Vzor pravidelnej faktúry

Návod, ako začať zakladať nový vzor pravidelnej faktúry, nájdete v predchádzajúcej časti pomocníka.

V novom vzore najprv vyberte číselný rad v poli Rad. Z roletky vyberte číselný rad, podľa ktorého sa čísla faktúr vygenerujú.

Následne vyplňte ďalšie údaje:

• Typ faktúry – z roletky vyberte možnosti Faktúra vystavená alebo Zálohová faktúra podľa toho, aký typ vystavujete. Nová faktúra vytvorená podľa tohto vzoru sa vždy uloží do príslušného zoznamu (nájdete ju, keď v ľavom menu kliknete na Predaj → Faktúry vystavené alebo Zálohové faktúry).
• Názov vzoru – do kolónky napíšte názov, ktorý slúži iba na identifikáciu vzoru v zozname pravidelných faktúr. Na vystavených faktúrach sa názov neobjaví.
• Odberateľ – po kliknutí na pole sa rozbalí roletka s adresárom kontaktov, v ktorej vyberte požadovaného odberateľa. Ak v adresári nie je, zadajte ho tam kliknutím na tlačidlo a vyplnením potrebných údajov.

Len čo vyberiete a zadáte odberateľa, iDoklad vám ponúkne možnosť vyplniť dodaciu adresu:

• Dodacia adresa je iná, než fakturačná – možnosť vyberte, ak chcete na faktúru zadať inú dodaciu adresu. Následne sa vám zobrazí pole na jej vyplnenie.
• Dodacia adresa – z rozbaľovacej ponuky vyberte dodaciu adresu. Zobrazia sa tu všetky dodacie adresy zadané pre zvoleného odberateľa. Pomocou tlačidla pridajte novú dodaciu adresu alebo ju pomocou voľby Upraviť editujte.

V ďalšej časti nastavte dátumy vystavenia faktúr a ich počet:

• Opakovanie – zvoľte, ako často sa má vystavovanie faktúr opakovať. Z rozbaľovacej ponuky vyberte jednu z možností:
  • Denne,
  • Týždenne,
  • Mesačne,
  • Ročne.
• Prvé vystavenie – v kalendári vyberte dátum, kedy iDoklad vystaví prvú faktúru. Zároveň sa od tohto dátumu počítajú všetky ďalšie termíny vystavenia nasledujúcich dokladov.
  • Keď zadáte aktuálny dátum, iDoklad odošle prvú faktúru hneď po uložení vzoru pravidelnej faktúry.
• Vystavovať posledný deň v mesiaci – vyberte túto možnosť, ak chcete mať vystavené faktúry datované k poslednému dňu v mesiaci bez ohľadu na to, ako dlhý je mesiac. Túto možnosť využijete iba pri mesačnom opakovaní.
• Opakovať každý (deň/týždeň/mesiac/rok) – podľa zvoleného opakovania zadáte frekvenciu vystavovania faktúry.
  • Ak napríklad vyberiete opakovanie mesačne, klikaním na ikonky  a zadáte, po koľkých mesiacoch faktúru chcete znovu vystaviť. Napríklad po zadaní čísla 3 iDoklad pošle faktúru každé tri mesiace.
• Pod poľom je zobrazený dátum vystavenia nasledujúcej faktúry. Kliknutím na Prehľad budúcich vystavení zobrazíte zoznam s maximálne 12 nasledujúcimi dátumami vystavenia faktúry.

• Ukončiť opakovanie – z rozbaľovacej ponuky vyberte, kedy má iDoklad vygenerovať poslednú faktúru. Zvoľte jednu z možností:
  • Nikdy – faktúry sa budú generovať neobmedzene, až kým nezmeníte ukončenie alebo nezmažete vzor.
  • Po určitom dátume – iDoklad pravidelne generuje faktúry až do zvoleného dátumu.
  • Po určitom počte vystavení – iDoklad v zvolenom intervale opakovaní vystaví daný počet faktúr a potom automatické generovanie ukončí.

Podľa zvolenej možnosti sa zobrazia ďalšie polia:

• Posledné vystavenie – zadajte dátum, po ktorom už nová faktúra podľa tohto vzoru nevznikne.
• Počet vystavení – zadajte počet faktúr, ktoré chcete postupne vygenerovať. Pod poľom vidíte počet už vystavených dokladov podľa tohto vzoru.

Pre každý vzor pravidelnej faktúry nastavte, komu ju má iDoklad poslať. Zaškrtnite ľubovoľné z nasledujúcich možností:

• Odberateľovi – faktúru automaticky pošle na e-mail odberateľa, ktorý ste zadali na karte kontaktu (v ľavom menu kliknite na Adresár → Kontakty). Text správy zadáte v nastavení e-mailov (v ľavom menu kliknite na Nastavenie → E-maily a komunikácia) a iDoklad ho použije pre každú faktúru vytvorenú podľa tohto vzoru.
• Kópia na môj e-mail – kópiu faktúry si môžete posielať na svoj firemný e-mail, ktorý zadáte v Nastavení firmy (v ľavom menu kliknite na záložku Nastavenie → Firma).
• Účtovníkovi – faktúry okrem odberateľa pošlete aj na e-mail účtovníckej firmy. Hlavičku, texty a e-mailovú adresu upravíte v nastaveniach.
• Ďalším príjemcom na kontakte – ak faktúru posielate na viac e-mailových adries odberateľa, zadajte ich na karte Kontaktu vybraného odberateľa v poli Ďalší príjemcovia.

V ďalšej časti nastavte splatnosť a spôsob úhrad:

• Splatnosť – zadajte počet dní, ktorý sa pripočíta k dátumu vystavenia dokladu a dosadí sa do poľa Dátum splatnosti na faktúre..
• Spôsob úhrady – vyberte jeden zo spôsobv úhrady faktúry:
  • Prevodom
  • Kartou,
  • V hotovosti,
  • Dobierka,
  • Zápočtom,
  • Zálohou,
  • PayPal.
• Bankový účet – z rozbaľovacej ponuky vyberte z bankových účtov uložených v Nastavení banky (v ľavom menu kliknite na Nastavenie → Banka)

Rozkliknite možnosť Zobraziť viac detailov, kde zadáte ďalšie údaje:

• Pevný variabilný symbol – po zaškrtnutí tejto možnosti zadajte variabilný symbol, ktorý sa automaticky doplní na každú faktúru vytvorenú podľa tohto vzoru.
  • Ak pevný variabilný symbol nezadáte, na faktúre sa vygeneruje variabilný symbol zhodný s číslom faktúry.
• Konštantný symbol – z rozbaľovacej ponuky vyberte jeden z konštantných symbolov podľa druhu platby. Väčšinou sa používa 0008 pre platby za tovar alebo 0308 pre platby za služby.
  • Ak konštantný symbol nevyplníte (vyberiete prázdne pole na začiatku ponuky), na faktúrach sa symbol neuvedie.
• Mena – zvoľte menu, ktorú iDoklad použije na všetkých dokladoch vytvorených podľa tohto vzoru. Na prepočet ceny sa vždy použije kurz ČNB platný ku dňu vystavenia faktúry.
• Poznámka pre mňa – slúži na zadanie poznámky, ktorá sa nezobrazí na fakt
• Jazyk tlače – vyberte jazyk, v ktorom iDoklad vystaví tlačové zostavy faktúr podľa tohto vzoru. Na výber máte:
  • slovenčinu,
  • češtinu,
  • angličtinu,
  • nemčinu.
• Text pred/za položkami faktúry – pravidelné faktúry iDoklad nevyhotovuje podľa šablón zadaných pre bežné a zálohové faktúry (ku ktorým sa dostanete kliknutím v ľavom menu na Predaj → Šablóny), ale podľa vzorov. Preto je potrebné konkrétne texty na faktúry zadať priamo do vzoru. Využite na to premenné, vďaka ktorým sa na faktúre objaví napríklad konkrétne číslo dokladu alebo dátum vystavenia faktúry. Premenné sa zapisujú do zložených zátvoriek {…}, ich zoznam nájdete v Legende.

V poslednej časti vzoru faktúry zadajte fakturované položky:

• Položky – vložte ručne, alebo zvoľte možnosť Pridať položku z cenníka. Novovytvorené položky môžete následne pridať do cenníka kliknutím na ikonku .

Hotový vzor faktúry uložte kliknutím na tlačidloUložiť.

Podľa nastavenia potom iDoklad začne faktúry zo vzoru vytvárať a odosielať ich na zadané e-mailové adresy.

Pre jednoduchšiu komunikáciu so zákazníkom a lepšiu identifikáciu jednotlivých faktúr môžete v kolónkach Číslo objednávky, Popis, Položka, Poznámka a Text pred/za položkami použiť nasledujúce zástupné znaky:
{document_number} – číslo dokladu
{day} – deň vystavenia numericky
{month} – mesiac vystavenia numericky
{year} – rok vystavenia numericky
{quarter} – štvrťrok vystavenia numericky
{month/year} – kombinácia mesiaca a roku numericky, napr. 1/2023
Na mieste týchto premenných sa potom do každého dokladu doplní aktuálne platný údaj.