Ako na vystavenie a zaúčtovanie zálohovej faktúry u platiteľov DPH

Zálohová faktúra je pre podnikateľov obľúbeným spôsobom, ako sa „poistiť“, že za zákazku dostanú zaplatené. Zvlášť dôležitá je pre platiteľov DPH, ktorých ochráni pred úhradou DPH z neuhradenej zákazky. Prečítajte si preto, ako si s vystavením aj zaúčtovaním zálohovej faktúry poradiť.

Ako zákazník musíte so zálohovou faktúrou počítať najmä pri:

• rozsiahlejších zákazkách,
• výrobkoch na mieru a aj
• pri niektorých službách – napríklad pri ubytovaní.

Podnikateľ v takom prípade vystaví zálohovú faktúru a tovar alebo službu dodá až potom, čo dostane dohodnutú platbu.

Zálohových faktúr pritom môže byť v priebehu zákazky viac. Záleží na rozsahu služieb a dohode s klientom.

Prečo vystavovať zálohové faktúry

Zálohovú faktúru využívajú platitelia aj neplatitelia DPH. Znižujú tým riziko, že im klient nezaplatí.

Zvlášť dôležitá je ale pre platiteľov DPH. V ich prípade je faktúra daňovým dokladom, a preto musia odviesť uvedenú DPH – bez ohľadu na to, či im klient zaplatil alebo nie.

Predstavte si, že máte napríklad malú firmu, ktorá dodáva a montuje kuchynské linky. Klient si od vás do svojho bytu objedná kuchyňu za 8 000 eur bez DPH. Vy ju zostavíte a následne zákazníkovi pošlete faktúru na celú čiastku. Lenže klient vám nezaplatí.

Napriek tomu musíte DPH odviesť.

Nezostáva vám preto nič iné, než zaplatiť daň zo svojho. Neprídete tak len o náklady spojené s dodaním a montážou linky, ale aj o ďalších 1 600 eur (pri základnej 20 % sadzbe DPH).

Čo má obsahovať zálohová faktúra

Na rozdiel od bežnej faktúry nevstupuje zálohová faktúra do účtovníctva a nie je daňovým dokladom. Nemusíte z nej teda odvádzať DPH.

A pokiaľ vám klient nezaplatí, zálohovú faktúru jednoducho stornujete alebo zmažete.

Ďalšou výhodou je, že zálohová faktúra nemá predpísané náležitosti. Nemusíte teda napríklad počítať a vyčísľovať DPH.

Všeobecne je ale vhodné, aby sa na zálohovej faktúre objavili podobné údaje ako na bežnej faktúre. Práca s dokladmi bude vďaka tomu jednoduchšia a prehľadnejšia.

Na zálohovú faktúru preto uveďte:

• informácie o dodávateľovi (meno a priezvisko či názov firmy, adresa, IČO, DIČ),
• informácie o odberateľovi (rovnaké ako u dodávateľa),
• identifikáciu tovaru alebo služby, na ktorý vystavujete zálohovú faktúru,
• fakturovanú čiastku,
• dátum vystavenia,
• dátum splatnosti,
• spôsob úhrady a
• prípadne číslo účtu, na ktorý vám má klient zaplatiť (pokiaľ nevystavujete napríklad zálohovú faktúru, ktorú si prajete uhradiť v hotovosti), a identifikátor platby (napríklad variabilný symbol).

A pokiaľ používate fakturačný program iDoklad, nemusíte si s podobou zálohovej faktúry robiť starosti. Program dohliadne na to, aby na nej nechýbali žiadne dôležité informácie.

Ako zaúčtovať zálohovú faktúru u platiteľov DPH

Ako sme už spomínali, zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom. Nemusíte tak odvádzať DPH a neriešite ani účtovanie vystavenej zálohovej faktúry. Tieto faktúry iba evidujete.

Platí to aj v prípade, že ste odberateľom. Aj v tomto prípade sa vás zaúčtovanie zálohovej faktúry netýka.

Do účtovníctva zákazka vstupuje uhradením zálohovej faktúry. Potom musíte ako dodávateľ vystaviť a odoslať klientovi daňový doklad k prijatej platbe do 15 dní odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru alebo služby alebo do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola platba prijatá.

Na rozdiel od zálohovej faktúry na ňom musí byť okrem iného:

• rozpísaná DPH (základ dane, uplatnená sadzba dane, výška dane) a
• deň vzniku daňovej povinnosti (pri zálohovej faktúre je to dátum prijatia platby).

Zároveň musíte v príslušnom zdaňovacom období DPH odviesť.

Zákazník uplatní odpočet DPH až potom, čo mu pošlete daňový doklad k prijatej platbe.

Nezabudnite na vyúčtovaciu faktúru

Hneď ako zákazku dokončíte, musíte zákazníkovi vystaviť vyúčtovaciu faktúru. Ako dodávateľ na to máte 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby.

Vyúčtovacia faktúra okrem iného obsahuje:

• celkovú čiastku,
• celkovú DPH,
• odpočet zaplatenej zálohy,
• odpočet zaplatenej DPH a
• vyčíslenie zostávajúcej čiastky na úhradu.

Na rozdiel od zálohovej faktúry je účtovným aj daňovým dokladom. A preto z nej musíte odviesť príslušnú DPH (po odpočte už uhradenej DPH zo zálohovej platby).

Tip: Čo všetko musia daňové doklady spĺňať, to sa dozviete v článku Ako fungujú daňové doklady k platbe.

Doklad, ktorý vás zbaví starostí

Sami vidíte, že vystavenia ani zaúčtovania zálohovej faktúry sa báť nemusíte. Naopak, tento doklad vám ušetrí množstvo zbytočných starostí.