daňové doklady (podstatný je zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty):

• 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie: vo všeobecnosti všetky doklady a evidencie týkajúce sa dane z príjmov;
• 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa týkajú: vo všeobecnosti všetky doklady a záznamy týkajúce sa dane z pridanej hodnoty.

Účtovné doklady (dĺžku archivácie stanovuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve):

• 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú: účtovná závierka, výročná správa, účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh;
• počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky: ostatné účtovné záznamy.

Doklady z pozície zamestnávateľa (kľúčom sú zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení):

• 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú: kópie mzdových listov, potvrdení o zdaniteľných príjmov fyzickej osoby zo závislej činnosti, dokladov o vykonaní ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti;
• 10 rokov odo dňa splatnosti sociálneho poistenia: všetky doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby a výšky sociálneho poistenia;
• 10 rokov: účtovné doklady a iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby a výšky zdravotného poistenia.

3 spôsoby archivácie dokladov

Existujú tri možnosti, ako doklady archivovať. V podobe tlačenej, elektronickej a zmiešanej.

1. Skladovanie tlačených dokumentov

Hoci je ukladanie papierových dokumentov ľahké, časom je tých šanónov alebo krabíc s faktúrami stále viac a možno vám zaberú nutnú časť kancelárie. Pri skladovaní tlačených dokumentov počítajte s tým, že o ne pri požiari alebo vytopení môžete prísť. A pozor tiež na blednutie pokladničných dokladov, ktoré kvôli tomu nebudú po pár rokoch čitateľné.

2. Elektronická archivácia

Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe pôsobí jednoducho. Naskenujete, uložíte a máte hotovo. V princípe to sedí, ale pri digitalizácii dokladov musíte dodržiavať 4 zásady:

• úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
• obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s pôvodnou podobou,
• čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
• neporušenosť obsahu účtovného záznamu.

Zvážte, kam dokumenty v digitálnej podobe ukladať. Môžete ich uložiť na disk počítača či na externý hardvér (u tých však hrozí poškodenie, doklady je treba vždy zálohovať), na zdieľaný cloud alebo do online aplikácie.

Tip: Ukladajte faktúry v iDoklade. Hoci podľa zákona nemusia vystavené faktúry zahŕňať pečiatku ani podpis, pokiaľ ich na faktúre chcete mať, prvky do systému jednoducho nahráte. Automaticky sa potom zobrazia na každej vystavenej faktúre.

3. Zmiešaná archivácia

Dokumenty ukladáte v tlačenej aj elektronickej podobe. Zmiešanú archiváciu napríklad vediete v prípade, keď prechádzate na elektronickú archiváciu účtovných dokladov a dokumenty postupne digitalizujete.

Archivácia a čo robiť keď…

…vypršala archivačná lehota účtovných dokladov?

Po vypršaní lehoty už doklady uchovávať nemusíte a môžete ich bezpečne zlikvidovať.

…nedodržali sme lehotu na archiváciu alebo dokumenty stratili?

Pokiaľ ste nedodržali skartačnú lehotu, ide o správny delikt, za ktorý vám môže príslušný orgán udeliť pokutu. Jej výška závisí od toho, o aké dokumenty ide a podľa akého predpisu sa kontrola uskutočňuje.

Napríklad podľa zákona o správe daní môže daňový úrad za nedodržanie doby uchovávania daňových dokladov uložiť pokutu od 30 eur do 3 000 eur. Ak ale absencia daňových dokladov za určitých okolností spôsobí určovanie dane podľa pomôcok, pokuta môže byť uložená vo výške trojnásobku základnej úrokovej sadzby Európskej centrálnej banky ročne (najmenej však 10 %) zo sumy dane určenej podľa pomôcok.

Podľa zákona o účtovníctve môže daňový úrad zase za nedodržanie doby uchovávania účtovnej dokumentácie uložiť pokutu vo výške od 100 eur do 100 000 eur.

…dokumenty sa zničili pri požiari alebo povodni?

V prípade živelnej udalosti a zničenia archivovaných dokumentov zaistite potrebnú dokumentáciu od polície a pokiaľ je to možné, pokúste sa o rekonštrukciu zničených dokumentov.