Ako a prečo evidovať prijaté faktúry

Väčšina podnikateľov sa pri svojom podnikaní stretáva nielen s vystavenými, ale aj s prijatými faktúrami. Môžu hrať významnú úlohu vo vašom účtovníctve a zásadne ovplyvniť výsledné dane. Nie každý podnikateľ ich ale musí skutočne evidovať. Pozrite sa, kedy a ako musíte s prijatými faktúrami pracovať.

Situácia sa líši podľa toho, ako riešite výdavky vo svojom daňovom priznaní a akým spôsobom účtujete. Existujú tri základné situácie:

• uplatňujete si paušálne výdavky,
• vediete daňovú evidenciu,
• vediete účtovníctvo.

Prijaté faktúry a paušálne výdavky

Najjednoduchšia je situácia v prípade, keď si v daňovom priznaní uplatňujete výdavky percentom z príjmov – tzv. „paušálne výdavky“. Výška paušálnych výdavkov je 60 % z vašich príjmov. Okrem takto vypočítaných výdavkov percentom z príjmov si môžete do daňových výdavkov zahrnúť (pripočítať k paušálnym výdavkom) aj výdavky na sociálne poistenie a zdravotné poistenie.

Pokiaľ využívate paušálne výdavky, prijaté faktúry evidovať nemusíte. Nevediete totiž žiadne účtovníctvo, do ktorého by vstupovali. A v daňovom priznaní ich neuplatňujete.

Evidovať musíte iba príjmy, zásoby a pohľadávky súvisiace s podnikaním.

Napriek tomu pre vás môže mať evidencia prijatých faktúr zmysel. Získate vďaka nej lepší prehľad o reálnych výdavkoch a uvidíte, či sa vám skutočne oplatí uplatňovať v daňovom priznaní paušálne výdavky.

Zároveň vďaka tomu môžete lepšie plánovať ďalší rozvoj svojho podnikania.

Evidenciou prijatých faktúr tiež predídete možným sporom s dodávateľmi kvôli prípadným nezaplateným faktúram. Sporné doklady totiž ľahko vyhľadáte a následne si overíte, či ste ich skutočne uhradili.

Prijaté faktúry a daňová evidencia

Pri daňovej evidencii už s určitým spôsobom „účtovania” prijatých faktúr počítajte. Máte totiž povinnosť evidovať:

• príjmy,
• výdavky,
• majetok,
• zásoby,
• pohľadávky,
• a záväzky.

Všetky transakcie musia byť vedené v daňovej evidencii. Prechádzajú ňou teda aj prijaté faktúry a ďalšie doklady za nákupy, ktoré spadajú medzi vaše výdavky.

Inak povedané: pri daňovej evidencii máte povinnosť prijaté faktúry evidovať.

Pamätajte si však, že výdavky uplatňujete vždy za obdobie, keď skutočne nastali. Pokiaľ teda dostanete faktúru od dodávateľa koncom decembra 2021 a zaplatíte ju až v januári 2022, vstúpi do daňovej evidencie ako výdavok za rok 2022.

Pokiaľ daňový úrad pri kontrole daňového priznania zistí, že ste prijatú faktúru zaevidovali zle a znížili si tak výslednú daň z príjmov, hrozí vám pokuta vo výške trojnásobku základnej úrokovej sadzby Európskej centrálnej banky ročne zo sumy vyrubeného rozdielu dane. Ak trojnásobok základnej úrokovej sadzby Európskej centrálnej banky nedosiahne 10 %, pokuta sa uloží vo výške 10 % ročne zo sumy vyrubeného rozdielu dane.

Prijaté faktúry a účtovníctvo

Účtovanie prijatých faktúr vás čaká, aj keď vediete účtovníctvo. V tomto prípade však nie je dôležitý dátum úhrady, ale skutočné dodanie daného tovaru či uskutočnenie danej služby.

Ak teda zaplatíte v januári 2022, ale plnenie sa uskutočnilo ešte v roku 2021, prijatú faktúru musíte účtovať do roku 2021.

V súvislosti s postupom účtovania prijatých faktúr je potrebné rozlišovať, či vediete jednoduché účtovníctvo alebo podvojné účtovníctvo. Ku dňu dodania tovaru alebo uskutočnenia služby sa prijatá faktúra v prípade jednoduchého účtovníctva zaúčtuje v knihe záväzkov, v prípade podvojného účtovníctva na účte 321 – Dodávatelia.

Iná situácia samozrejme nastáva v prípade prípadného poskytnutého preddavku na základe prijatej zálohovej faktúry ešte pred samotným uskutočnením plnenia, kedy je potrebné účtovať o vzniku pohľadávky ku dňu poskytnutia preddavku. V jednoduchom účtovníctve sa zaúčtuje v knihe pohľadávok, v podvojnom účtovníctve na účte 314 – Poskytnuté preddavky.

Evidenciu a uchovávanie prijatých faktúr vám nariaďuje zákon o účtovníctve. Pokiaľ to neurobíte, budete mať problém pri prípadnej kontrole z daňového úradu.

Minimálna doba archivácie vydaných a prijatých faktúr je počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Prijatá faktúra od neplatiteľa DPH

Pri účtovaní prijatých faktúr sa môžete stretnúť ešte s jednou špecifickou situáciou. A to v prípade, že je faktúra prijatá od neplatiteľa DPH a vy sami medzi platiteľov DPH patríte.

Ak ste platiteľom DPH a dostanete faktúru taktiež od platiteľa DPH, musíte pri faktúre zaúčtovať aj daň z pridanej hodnoty. Na dokladoch od neplatiteľa DPH ale DPH uvedená nie je.

Znamená to, že nevstupuje ani do vášho účtovníctva.

Celú prijatú faktúru od neplatiteľa DPH zaúčtujete medzi svoje výdavky či náklady a samotnú DPH nikam neúčtujete. Neodpočítate ju teda ani v daňovom priznaní.

Ako evidovať prijaté faktúry

Či už vediete podvojné účtovníctvo, jednoduché účtovníctvo alebo daňovú evidenciu, prijaté faktúry musíte evidovať a archivovať. Neznamená to však, že musíte všetky doklady tlačiť a ukladať v šanónoch. Prijaté faktúry môžete evidovať aj v elektronickej podobe.

Pokiaľ teda dostanete faktúru e-mailom, stačí ju stiahnuť do počítača. Alebo využiť cloudové služby. Vďaka nim získate k dokladom prístup odkiaľkoľvek. Stačí len telefón, tablet alebo notebook s prístupom na internet.

Takouto službou je napríklad iDoklad. Faktúry vie nielen vystavovať, ale zadáte do neho tiež prijaté doklady. Vďaka tomu evidujete faktúry od dodávateľov na jednom mieste. A kedykoľvek ich ľahko vyhľadáte.