Faktúry vystavené

Zoznam faktúr obsahuje ovládacie ikony v hornej lište alebo na konci riadku pri jednotlivých faktúrach. Ich význam je nasledujúci:
Odoslať – e-mailom odošlete všetky vybrané faktúry (označením vľavo).

Upomienky – pri faktúre neuhradenej v dobe splatnosti (označené ikonou ) odošlete odberateľovi upomienku. Šablónu pre upomienku vytvoríte v Nastavení → E-maily a komunikácia, pred odoslaním ju môžete ľubovolne upraviť. Upomínané doklady sú v zozname označené ikonou . Ak na ňu nadídete kurzorom, iDoklad zobrazí dátum poslednej upomienky a celkový počet odoslaných upozornení.

Uhradiť – vybranú faktúru označíte ako uhradenú alebo čiastočne uhradenú zadaním zaplatenej sumy a dátumom platby.

Dobropis – pri vybranej faktúre otvoríte formulár dobropisu. Vyplníte iba kolónku Zdôvodnenie opravy. Ďalšie údaje iDoklad automaticky prepíše z vybranej faktúry, pre ktorú dobropis vytvárate.

Pravidelná faktúra – pre vybranú faktúru otvoríte formulár pravidelnej faktúry a vytvoríte vzor pre jej generovanie. Nastavíte si iba vzorec pre opakované vytvorenie, ďalšie údaje iDoklad automaticky prepíše z vybranej faktúry.
Väzby – zobrazíte si väzby na ďalšie doklady, ktoré sa vzťahujú k vybranej faktúre.

Súčet – zobrazíte si súčet cien dokladov rozpísaný podľa sadzieb DPH. Spočítajú sa vybrané doklady, alebo celý zoznam. Pokiaľ nastavíte filter Filter, spočíta se zobrazený výber (aj keď je viacstránkový).

Zostavy – vytvoríte si jednu z ponúkaných zostáv, následne ju vytlačíte alebo exportujete do formátu PDF či RTF.

Nastavenie – otvoríte sekciu Nastavenie → Predaj, kde upravíte parametre vystavovaných faktúr.

Export – vyexportujete zoznam faktúr do formátu XLSX alebo CSV – pred exportom vyberete stĺpce, ktoré chcete použiť.

Zmazať príznak exportu – z vybraných faktúr na aktuálne zobrazenej stránke smažete príznak exportu . Doklady potom môžete znova exportovať do účtovncýh systémov.

Tlač – pre vybrané faktúry zobrazíte tieto zostavy pripravené pre tlač:

• Faktúra vystavená – šablónu pre vystavenú faktúru vytvoríte v Nastavení → Predaj → Vzhľad a tlač dokladov, alebo iDoklad použije vzhľad, ktorý ste vybrali pri poslednej tlači z karty faktúry.

• Dodací list – priložíte ho k odosielanej objednávke pre kontrolu.
• Úhrada – zobrazíte a vytlačíte potvrdenku o úhrade faktúry.
• Pokladničný doklad – vytvoríte pokladničný doklad pre faktúry uhradené v hotovosti, šablonu upravíte v časti Nastavenie → Pokladnica → Vzhľad a tlač dokladov.

Pri práci s väčším množstvom dokladov si pomôzte filtrovaním a nastavte kritériá pre výber faktúr, ktoré potrebujete spracovať (tlačiť, odoslať, spočítať apod.).

Každý zoznam faktúr má záložky, ktoré doklady filtrujú z pohľadu úhrad. Zobrazíte tak faktúry:

• Všetky,
• Uhradené,
• Neuhradené,
• Po splatnosti.

Piatou záložkou je volitelne Kôš, kde nájdete všechny zmazané faktúry. AK vymažete faktúru omylom, z koša ju obnovíte kliknutím na ikonu .

Faktúry môžete vyhľadávať aj podľa textu alebo číselnej hodnoty, ktoré zadáte do vyhľadávacieho poľa  Zadajte hľadaný výraz. Zobrazíte tak iba faktúry obsahujúce daný text alebo číslo v niektorom z polí.

Pre detailnejšie filtrovanie dokladov kliknite na tlačidlo Filter. Otvoríte okno a zadáte parametre, podľa ktorých chcete faktúry filtrovať.

Vybrané parametre sa zobrazia v hornom riadku, kde ich jednotlivo alebo hromadne pomocou tlačidla Vypnúť všetky filtre zmažete.

V zozname vidíte vedľa čísla dokladu ikony, ktoré ukazujú stav faktúry a vykonanú akciu. Po nadídení kurzoru na ikonu zobrazíte vysvetlivku:

•  Neuhradené – pre faktúru nie jej vykonaná žiadna úhrada.
•  Neuhradené po splatnosti – pre faktúru nie jej vykonaná žiadna úhrada ani po jej splatnosti.
•  Čiastočne uhradené – faktúra má aspoň jednu úhradu, ale zároveň ešte nie je zaplatená celá suma.
•  Uhradené – faktúra je plne uhradená.
•  Preplatené – úhrada alebo súčet úhrad prevyšuje celkovú sumu uvedenú na faktúre.
• Odoslané odberateľovi – faktúru ste kliknutím na ikonu poslali na e-mail odberateľa.
• Odoslané účtovníkovi – faktúru ste odoslali do účtovnej kancelárie na adresu uvedenou v menu Nastavenie → E-maily a komunikácia.
• Odoslané odberateľovi aj účtovníkovi – faktúru ste odoslali na obe vyššie uvedené adresy.
• Upomienka – faktúru odberateľ neuhradil v dobe splatnosti a vy ste mu poslali upomienku, prípadne ju iDoklad odoslal automaticky na základe Nastavenie → E-maily a komunikácia. Po nabehnutí kurzora na ikonu vidíte dátum, kedy odišla posledná upomienka, a koľko upomienok ste odberateľovi poslali celkom.
• Doklad bol exportovaný do externého účtovného softvéru – doklad ste vyexportovali do externého účtovného systému k ďalšiemu spracovaniu.
• Doklad bol exportovaný a následne v iDoklade zmenený – ak prepojíte iDoklad s účtovným systémom, v časti Nastavenie → Aplikácia odporúčame zakázať dodatočné úpravy exportovaných dokladov. Ak však doklad upravíte, objaví sa u neho v zozname táto ikona. Upravený doklad radšej pošlite do účtovného systému znovu na nové spracovanie

Zo zoznamu faktúr označením vyberiete doklady, ktoré odošlete na ľubovoľnú e-mailovú adresu. iDoklad ich môže odosielať aj automaticky: v Nastavenie → E-maily a komunikácia zadajte vzorové texty e-mailov alebo šablóny pre odosielanie upomienok neuhradených faktúr.

V zozname faktúr sú odoslané doklady označené ikonou .

Odosielanie jednej faktúry

Faktúru odošlete priamo zo zoznamu alebo z karty danej faktúry kliknutím na ikonu . Otvorí sa vám okno pre odoslanie faktúry, v ktorom vyberiete adresátov a upravíte texty nastavené v šablóne. iDoklad faktúru pošle na všetky zvolené adresy súčasne.

• Od – e-mailová adresa, ktorá sa zobrazí príjemcom e-mailu. Server, z ktorého sa e-maily odosielajú, zadajte v Nastavenie → E-maily a komunikácia → Poštový server.
• Komu – z ponuky vyberte všetky adresy, na ktoré chcete faktúru odoslať:
  – Zákazníkovi – adresa z karty odberateľa uvedeného na faktúre.
  – Účtovníkovi – adresa účtovnej firmy, ktorú zadáte v Nastavenie → E-maily a komunikácia → Komunikácia s účtovníkom.
  – Kópia – faktúru odošlete tiež na svoju firemnú e-mailovú adresu, ktorú zadáte v Nastavenie → Firma. Túto možnost využijete napr. pri vystavovaní faktúr na mobilnom telefóne.
  – Ďalší príjemcovia – označením tejto možnosti zobrazíte pole, do ktorého iDoklad prepíše dalších príjemcov z karty odberateľa. E-mailové adresy v tomto poli môžete mazať, upravovať alebo doplniť ľubovoľnú ďalšiu adresu.
• Spôsob odoslania – vyberte, akou formou chcete faktúru odberateľovi poslať:
  – Odkaz na PDF v prehliadači – iDoklad do e-mailu pridá odkaz, z ktorého si odberateľ fakturu zobrazí a stiahne. Vy vidíte dátum zobrazenia faktúry.
  – Príloha PDF v e-maile – iDoklad faktúru pošle v prílohe, v tomto prípade nevidíte, či a a kdy odberateľ doklad zobrazil.
• Predmet/Text e-mailu – iDoklad texty doplní zo šablóny, ktorú máte pre typ odosielanej faktúry zadaný v Nastavenie → E-maily a komunikácia. Text obsahuje premenné v zložených zátvorkách {…}, podľa ktorých iDoklad doplní do správy konkrétne údaje z odosielanej faktúry (napr. číslo dokladu, meno, sumu, dátum, bankový účet apod.). Predmet aj text e-mailov môžete ľubovolne prepísať, premenné zmazať alebo vymeniť za iné.
• Prílohy – ak zvolíte ako spôsob odesielania Príloha PDF v e-maile, iDoklad tu zobrazí prílohy.

Hromadné odosielanie faktúr

Pri odosielaní zo zoznamu faktúr môžete pri ľubovoľnom počte dokladov zaškrtnúť pole pre výber a potom kliknúť na ikonu v hornom riadku. Otvorí sa vám okno Odoslanie viacerých faktúr e-mailom, kde vidíte prehľad všetkých adresátov a ich e-mailových adries, ktoré máte zadané na kartách odberateľov (aj v poli Ďalší príjemcovia). Po kliknutí na tlačidloOdoslať iDoklad rozošle e-maily podľa šablón vytvorených v Nastavenie → E-maily a komunikácia.

Faktúry môžete tlačiť alebo exportovať do neikoľkých elektronických formátov. Predvolenú šablónu tlačovej zostavy zadáte pre každý typ dokladu zvlášť v Nastavenie → Predaj → Vzhľad a tlač dokladov.

Tlač z karty faktúry
Danú faktúru vytlačíte kliknutím na ikonu v záhlaví karty. Z ponuky vyberiete, či tlačíte faktúru vystavenú, dodací list, úhradu alebo pokladničný doklad. Následne vám iDoklad zobrazí náhľad tlačenej podoby faktúry.

Faktúru môžete priamo na karte upraviť kliknutím na tlačidlo  Upraviť . V spodnej časti faktúry zobrazíte cez tlačidlo Dalšie akcie  možnosti, jednou z nich je  Vytlačiť a uložiť.

Tlač zo zoznamu
Faktúry môžete tlačiť tiež priamo zo zoznamu faktúr kliknutím na ikonu v záhlaví zoznamu alebo na riadku faktúry. Opäť vyberiete, aký typ dokladu chcete tlačiť (vystavenú faktúru, dodací list, úhradu alebo pokladničný doklad). Vytlačiť takto môžete až 50 dokladov súčasne, stačí ich pred tlačou označiť zaškrtnutím poľa vľavo. iDoklad pri každom doklade vyberie ten vzhľad, ktorý ste zvolili naposledy. Tlačový vzhľad pri tlači zo zoznamu nemôžete upraviť.

Náhľad tlačovej zostavy
Pri tlači z karty aj zo zoznamu iDoklad zobrazí náhľad tlačovej podoby dokladu. Vidíte všetky údaje, ktoré ste zadali na faktúre, a doklad má podobu zadanú v šablóne alebo upravenú v detaile faktúry. Ak tlačíte viac dokladov súčasne, môžete medzi náhľadmi listovať.

Z náhľadu doklad buď vytlačíte, alebo exportujete do formátu PDF alebo RTF, alebo náhľad zatvoríte.

Okrem faktúr v iDoklade vytlačíte aj súvisiace dodacie listy. Stačí pri vybranej faktúre kliknúť na ikonu a vybrať možnosť Dodací list. Zobrazí sa vám náhľad dodacieho listu, ktorý môžete vytlačiť alebo exportovať do PDF či RTF.

Formulár dodacieho listu preberá informácie z faktúry vrátane jazyka. Ak faktúru vystavíte v inom jazyku ako slovenčine, dodací list sa automaticky vytlačí v danom jazyku (češtine, angličtine či nemčine).