Karta faktúry

Novú faktúru vytvoríte v sekcii Predaj → Faktúry vystavené kliknutím na ikonu alebo ako kópiu uloženej faktúry kliknutím na ikonu . Kartu faktúry zobrazíte kliknutím na číslo dokladu v zozname alebo cez ikonu .

Ak niektoré údaje zadávate do faktúr opakovane, upravte si ich v časti Nastavenie → Predaj. Pri vystavovaní faktúr vám to ušetrí veľa času.

Na karte faktúry nájdete nasledujúce polia:

• Zmena čísla dokladu – po kliknutí na ikonu za názvom faktúry otvoríte okno, v ktorom upravíte poradové číslo a dátum vystavenia faktúry.
  – Ak už je zadané číslo použité na inej faktúre, iDoklad vás upozorní.
  – Ak máte v čísle faktúry uvedený dátum, zmenou dátumu ho upravíte tiež.
  – Formát čísla faktúry upravíte v časti Nastavenie → Číslovanie.

• Šablóna – z ponuky vyberte šablónu, z ktorej chcete vystaviť faktúru. Všetky šablóny upravíte v sekcii Predaj → Šablóny.
• Rad – vyberte číselný rad, v ktorom faktúru vystavíte. Po uložení faktúry už rad nemožno zmeniť.
• Štítky – kliknutím na ikonu faktúru označíte napríklad štítkom projektu alebo činnosťou.
• Odberateľ – vyberte z Adresára alebo kliknutím na ikonu vytvorte nový kontakt (podrobný popis nájdete tu). Pomocou odkazu Upraviť odberateľa editujete údaje uložené v Adresári.
  – Pod identifikačnými údaji odberateľa vidíte farebnú ikonu označujúcu platnosť registrácie DPH. Po nadídení kurzoru na ikonu otáznika iDoklad zobrazí podrobnosti o výsledku kontroly platnosti (viac informácií nájdete tu).

• Dodacia adresa je iná, než fakturačná – zapnutím možnosti zobrazíte pole pre výber dodacej adresy odberateľa, alebo ju pridáte kliknutím na ikonu . Pomocou odkazu Upraviť dodaciu adresu editujte údaje uložené v Adresári.

• Číslo objednávky – doplňte číslo ako informáciu pre odberateľov, ktorá sa vytlačí na faktúre.
• Popis – pre lepšiu orientáciu v zozname faktúr a e-mailovej pošte uveďte krátku charakteristiku dokladu. Ak necháte pole prázdne, prepíše sa do neho popis z prvej vloženej položky.
• Dátumy:
  • Vystavenie – iDoklad automaticky vyplní aktuálny dátum, ktorý môžete prepísať alebo vybrať z kalendára.
  • DUZP – dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia, podľa ktorého faktúra vstupuje do priznania k DPH. Podľa legislatívy je to dátum dodania tovaru alebo uhradenia faktúry – podľa toho, čo nastalo skôr.
  • Splatnosť – iDoklad automaticky vyplní dátum vystavenia faktúry navýšenej o počet dní zadaný v poli Splatnosť na karte odberateľa. Pokiaľ nie je pole vyplnené, použije sa počet dní zadaný v Nastavenia → Predaj. Dátum môžete prepísať alebo vybrať z kalendára.

• Moje platobné údaje:
  • Spôsob úhrady – iDoklad automaticky vyplní najpoužívanejší spôsob, ktorý máte zadaný v menu Nastavenie → Predaj, ale môžete ho kedykoľvek zmeniť a vybrať z ponuky iný spôsob úhrady. Ak zvolíte V hotovosti, Kartou alebo Zápočtom, faktúry sa automaticky uložia ako uhradené. Voľba V hotovosti navyše k faktúre vygeneruje pokladničný doklad.

• • Bankový účet – v rolovacej ponuke sa zobrazujú bankové účty uložené v Nastavenie → Banka. Ako predvolený iDoklad vyplní hlavný účet z menu Nastavenie.
  • Číslo účtu – v poli je uvedené číslo vášho bankového účtu v staršom formáte, ktoré ste zadali v Nastavenie → Banka. Kliknutím na odkaz Upraviť bankový účet ho upravíte – vykonané zmeny sa uložia do nastavení a iDoklad ich použije aj v nových vystavených dokladoch.
  • IBAN/SWIFT – mezinárodné číslo bankového účtu a identifikačný kód banky (inak nazývaný aj BIC). iDoklad ich doplní automaticky pri výbere banky.

• Uhradené – zaškrtnutím možnosti označíte faktúru v zozname zelenou ikonou Uhradené. Ak ste v poli Spôsob úhrady zadali V hotovosti, Kartou alebo Zápočtom, iDoklad možnosť zaškrtne automaticky.
• Zobraziť viac detailov – kliknutím na tlačidlo otvoríte ďalšie polia, ktoré môžete na faktúre upraviť:
  • Variabilný symbol – iDoklad automaticky vloží Číslo dokladu, ale môžete ho ľubovolne upraviť.
  • Konštantný symbol – iDoklad automaticky vloží najčastejšie používaný konštantný symbol, ktorý zadáte v Nastavenie → Predaj. Na faktúre ho môžete zmeniť a vybrať z rolovacej ponuky.
  • Mena – vyberte menu, v ktorej chcete doklad vystaviť. Pre zahraničné meny iDoklad automaticky načíta aktuálny posledný kurz z národnej banky, ktorý však môžete upraviť.

• • Poznámka pre mňa – vložte si internú poznámku, ktorá sa na tlačenom doklade nezobrazí.
  • Jazyk tlače – z rolovacej ponuky zvoľte jazyk, v ktorom iDoklad faktúru vystaví.
  • Vzhľad tlačovej zostavy – upravte nastavenie vzhľadu danej faktúry (pre ďalšie vystavované faktury platí vzhľad zadaný v Nastavenie → Predaj → Vzhľad a tlač dokladov).
  • Text pred/za položkami faktúry – upravte sprievodné texty uvedené na faktúre pred a za položkami. iDoklad automaticky doplní texty zadané v Nastavenie → Predaj → Vzhľad a tlač dokladov.

Položky vyjadrujú cenu a množstvo predávaného tovaru alebo služieb.

Prvá položka je na faktúre automaticky zadaná a iba ju vyplníte. Ďalšie položky pridáte kliknutím na tlačidlo Nový riadok alebo Pridať položku cenníka, prípadne pomocou snímača čiarových kódov.

Ak vyberáte položky z cenníka, zoznačte všetky, ktoré chcete na faktúru pridať, potom kliknite na tlačidloVybrať. Položky sa objavia na faktúre, kde ich môžete ľubovolne upraviť. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť cenník zatvoríte, bez toh, aby ste niektorú položku vybrali.

Položku z faktúry môžete tiež spätne uložiť do cenníka. Podrobný návod nájdete tu.

Na položke vyplníte nasledujúce údaje:

• Položka – názov predávaného tovaru alebo služby. Údaj je povinný, a pokiaľ nezadáte inak, popis prvej položky sa doplní aj do popisu faktúry.
• Cena – zadajte cenu jedného kusu položky, a to buď vrátane DPH, alebo ako základ pre výpočet ceny s DPH – spôsob výpočtu dane určíte v nasledujúcich poliach.

• Množstvo – zadajte počet položiek, ktorým sa zadaná cena vynásobí.
• Jednotka – aby boli údaje na faktúre pre odberateľov zrozumiteľné, doplňte jednotku, v ktorej fakturované množstvo udávate (ks, kg, hod, km a pod.).
• Typ ceny – z rolovacej ponuky vyberte, aký typ ceny ste zadali:
  • S DPH – čiastka v poli Cena je vrátane DPH. Cenu bez DPH iDoklad automaticky dopočíta podľa zadanej sadzby v poli DPH (%) a uvedie na faktúre.
  • Bez DPH – čiastka v poli Cena je bez DPH a cenu vrátane dane iDoklad vypočíta podľa zadanej sadzby v poli DPH (%). Tento spôsob výpočtu DPH odporúčame.
  • Prenesená daňová povinnosť – zadáte, ak vystavujete doklady v prenesenej daňovej povinnosti.
• DPH (%) – ak ste platiteľmi dane, z rolovacej ponuky vyberiete sadzbu DPH. iDoklad automaticky ponúka možnosti zodpovedajúce platnej národnej legislatíve. V Nastavenie → Predaj môžete zvoliť najčastejšie používaný variant, ktorý bude iDoklad na faktúrach zadávať automaticky.

• Zľava na faktúru – výslednú cenu môžete znížiť pridaním zľavy (v %), ktorá sa vypočítá zo všetkých položiek na faktúre.

• Cena bez DPH/DPH/Cena spolu – dole na faktúre vidíte celkový súčet cien položiek rozpísaný pre účely DPH. Pri každej zmene v položkách iDoklad sumy hneď prepočíta.

• Presunúť– potiahnutím ikony zmeníte poradie položiek.
• Pridať zľavu – pod položku pridáte riadok, v ktorom popíšete zľavu a zadáte jej percentuálnu výšku. iDoklad zľavu vypočíta z celkovej ceny položky vrátane dane. Na jednotlivé položky faktúry môžete pridať rôzne zľavy. Zľavu odstránite kliknutím na ikonu na konci riadku.

• Pridať položku do cenníka – ak fakturujete položku, ktorú ešte nemáte uloženú v cenníku, uložíte ju do neho priamo z faktúry.

• Zmazať – odstraníte danú položku z faktúry.
• Pridať odpočet zálohy – tlačidlo je aktívne, keď je na faktúre vybraný odberateľ. Kliknutím na tlačidlo otvoríte zoznam uhradených nevyúčtovaných záloh vystavených na daného odberateľa a vyberiete z neho tie, ktoré chcete vyúčtovať.
• Načítanie položky pomocou snímača čiarových kódov – pre pridanie položky pomocou snímača kliknite v detaile faktúry do poľa Položka (alebo na ľubovoľné miesto na faktúre tak, aby kurzor nebol v žiadnom poli) a načítajte pomocou snímača čiarový kód z tovaru. Pokiaľ je položka s týmto čiarovým kódom zadaná v cenníku, vloží sa do faktúry. Stačí zadať požadované množstvo a uložiť stlačením klávesu Enter. Potom môžete načítať ďalšiu položku.

V záložke Prílohy v hornej časti karty faktúry môžete pridať prílohu, ktorá sa odošle odberateľovi e-mailom spolu s faktúrou (napr. rozpočet, dodací list, manuál atď.). Pripojíte až 5 príloh vo formáte PNG, JPEG, JPG, PDF, ZIP, RAR, XLSX, DOCX, ODT, ODS alebo TXT. Maximálna veľkosť jedného súboru je 2 MB.

Hotovú faktúru uložíte kliknutím na tlačidlo Uložiť a presuniete sa tým na zoznam všetkých faktúr.

Kliknutím na tlačidlo Ďalšie akcie  vyberiete, čo ďalšieho chcete s faktúrou urobiť:

•  Odoslať a uložiť – otvoríte kartu Odosielanie faktúry e-mailom, na ktorej upravíte text zadaný v Nastavenie → E-maily a komunikácia. Zvolíte tiež adresy, na ktoré chcete doklad odoslať.
• Vytlačiť a uložiť – otvoríte náhľad tlačenej podoby faktúry. Z náhľadu doklad buď vytlačíte, alebo exportujete do formátu PDF alebo RTF.
• Exportovať do PDF a uložiť – fakturu rovno stiahnete vo formáte PDF do počítača.

Kliknutím na tlačidlo Zrušiť faktúru zatvoríte bez uloženiaí.

Faktúry sú v zozname označené ikonou ukazujúcou stav úhrady, ich prehľad nájdete tu. Po otvorení karty vybranej faktúry vidíte štítok Uhradené/Čiastočne uhradené/Neuhradené/Preplatené.

Na karte danej faktúry môžete s úhradami ďalej pracovať v záložke Úhrady. Môžete odoslať poďakovenie , vytlačiť Potvrdenku o úhrade alebo úhradu vymazať

Tlačové aj PDF výstupy faktúr obsahujú QR kódy, v ktorých sú uložené všetky informácie potrebné na zaplatenie a tiež účtovné dáta z faktúry. Odberateľovi potom stačí načítať kód do mobilnej aplikácie banky alebo pomocou špeciálnej aplikácie do účtovného programu. Dáta sa automaticky vyplnia do platobného príkazu alebo ako prijatá faktúra do účtovného programu – odberateľ nemusí nič prepisovať a vyplňovať.

Na vystavených faktúrach, dobropisoch a zálohových faktúrach môžete vytvoriť tri typy QR kódov:

QR Platba+F
Ide o český štandard, ktorý integruje QR Platbu s QR Faktúrou tak, že na faktúre je len jeden QR kód. Vytlačí sa v prípade, že na doklad uvediete český IBAN (alebo platné číslo účtu, z ktorého je možné IBAN vygenerovať) a sumu dokladu väčšiu ako 0 (v ľubovoľnej mene).

Kód QR Platba+F obsahuje všetky informácie potrebné na uhradenie faktúry a tiež účtovné údaje, napr. variabilný symbol, dátum vystavenia a splatnosti, DUZP, celkovú sumu, číslo objednávky, popis predmetu fakturácie, IČO a DIČ vystaviteľa aj príjemcu faktúry a pod.

QR Faktura
Ak vystavený doklad neobsahuje informácie potrebné na uhradenie faktúry (chýba český IBAN alebo suma faktúry nie je väčšia ako 0), vytlačí sa kód QR Faktúra. Obsahuje iba účtovné údaje z dokladu, ktoré sa po načítaní prenesú do účtovného systému.

Pay by square
Jedná sa o slovenský štandard a obsahuje informácie potrebné na uhradenie faktúry. QR kód Pay by square sa vytlačí v prípade, že na doklade uvediete slovenský IBAN, SWIFT a suma faktúry je vyššia ako 0 euro.